6 zagrożeń prawnych dla firm z Francji zatrudniających pracowników na całym świecie

Jeśli chodzi o zgodność z przepisami HR, nie ma drogi na skróty. Jeden błąd może prowadzić do wysokich grzywien, sporów prawnych i utraty reputacji. W przypadku firm z Francji błędy w zakresie zgodności mogą zniweczyć wstępne szacunki budżetowe i wykoleić miesiące starannego planowania.

Oto sześć prawnych zagrożeń związanych z globalnym zatrudnianiem i jak ich uniknąć.

Ryzyko nr 1: Wyzwalacze stałego zakładu (PE)

Zatrudnianie pracowników w innych krajach może przypadkowo spowodować powstanie lokalnych zobowiązań podatkowych dla firm z Francji. Dzieje się tak, gdy Twoja działalność biznesowa przekracza określone progi związane z fizyczną obecnością, czasem trwania operacji lub charakterem pracy.

Każdy kraj wyznacza inne progi. Jeden pracownik wystarczy, aby wywołać PE w niektórych krajach, podczas gdy inne wymagają bardziej znaczącej obecności. PE wprowadza wymogi, takie jak potrącanie podatku od wynagrodzeń, składki na ubezpieczenie społeczne, a nawet zobowiązania podatkowe od osób prawnych. Możesz również spotkać się z retroaktywnymi ocenami podatkowymi i obciążeniami administracyjnymi, które mogą być niezwykle kosztowne.

Jak pomaga EOR:Pracodawca formalny (EOR), lub portage salarial, staje się prawnym pracodawcą dla członków Twojego zespołu w innych krajach, minimalizując ryzyko stałego zakładu. 

Zgodnie z tym modelem pracownicy są prawnie zatrudnieni przez formalnego pracodawcę, podczas gdy Twoja francuska firma zarządza codziennymi zadaniami i wynikami. Ta konfiguracja usuwa bezpośredni stosunek pracy, który zazwyczaj powoduje zobowiązania związane ze stałym zakładem.

Ryzyko nr 2: Błędna klasyfikacja pracowników

Kontrola nad ukrytym zatrudnieniem rozciąga się na twoją działalność międzynarodową. Niewłaściwa klasyfikacja pracowników jako niezależnych wykonawców w innym kraju jest jedną z najkosztowniejszych awarii w zakresie zgodności dla firmy z siedzibą we Francji.

Każdy kraj ma swoje własne kryteria klasyfikacji, często biorąc pod uwagę takie czynniki, jak kontrola nad metodami pracy, niezależność finansowa, wyłączność usług i integracja z operacjami biznesowymi. To, co jest uważane za zgodne z przepisami dla kontrahenta we Francji, może być niezgodną z prawem praktyką  w innej jurysdykcji.

Konsekwencje finansowe i prawne błędnej klasyfikacji pracowników obejmują retroaktywne składki na ubezpieczenie społeczne, nieopłacone świadczenia ustawowe, nieopłacone wynagrodzenie za urlop i wysokie kary finansowe. Niektóre kraje nakładają nawet odpowiedzialność karną, jeśli błędna klasyfikacja jest postrzegana jako forma uchylania się od opodatkowania lub oszustwa.

Jak pracodawca formalny pomaga: Pracodawca formalny eliminuje ryzyko błędnej klasyfikacji poprzez oficjalne zatrudnienie pracownika w kraju przyjmującym od pierwszego dnia. Zarządza wszystkimi lokalnymi umowami o pracę, listami płac, świadczeniami i wymogami zgodności, chroniąc Twoją francuską firmę przed międzynarodowym prawem pracy.

Ryzyko nr 3: Naruszenia prawa pracy

Francuska ochrona zatrudnienia stanowi punkt odniesienia. Każdy rynek ma inne ramy prawne. Kraje mają określone wymagania dotyczące umów o pracę, procedur rozwiązywania stosunku pracy, godzin pracy i praw pracowniczych.

Nie ma dwóch takich samych rynków. Wymagania kontraktowe różnią się znacznie. W niektórych krajach obowiązują określone klauzule, procedury rozwiązania umowy lub okresy próbne, które różnią się od standardów obowiązujących we Francji. Przepisy dotyczące czasu pracy, obliczania nadgodzin i uprawnień do obowiązkowych urlopów są również różne na całym świecie. 

Naruszenia prawa pracy często stają się jawne w wyniku sporów pracowniczych, tworząc trwałe szkody dla marki pracodawcy, które wpływają na rekrutację i relacje z klientami.

W jaki sposób pracodawca formalny pomaga: pracodawcy formalni mają dogłębną wiedzę na temat lokalnych przepisów prawa pracy i radzą sobie ze wszystkimi kwestiami związanymi ze zgodnością. Tworzą one zgodne z przepisami umowy o pracę, zarządzają przepisami dotyczącymi czasu pracy, prawidłowo obliczają nadgodziny i zajmują się rozwiązaniem stosunku pracy zgodnie z lokalnymi wymogami. Otrzymujesz ochronę zgodności bez konieczności poznawania ram zatrudnienia w każdym kraju.

