La Finlandia è un Paese nordico con una forte economia che incoraggia la libera impresa e la proprietà privata. Oltre a una forza lavoro altamente qualificata. Che tu stia prendendo in considerazione l’assunzione di un dipendente finlandese per lavorare da remoto per la tua azienda o l’assunzione di un intero team di dipendenti in Finlandia, devi comprendere alcuni aspetti chiave del mercato del lavoro finlandese, le pratiche di assunzione e il diritto del lavoro. Nella nostra guida all’assunzione in Finlandia, tratteremo questi punti chiave e forniremo alcuni suggerimenti.
Cosa sapere prima di assumere in Finlandia
Le assunzioni internazionali richiedono un po’ di ricerca e, spesso, assistenza legale da esperti locali, dal momento che ogni Paese ha le proprie leggi e consuetudini che influenzano il processo. Le leggi sul lavoro e le pratiche di assunzione in Finlandia possono differire da quelle del tuo Paese di origine. Diamo uno sguardo ad alcuni aspetti importanti delle assunzioni in Finlandia che devi comprendere prima di reclutare dipendenti nel Paese.
1. Il mercato del lavoro finlandese
La manodopera finlandese si distacca per il livello educativo eccezionalmente elevato. A partire dal 2016, il 87.9 percento dei finlandesi di età superiore a anni 25 aveva conseguito un’istruzione secondaria o terziaria superiore. Si calcola che lo studente finlandese medio completi circa 20 anni di educazione, ossia tre anni in più rispetto alla media europea.
Che cosa studiano questi studenti? Nel 2019, la più grande percentuale di titoli di studio è stata ottenuta in business, amministrazione e diritto, umanità e arte, seguite strettamente dalla tecnologia. Ulteriori dati dettagliati da 2017 dimostrano che ingegneria, produzione, edilizia, giornalismo e scienze sociali sono argomenti popolari anche tra gli studenti universitari. Le aree di studio più popolari per gli studenti di dottorato in 2019 includevano commercio, amministrazione e legge, umanità e arte, tecnologia, salute e benessere.
Il settore più grande della Finlandia è di gran lunga quello dei servizi. La maggior parte dei dipendenti finlandesi lavora in questo settore, che include un’ampia gamma di industrie, come trasporti, salute e servizi sociali e ospitalità. Il prossimo settore più grande della Finlandia è quello manifatturiero. Se la tua attività fa parte di uno di questi settori, molto probabilmente troverai aspiranti altamente competenti con esperienza nel tuo campo.
2. Accordi di contrattazione collettiva
I sindacati giocano un ruolo predominante nel mercato del lavoro finlandese. Come negli altri paesi Nordici, un’elevata percentuale di lavoratori finlandesi è iscritta a un sindacato. I sindacati negoziano con le associazioni dei datori di lavoro per creare i contratti collettivi (CBA). I CBA aggiungono disposizioni ai requisiti di legge finlandesi che interessano i dipendenti, spesso stabilendo requisiti di minimo salariale, massimo di ore di lavoro, periodi di preavviso e altro.
Alcuni CBA sono creati per un’azienda specifica o un gruppo di aziende. Tuttavia, molti CBA in Finlandia si applicano a interi settori. Ciò significa che è probabile che un contratto collettivo si applichi alla tua azienda e alle tue assunzioni finlandesi, anche se non appartieni a un’associazione di datori di lavoro in Finlandia o se i tuoi dipendenti sono membri non sindacali. Oltre a conoscere le leggi sul lavoro finlandesi, devi anche capire i contratti collettivi applicabili per essere conforme.
3. Orario di lavoro e retribuzione
La settimana lavorativa in Finlandia non deve superare le otto ore al giorno o 40 ore alla settimana. La maggior parte dei dipendenti è abituata a una settimana lavorativa leggermente più breve di 37.5 ore, suddivisa in 7.5-hour giorni. I dipendenti possono fare straordinari se il datore di lavoro lo richiede e loro acconsentono. Anche considerando le ore straordinarie, una settimana lavorativa in genere non può superare una media di 48 ore su un periodo di quattro mesi.
