Jeśli chcesz przeprowadzić ekspansję swojej firmy do nowych krajów lub zatrudnić pracowników zdalnych w różnych częściach świata, Kanada jest doskonałym krajem do rozważenia. Jest większa niż cała Unia Europejska i ma około 38 milionów mieszkańców.
Jeśli chcesz wejść na ten rynek, przygotowaliśmy pomoc w postaci przewodnika po organizacji zatrudnienia w Kanadzie. Aby pomóc Ci w tym procesie, przyjrzymy się podstawowym wymogom prawnym, na które musisz zwrócić uwagę, a także na kwestiom kulturowym i logistycznym, które musisz uwzględnić.
Co należy wiedzieć przed rozpoczęciem organizacji zatrudnienia w Kanadzie
Jeśli chcesz po raz pierwszy zatrudnić pracowników w Kanadzie, istnieją istotne aspekty kanadyjskiej kultury pracy oraz przepisy prawa pracy, które musisz zrozumieć. Zebraliśmy najważniejsze informacje związane z organizacją zatrudnienia w Kanadzie, aby pomóc Ci przygotować się do tego.
1. Różnice kulturowe
W zależności od lokalizacji firmy możesz napotkać na różnice kulturowe względem swoich kanadyjskich pracowników. Kanadyjska kultura pracy jest podobna do amerykańskiej, która jest znana w wielu krajach. Na przykład utrzymywanie kontaktu wzrokowego i uściśnięcie ręki podczas spotkania z kimś jest postrzegane jako uprzejme.
Jednakże kanadyjska kultura pracy nie jest dokładnie taka sama jak amerykańska. Na przykład Kanadyjczycy zwykle pracują nieco mniej niż Amerykanie oraz robią sobie więcej przerw w trakcie dnia pracy.
2. Różnice językowe
W zależności od języka używanego w Twoim kraju możesz napotkać na różnice językowe względem kanadyjskich pracowników. Kanada ma dwa języki narodowe: angielski i francuski.
Francuskojęzycznych Kanadyjczyków najczęściej spotkać można w prowincji Quebec, w szczególności w regionie Greater Montreal. To może być plus dla firm z krajów francuskojęzycznych, zatem mogą szukać pracowników z Quebecu i innych prowincji, gdzie francuski jest powszechnie używany. Warto też zauważyć, że wielu mieszkańców Quebecu mówiących po francusku zna również angielski. W roku 201644.5% mieszkańców Quebecu było dwujęzycznych i mówiło zarówno po angielsku, jak i po francusku.
3. Prawo federalne kontra prawo prowincji
W Kanadzie trzeba zwracać uwagę zarówno na przepisy federalne regulujące kwestię zatrudnienia, jak i przepisy prowincji, w której zamierzasz otworzyć oddział lub podmiot zależny. Kanadyjskie prawo federalne reguluje wymogi z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, minimalnego wymiaru urlopu czy innych podstawowych aspektów zatrudnienia. Oprócz tych zasad ogólnych poszczególne prowincje mają własne stawki płacy minimalnej, wymogi dotyczące urlopu chorobowego oraz inne regulacje związane z zatrudnieniem.
Upewnij się, że znasz zarówno kanadyjskie prawo federalne, jak i przepisy prowincji, w której działa Twoja firma, aby móc spełnić wszystkie obowiązujące wymogi prawne.
4. Minimalny wymiar urlopu wypoczynkowego i wynagrodzenie za urlop
Wymóg urlopu wypoczynkowego regulowany jest przez prawo federalne Kanady, a zatem obowiązuje w przypadku wszystkich pracowników w Kanadzie. Zgodnie z kanadyjskim kodeksem pracy pracownicy, którzy przepracowali w firmie ponad rok, uprawnieni są do co najmniej dwóch tygodni urlopu wypoczynkowego. Gdy pracownik w danej firmie pracuje nieprzerwanie przez okres co najmniej pięciu lat, powinien otrzymać co najmniej trzy tygodnie urlopu na rok. Po przepracowaniu w firmie 10 lat pracownik musi otrzymać co najmniej cztery tygodnie urlopu wypoczynkowego.
W Kanadzie pracodawcy obliczają wynagrodzenie za urlop w oparciu o zarobki pracownika z ostatniego roku zatrudnienia, mnożąc je przez wartość procentową. Dla pracowników uprawnionych do dwóch tygodni urlopu wartość ta wynosi 4%. W przypadku trzech tygodni jest to 6%.
5. Kanadyjski program emerytalny
Kanadyjscy pracownicy powyżej 18 roku życia, którzy zarabiają więcej niż 3500 CAD na miesiąc, muszą odprowadzać składki na kanadyjski program emerytalny (CPP). Wyjątkiem jest Quebec, który prowadzi własny program emerytalny. W pozostałych prowincjach pracodawcy zatrudniający kanadyjskich pracowników muszą pokrywać połowę ich składek, a pracownicy pokrywają drugą połowę.
Kwota, jaką pracownik musi odprowadzić na rzecz CPP, zależy od wysokości jego zarobków. Konkretnie zależy to od zarobków podlegających oskładkowaniu, czyli wartości między minimalnym wymogiem a wysokością maksymalną. Obowiązkiem pracodawcy jest potrącenie odpowiedniej kwoty z zarobków pracownika podlegających oskładkowaniu.
6. Ubezpieczenie na wypadek bezrobocia
Ubezpieczenie na wypadek bezrobocia (EI) zapewnia pomoc finansową osobom, które tymczasowo pozostają bez pracy. Podobnie jak w przypadku wszystkich składek, to pracodawca musi obliczyć właściwą kwotę i potrącić składki EI z wypłaty pracownika. Dotyczy to wszystkich pracodawców zatrudniających pracowników podlegających ubezpieczeniu, a w Kanadzie większość pracowników mu podlega.
