Suggerimenti degli esperti sui migliori strumenti per sostenere i team da remoto globali

Mentre le aziende cercano di adattarsi a un mondo post-pandemia e soddisfare le mutevoli esigenze del proprio team remoto, investire negli strumenti migliori è fondamentale. Ciò garantirà che le aziende mantengano una comunicazione chiara e incoraggino una stretta collaborazione, fondamentale per trattenere e attrarre i migliori talenti che cercano un’esperienza positiva per i dipendenti.

Sebbene la tecnologia consenta ai lavoratori precedentemente impiegati di svolgere lo stesso lavoro ovunque, con una maggiore produttività, non tutti gli strumenti di lavoro da remoto vengono creati allo stesso modo. Diamo un’occhiata ad alcuni strumenti digitali essenziali per aiutare i lavoratori e i team remoti a prosperare.

Qual è la sfida più grande del lavoro da remoto?

Una delle sfide che i team remoti devono affrontare è rimanere connessi. Per contrastare questo problema, le aziende devono trovare e utilizzare i migliori strumenti per rendere l'integrazione del lavoro da remoto il più semplice possibile.  Tuttavia, il lavoro da remoto ha portato a una saturazione di servizi software. Di quali strumenti hai bisogno per far prosperare il tuo team da remoto mentre lavori in diverse sedi in tutto il mondo? Abbiamo chiesto a Stephen McCormack, esperto di Globalization Partners (G-P ),Vicepresidente di Information Technology, di illustrarci le sue scelte principali in materia di connettività e di responsabilizzazione di un team remoto.

Di seguito evidenzia alcuni dei migliori strumenti remoti della categoria, dal reclutamento all’onboarding fino alla videoconferenza.

Quali sono i migliori strumenti per il reclutamento nell’esperienza di G-P?

Stephen: Quando si parla di strumenti remoti, è importante riconoscere il loro impatto e la loro utilità anche prima che un dipendente venga assunto.

• Anaplan: ad esempio, utilizziamo Anaplan per fornire previsioni automatizzate basate sui dati che ci consentono di pianificare accuratamente le nostre esigenze di reclutamento.
• Greenhouse: Greenhouse è uno strumento remoto che ci consente di documentare il nostro processo di colloquio e di monitorare il percorso di un candidato dall’inizio alla fine. I nostri responsabili delle assunzioni e i partner per l’acquisizione di talenti lo utilizzano per lavorare su ogni ruolo pertinente e selezionare i candidati prima della fase del colloquio. Una volta condotto un colloquio, il feedback viene elaborato in serra, che sarà visibile a tutte le parti interne appropriate collegate alla posizione aperta.
• Crosschq: Crosschq viene utilizzato quando abbiamo deciso un candidato e le referenze dell’intervistato di successo devono essere verificate. Crosschq è un ottimo esempio di strumento online che ha sostituito la tradizionale telefonata per ottenere un feedback pertinente su un candidato. Consente all’arbitro di prendersi il tempo necessario per dare il proprio contributo e farlo secondo il proprio ritmo e programma, consentendo al feedback di essere più preciso e prezioso.
• DocuSign :DocuSign è uno strumento remoto finale che vale la pena menzionare nel processo di assunzione. Una volta fatta e accettata un’offerta, il contratto viene emesso al potenziale dipendente. DocuSign consente al candidato scelto di firmare il contratto da remoto e di restituirlo al responsabile delle assunzioni con un clic.

Che tipo di tecnologie aiutano con l’onboarding remoto?

Stephen: Una parte fondamentale della creazione di un team remoto è disporre di un sistema di gestione dell'apprendimento efficace. In G-P , utilizziamo Lessonly.

Essere un'azienda remote-first significa che tutti i nuovi dipendenti iniziano la vita in G-P dal proprio ufficio. Pertanto, Lessonly svolge un ruolo cruciale nel contribuire a comprendere:

• L’azienda nel suo complesso
• Il loro dipartimento pertinente
• Politiche e procedure aziendali
• Organigrammi
• Inoltre, tutti i vari strumenti remoti in funzione

Menosolo è una chiave per inserire con successo i nostri dipendenti. Il manager pertinente e il personale delle Risorse umane lavorano a stretto contatto con il nuovo dipendente per programmare ogni modulo di formazione Lessonly nelle prime due settimane della loro nuova carriera in G-P .

Quali strumenti digitali aiutano a condurre una revisione delle prestazioni da remoto?

Stephen:  Quando gestisci un team da remoto, è essenziale avere uno strumento nel tuo arsenale che fornisca a un dipendente un accesso regolare e strutturato al proprio manager. 15Five consenta ai dipendenti di fornire un aggiornamento ogni settimana sulla loro attività ed evidenziare ciò che intendono ottenere nei prossimi sette giorni. Inoltre, possono monitorare i loro progressi verso i loro obiettivi personali, di reparto e aziendali.