I dipendenti hanno diritto a un premio 50 percentuale sulla loro normale retribuzione oraria per le prime due ore di straordinario che lavorano in un giorno. Per le ore di straordinario in più è previsto un aumento del 100 percento sulle tariffe normali. In Finlandia non è previsto un minimo salariale dal momento che questo standard è affidato ai contratti collettivi. I contratti collettivi possono anche imporre un pagamento diverso degli straordinari.
4. Tasse e benefit sociali
I dipendenti finlandesi pagano l’imposta sul reddito secondo un’aliquota progressiva, oltre a un’imposta sul reddito municipale. I membri della chiesa evangelica, luterana e ortodossa finlandesi sono anche soggetti a una tassa per la chiesa. I datori di lavoro sono responsabili di trattenere le imposte dei dipendenti dalle loro buste paga.
Sia i dipendenti che i datori di lavoro devono versare contributi ai piani di previdenza sociale. I datori di lavoro da soli contribuiscono all’assicurazione contro gli infortuni e all’assicurazione sulla vita di gruppo per i dipendenti. Datori di lavoro e dipendenti contribuiscono al sussidio di disoccupazione, all’indennità per malattia e al fondo pensione. I contributi maggiori vanno di gran lunga al fondo pensione. Nel 2020, i datori di lavoro hanno contribuito con una media del 16.95 percento degli stipendi lordi dei dipendenti all'assicurazione pensionistica. I dipendenti contribuiscono con 7.15 il percento o il 8.65 percento, a seconda della loro età. I datori di lavoro devono trattenere i contributi dei dipendenti per la previdenza sociale.
5. Permesso retribuito
La legge sulle ferie annuali dà diritto ai dipendenti finlandesi al congedo retribuito e specifica che l’anno di maturazione delle ferie va da aprile a marzo. Nel primo anno di lavoro di un dipendente, questi matura due giorni di congedo retribuito per ciascun mese di lavoro. Dopo questo periodo, i dipendenti guadagnano un po’ di più ogni mese, per un totale di 30 giorni o cinque settimane, di ferie annuali retribuite.In genere, i dipendenti ricevono anche ferie 10 retribuite ogni anno.
I finlandesi hanno anche diritto al congedo per malattia retribuito. Se i lavoratori si ammalano o subiscono un infortunio e devono perdere il lavoro, a condizione che tali dipendenti lavorino presso la tua azienda da almeno un mese, devi continuare a pagarli fino a 10 giorni. I dipendenti che dovessero ammalarsi prima dello scadere del mese completo di lavoro hanno comunque diritto alla metà del loro livello retributivo normale.
6. Lingue locali
La Finlandia ha due lingue ufficiali: finlandese e svedese. Il finlandese è sicuramente la lingua più parlata tra le due. La maggior parte dei finlandesi che parlano svedese come lingua principale vivono nelle Isole Åland, una regione autonoma della Finlandia nel Mar Baltico. Un 2018 sondaggio ha rilevato che il 93 percento dei residenti finlandesi di età 18-64 aveva un certo livello di competenza in almeno una lingua oltre alla loro lingua madre.
Tra le seconde lingue più diffuse in Finlandia ci sono l’inglese, lo svedese e il tedesco. Le aziende con sede in paesi di lingua inglese dovrebbero sapere che circa il 90 % dei finlandesi attesta di aver parlato un po' di inglese. È abbastanza comune che negli ambienti di lavoro si parli inglese. Tuttavia, imparare alcune frasi finlandesi da usare nella conversazione con i colleghi finlandesi è un buon modo per mostrare rispetto e buona volontà.
Il costo dell’assunzione di un dipendente in Finlandia
Quando assumi in un nuovo Paese, dovrai considerare il costo continuo della manodopera e il costo iniziale del processo di reclutamento. Il costo del lavoro in Finlandia è leggermente superiore alla media per l'UE. Oltre ai salari che paghi ai dipendenti, devi considerare il costo aggiuntivo dei benefit. In Finlandia, raccomandiamo di preventivare una 25 percentuale extra dello stipendio di un dipendente per usufruire delle prestazioni previste dalla legge.