Ryzyko nr 4: Niepowodzenia płacowe i podatkowe

Międzynarodowa lista płac to krótki przegląd wymogów obowiązujących w danym kraju i terminów składania wniosków. Późne składanie dokumentów może zamrozić pozwolenia na pracę i otworzyć drzwi do kontroli rządowych. Kraje nakładają różne kary za spóźnione zgłoszenia, od grzywien procentowych po stałe kwoty kar. Niektóre jurysdykcje mogą odmówić zezwolenia na pracę pracodawcom niespełniającym wymogów.

Zgodność z przepisami dotyczącymi płac wykracza poza obliczenia, obejmując sprawozdawczość ustawową, składki na ubezpieczenie społeczne i koordynację z lokalnymi organami podatkowymi.

W jaki sposób pracodawca formalny pomaga: pracodawcy formalni zajmują się wszystkimi przetwarzaniem listy płac, obliczaniem podatków i sprawozdawczością ustawową w każdym kraju. Niezależnie od tego, czy zarządzasz federalnymi i stanowymi podatkami od wynagrodzeń w USA, brytyjskimi PAYE i ubezpieczeniami krajowymi, czy niemieckimi Sozialversicherung, pracodawca formalny zapewnia zgodność z przepisami wszędzie tam, gdzie zatrudniasz.

Ryzyko nr 5: Nadzór nad imigracją i autoryzacją pracy

Francuskie firmy często muszą przenieść kluczowych pracowników, aby rozpocząć działalność w nowej lokalizacji. Ale weryfikacja pozwolenia na pracę jest złożona, gdy każda jurysdykcja ma inne wymagania dotyczące wizy i pozwolenia na pracę.

Sponsoring Visa wiąże się z ciągłymi zobowiązaniami w zakresie zgodności. Musisz monitorować warunki wizowe, prowadzić odpowiednią dokumentację i upewnić się, że sponsorowani pracownicy przestrzegają ograniczeń dotyczących zezwoleń na pracę. Firmy muszą nadążać za zmieniającymi się wymogami imigracyjnymi i ustanowić solidne procesy weryfikacji.

W jaki sposób pracodawca formalny pomaga: Pracodawca formalny może pomóc Ci zrozumieć konsekwencje zatrudnienia związane z zatrudnianiem za granicą, w tym sytuacje, w których wymagane jest zezwolenie na pracę. W sytuacjach związanych z wizami lub pracą transgraniczną pracodawca formalny może wskazać odpowiednie zasoby prawne lub imigracyjne, aby zapewnić, że pracownicy spełniają lokalne wymagania. 

Ryzyko nr 6: Naruszenia ochrony danych

Francuskie przepisy o ochronie danych należą do najsurowszych na świecie, regulowane głównie przez ogólne rozporządzenie o ochronie danych UE (RODO) i francuską ustawę o ochronie danych. Chociaż francuskie firmy są przyzwyczajone do wysokiego poziomu kontroli regulacyjnej, globalne zatrudnianie przenosi sprawy na zupełnie nowy poziom. Należy wziąć pod uwagę wymogi dotyczące lokalizacji danych obowiązujące w danym kraju oraz ograniczenia dotyczące transgranicznego przekazywania danych.

Wiele krajów zabrania przechowywania danych pracowników poza granicami kraju lub wymaga specjalnych środków bezpieczeństwa w przypadku międzynarodowych transferów danych. Często są one sprzeczne ze scentralizowanymi systemami HR.

Obowiązki transgranicznego przekazywania danych również znacznie się różnią. Niektóre kraje wymagają wyraźnej zgody. Inni domagają się szczególnych zabezpieczeń umownych. Wiele z nich nakłada techniczne wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych.

Kary wahają się od kar administracyjnych do odpowiedzialności karnej, a podejścia egzekucyjne różnią się znacznie w różnych jurysdykcjach.

W jaki sposób pracodawca formalny pomaga: pracodawcy formalni mają zgodne systemy przetwarzania danych w każdym kraju, zapewniając spełnienie wymogów dotyczących lokalizacji danych. Obsługują one transgraniczne obowiązki w zakresie przekazywania danych, uzyskują niezbędne zgody i stosują solidne środki bezpieczeństwa. Ich systemy są zaprojektowane tak, aby jednocześnie spełniać wymogi zarówno RODO, jak i lokalnych przepisów o ochronie danych.

Przewaga G-P

Dzięki G-P możesz zatrudnić najlepszą osobę do pracy, w dowolnym miejscu na świecie. Produkty G-P™ do globalnego zatrudniania i rozwiązania dla formalnych pracodawców oferują wszystko, czego potrzebujesz do zatrudniania, wdrażania i zarządzania globalnymi zespołami — bez konieczności zakładania nowych podmiotów. Nasz oddany zespół regionalnych ekspertów ds. kadrowych i prawnych ma ponad dekadę doświadczenia we wspieraniu francuskich firm w ich międzynarodowej ekspansji.

G-P EOR umożliwia dostęp do rynków międzynarodowych bez budowania wewnętrznych możliwości zgodności w wielu jurysdykcjach. Nasz wbudowany mechanizm globalnej zgodności (GCE) zapewnia ciągły nadzór nad zmieniającymi się przepisami. 

G-P chroni Twoją firmę przed ryzykiem związanym z globalnym zatrudnieniem. Zarezerwuj prezentację, aby zobaczyć G-P EOR w akcji.