Ancora una volta, in un'azienda remote-first come G-P, uno strumento come 15Five è un ottimo esempio di come mantenere tutti connessi, sia in alto che in basso lungo la catena di comando. Naturalmente, un manager deve anche condurre 1:1 riunioni almeno una volta alla settimana e fornire aggiornamenti al suo team.

Ma il lavoro è sempre così impegnativo e il tempo tende a volare. 15Five promuove un periodo automatico di riflessione tipicamente alla fine della settimana, dove possiamo considerare i nostri obiettivi e come li raggiungeremo nella prossima settimana. Ovviamente, è molto importante.

E per quanto riguarda gli strumenti per la gestione finanziaria?

Stephen: Abbiamo lanciato Workday presso G-P a luglio di quest’anno. Workday è il nostro principale sistema finanziario e di gestione del capitale umano combinato. È in effetti il nostro strumento di pianificazione delle risorse aziendali.

In precedenza avevamo diverse applicazioni separate che svolgevano queste attività. Da quando abbiamo implementato Workday, abbiamo consolidato tutti questi sotto un unico ombrello.

In poche parole, Workday funge da fonte di registrazione per un dipendente in termini di ferie, spese, buste paga e tutti i tipi di informazioni sulle Risorse Umane. Funge anche da fonte finanziaria di record che culmina nella produzione della nostra serie finanziaria di libri ogni mese dell’anno.

Qual è lo strumento migliore per le videoconferenze?

Stephen: G-P utilizza Zoom per le nostre videoconferenze. Viene utilizzato sia internamente che con partner esterni. Utilizziamo Zoom per tutte le nostre riunioni, eventi significativi, webinar, ecc., e si è sempre dimostrato un successo sostanziale.

Qual è il miglior strumento di comunicazione per i team remoti?

Stephen: Per quanto riguarda la messaggistica istantanea, Slack è il principale strumento di collaborazione preferito dai colleghi di G-P. Nella nostra esperienza, Slack è eccezionale per l’attività collaborativa tra individui e team. Slack offre varie opportunità di collaborazione e comunicazione, dai canali generali a specifici canali di progetto, ai canali del team, fino ai messaggi diretti individuali tra colleghi.

Qual è la soluzione migliore per la documentazione e l'archiviazione dei file?

Stephen: Utilizziamo molti strumenti per l'archiviazione di file strutturati, da Confluence e SharePoint a OneDrive. SharePoint e OneDrive fanno parte della 365 suite di prodotti Microsoft e richiedono poca introduzione.

Confluence fa parte della suite di prodotti Atlassian. Utilizziamo Confluence in G-P come forum di documentazione ad hoc che è molto flessibile in base ai requisiti del team specifico.

Quali strumenti remoti utilizza G-P per la sicurezza informatica?

Stephen: Uno dei miei compiti principali in G-P è la gestione della sicurezza delle informazioni. Essere un'azienda remote-first comporta sfide in questo settore.

Quando il vostro personale è in ufficio, avete un grande controllo in termini di sicurezza delle informazioni. Ma dal punto di vista del remote-first, la nostra rete è in modo efficace in tutte le case dei nostri 1.300 dipendenti. Questo può essere un ambiente difficile per garantire che i nostri utenti e sistemi siano al sicuro dal punto di vista della sicurezza delle informazioni. Per raggiungere questo obiettivo, implementiamo diversi strumenti remoti che possono avvisarci di eventuali problemi potenziali e consentirci di reagire di conseguenza e con precisione quando necessario. Questi includono Barracuda, Inky ,Crowdstrike e Netskope, solo per citarne alcuni.

Oltre alla suite di strumenti remoti che ci aiutano a mantenere la sicurezza, è fondamentale anche educare i nostri utenti. Conduciamo esercizi di phishing interni per sviluppare maturità nello spazio della sicurezza informatica per il nostro personale. Costruiamo consapevolezza attraverso programmi di formazione regolarmente disponibili su Lessonly e tramite Knowbe4.

Gli hacker possono operare insieme, quindi per contrastarlo, è essenziale che anche il personale di un'azienda lavori insieme: è necessaria una rete per battere una rete.

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Quando si crea un team remoto, può essere più difficile garantire che tutti rimangano connessi. Ma quando implementi i migliori strumenti di comunicazione e digitali, puoi assicurarti che ci sia una solida base. Quando viene fornito con gli strumenti corretti per lavorare insieme, un team remoto ha aumentato la produttività rispetto al personale interno, il che si aggiunge al percorso di successo di un’azienda.

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