Per il processo di reclutamento, devi considerare i seguenti costi:
- Ricerca e assistenza legale a supporto della conformità;
- Spese di costituzione dell’impresa;
- Tempo della commissione per le assunzioni;
- Agenzia terza di ricerca del personale;
- Inserzioni a pagamento;
- Controlli preassunzione;
- Spese di viaggio
Di cosa necessita un’azienda per assumere dipendenti in Finlandia?
Quando vuoi assumere dipendenti in un nuovo Paese, hai due opzioni principali: creare un’entità commerciale nel Paese o lavorare con un Employer of Record (EOR). Se scegli di costituire una società sussidiaria, dovrai seguire tutti i requisiti per la sede specifica, oltre ai requisiti stabiliti nel Limited Liability Companies Act finlandese. La creazione di un'attività in Finlandia richiede 13 giorni o più. Devi programmare il completamento delle seguenti fasi prima di cominciare ad assumere:
- Scegli la struttura aziendale: generalmente, vorrai scegliere tra una società a responsabilità limitata privata o pubblica per la tua società sussidiaria. Puoi anche aprire una succursale estera della tua azienda, ma le succursali devono operare in maggior connessione con la sede rispetto a una società controllata. Dovrai anche determinare la struttura dirigenziale.
- Apri un conto bancario: dovrai aprire un conto bancario in Finlandia e soddisfare il requisito minimo di capitale azionario per il tuo tipo di attività.
- Invia documenti aziendali: dovrai redigere e inviare diversi documenti, tra cui gli atti di fondazione, il tuo Memorandum di associazione e una spiegazione dell’attività aziendale e bancaria della tua azienda. Devi anche presentare le informazioni identificative di tutti gli azionisti e direttori, tra cui le copie legalizzate dei passaporti.
- Archivia un inizio della notifica aziendale: devi anche presentare una notifica che ti informa che stai avviando un’attività in modo da poter essere registrato nei registri del Registro delle Imposte e dell’Amministrazione Fiscale.
- Acquisto di polizze assicurative: dovrai stipulare polizze assicurative private. Ciò include l’assicurazione pensionistica sul lavoro, l’assicurazione di indennizzo dei lavoratori e l’assicurazione sulla vita di gruppo. Sottoscrivi polizze con compagnie di assicurazioni autorizzate dalla legge finlandese.
Puoi evitare questo elenco di requisiti se scegli di lavorare con un Employer of Record. Quando collabori con un Employer of Record, noto anche come organizzazione di lavoro professionale (Professional Employment Organization, PEO), non devi creare un’entità aziendale : l’EOR funge da datore di lavoro finlandese ufficiale ed è responsabile per il libro paga, i benefit dei dipendenti e le attività delle Risorse Umane come l’onboarding, in modo da poterti concentrare sulla crescita della tua azienda. Tuttavia, gestisci ancora i tuoi dipendenti e le loro responsabilità quotidiane.
Passaggi per assumere in Finlandia
Se ti stai chiedendo come assumere in Finlandia, scoprirai che il processo è molto simile a quello di molti altri Paesi. Tuttavia, alcuni aspetti della legge e della cultura finlandesi potrebbero influenzare il modo in cui procedi in ciascuna fase.
1. Pubblicizzare le posizioni lavorative
Quando sei pronto a cominciare la ricerca, devi creare le inserzioni. Nella maggior parte dei casi, ti converrà redigere gli annunci in finlandese, quindi potresti dover contrattare un traduttore che ti aiuti. Puoi anche pubblicare annunci in inglese se desideri attrarre candidati che parlano inglese fluentemente. Una volta creata l’inserzione, devi cercare i posti migliori dove pubblicarla.
La Finlandia ha un tasso di penetrazione degli utenti Internet incredibilmente elevato, quindi la pubblicità online è una strategia solida. Puoi ancora pubblicare annunci su giornali o altri media tradizionali, ma le bacheche di lavoro online come Monster.fi, Oikotie.fi e Duunitori.fi sono piattaforme popolari. Puoi anche pubblicare su bacheche degli annunci di lavoro specifiche del tuo settore. Alcuni finlandesi cercano anche posti di lavoro sui siti di social media, in particolare su LinkedIn.
2. Scegli i migliori candidati
I lavoratori finlandesi sono abituati a presentare curriculum vitae brevi e lettere di accompagnamento quando si candidano per un lavoro. Potresti integrare questionari, test sulle competenze o altri step interattivi nel processo di candidatura, sempre evitando qualsiasi domanda che potrebbe essere considerata discriminatoria. All’inizio, l’agenzia di ricerca del personale o la commissione per le assunzioni useranno di sicuro un software per passare al setaccio le candidature. Mentre restringi la rosa, devi cominciare a individuare quali aspiranti sembrano essere i più adatti.
3. Colloquio con i candidati
Programma colloqui di persona o virtuali con gli candidati più rimarchevoli. Dal momento che i finlandesi sono abituati alla comunicazione digitale, non dovresti avere problemi nel condurre colloqui mediante videochiamata. È un’opzione preziosissima se stai assumendo dipendenti da remoto in Finlandia. I colloqui di persona sono un’opzione migliore se stai aprendo un ufficio in Finlandia. Se fai colloqui a lunga distanza e la sede della tua azienda non rientra nell’Orario standard dell’Europa Orientale, assicurati di programmarli tenendo conto del fuso orario.
4. Estendere le offerte di lavoro e rivedere i contratti
Dopo una o più tornate di colloqui e una volta identificati i migliori aspiranti per la tua azienda, puoi offrire loro formalmente una posizione. È anche l’occasione per definire il salario e altri termini oggetto di negoziazione. Quando un candidato accetta la tua offerta, devi creare un contratto di assunzione dettagliato. I contratti scritti sono comuni in Finlandia.
Siete tenuti a fornire ai dipendenti una dichiarazione scritta che copra i loro principali termini di impiego. È necessario fornire il presente documento entro la fine del primo periodo di retribuzione e deve coprire importanti caratteristiche contrattuali, tra cui:
- Funzioni di lavoro
- Periodo di prova (se esiste)
- Contratto collettivo applicabile
- Remunerazione
- Orario di lavoro tipico e ferie
- Periodo di preavviso in caso di licenziamento
Se stai assumendo qualcuno in Finlandia per un periodo fisso, devi anche includere questa durata nel contratto insieme al motivo che giustifica questo periodo fisso. Questo perché la Finlandia non consente contratti a tempo determinato a meno che non si abbia un motivo valido per non renderlo un contratto a tempo indeterminato.
5. Candidati a bordo
Finalmente, puoi inserire in azienda i nuovi assunti completando tutta la documentazione necessaria per istituire il libro paga e aggiungendo i dipendenti nei sistemi interni. Se non hai ancora esaminato i contratti dei dipendenti, stabiliscilo come priorità per il giorno seguente. Potresti dover provvedere alla formazione iniziale per fare in modo che i dipendenti familiarizzino con l’azienda e le loro funzioni di lavoro.
Globalization partners può aiutarti a costruire il tuo team finlandese
Questa guida alle assunzioni dei dipendenti in Finlandia ti aiuterà ad avviare il processo di espansione globale. Tuttavia, come puoi vedere, costituire una società controllata e rispettare tutte le leggi sul lavoro in Finlandia può essere gravoso. Se vuoi semplificare il processo e iniziare ad assumere nuovi dipendenti in Finlandia senza avere a che fare con la perdita di tempo e i costi associati all’apertura di un’entità, Globalization Partners può fungere da tuo Employer of Record nel Paese. La nostra soluzione, affiancata di esperti legali locali, gestirà libro paga, benefit e altre attività delle Risorse Umane per tutti i tuoi dipendenti finlandesi. Per iniziare con questa soluzione, richiedi una proposta a Globalization Partners oggi stesso.