Każdego miesiąca pracodawca potrąca określoną kwotę z wypłaty pracownika, a dodatkowo odprowadza składki pracodawcy. Pracodawcy przestają potrącać składki z wypłat pracownika, jeśli jego zarobki przekroczą maksymalne zarobki podlegające ubezpieczeniu lub jeśli odprowadzili już maksymalną wysokość składek.
7. Podatek dochodowy
Jak każdy kraj Kanada ma własne przepisy podatkowe. Pracodawcy muszą potrącać podatek dochodowy z wypłat pracowników. Kanadyjski system podatkowy jest nieco skomplikowany, a pracodawca ma obowiązek potrącenia właściwych kwot z wypłat pracowników na podatek dochodowy.
To jeden z powodów, dla których warto jest współpracować z organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego, która zna kanadyjski system prawny oraz wie, jakie potrącenia należy naliczyć od wypłat pracowników.
Koszt zatrudnienia pracownika w Kanadzie
Zatrudnianie pracowników to zawsze koszty dla firmy, ale wybierając właściwych pracowników dla Twojej organizacji, zyskasz stosowny zwrot ze swojej inwestycji. Niektóre z kosztów, które możesz ponieść przy zatrudnianiu pracownika w Kanadzie, to:
- Badania: Za każdym razem, gdy rozszerzasz swoją działalność na nowy kraj, musisz przeprowadzić obszerne badania, aby upewnić się, że rozumiesz wszystkie wymogi prawne i inne kwestie. Ten przewodnik to świetny start, ale musisz zapłacić pracownikom za bardziej szczegółowe analizy.
- Założenie firmy: Jeśli zdecydujesz się nie współpracować z organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego i zamiast tego zechcesz otworzyć swoją działalność w Kanadzie jako oddział lub podmiot zależny, będzie to kolejny koszt, który poniesiesz jeszcze przed rozpoczęciem procesu zatrudniania. Konieczne będzie też pokrycie opłat za ustanowienie firmy w kanadyjskich prowincjach.
- Agencja zatrudnienia: Istnieją zespoły ludzi i różne programy komputerowe, które mogą pomóc Ci przejść z dużej puli kandydatów do krótkiej listy najlepszych kandydatów. Oczywiście współpraca z agencją lub zakup oprogramowania to również koszty finansowe.
- Publikowanie oferty pracy: Publikowanie oferty pracy może również kosztować trochę pieniędzy. Jednakże w Kanadzie działa publiczny serwis z ogłoszeniami o pracę zwany Job Bank, gdzie możesz dodać swoje ogłoszenia za darmo. Możesz też poszukać innych darmowych witryn, gdzie zareklamujesz swoje oferty.
- Kontrole prawne: Jeśli musisz przeprowadzić weryfikację danych lub zweryfikować, czy kandydat ma prawo do pracy w Kanadzie, kontrole te mogą zwiększyć ogólny koszt zatrudnienia nowych pracowników.
- Czas komisji rekrutacyjnej: Wewnętrzne komisje rekrutacyjne mogą tworzyć warunki nowego stanowiska, pisać oferty pracy, oceniać podania i przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami. Wszystkie te działania zajmują płatny czas pracy, który w przeciwnym razie pracownicy mogliby spędzić na realizacji innych zadań.
- Szkolenie: Zatrudnianie nowego pracownika zwykle nie jest końcem kosztów zatrudnienia w Twojej firmie. Później trzeba przeszkolić pracownika do wykonywania nowych obowiązków. Proces szkoleniowy to inwestycja z góry, która powinna się zwrócić.
Czego potrzebuje firma do zatrudniania pracowników w Kanadzie?
Zanim rozpoczniesz proces organizacji zatrudnienia w Kanadzie, musisz spełnić kilka wymogów prawnych. Wyjątkiem są sytuacje, gdy współpracujesz z organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego, która może pełnić rolę pracodawcy formalnego dla Twoich kanadyjskich pracowników. Jeśli przeprowadzasz ekspansję swojej firmy do Kanady, musisz zadbać o następujące rzeczy:
- Oddział lub podmiot zależny: O ile nie zatrudniasz niezależnych wykonawców, potrzebujesz podmiotu prawnego w Kanadzie. Istnieją dwie główne opcje: oddział lub podmiot zależny . Podmiot zależny to odrębny podmiot, natomiast oddział jest ściślej powiązany ze spółką macierzystą.
- Założenie spółki: aby założyć firmę w Kanadzie, potrzebujesz statutu spółki za pośrednictwem pojedynczej prowincji lub terytorium albo rządu federalnego. Firmy spoza Kanady muszą zarejestrować się jako korporacja zewnętrzna w każdej prowincji, w której planują prowadzić działalność.
- Konto potrąceń z wynagrodzenia: Firmy muszą mieć numer firmy (BN), a następnie muszą użyć swojego numeru BN do utworzenia konta programu potrąceń z wynagrodzenia w kanadyjskiej Agencji Skarbowej (CRA). Tego konta będziesz używać do odprowadzania potrąceń z wypłat pracowników na rzecz Canada Revenue Agency.
- Zezwolenia i licencje: W zależności od branży mogą istnieć specjalistyczne zezwolenia lub licencje, które należy posiadać oprócz podstawowych wymagań dla wszystkich firm. Kanadyjski rząd udostępnia narzędzie online pozwalające sprawdzić, jakie pozwolenia i licencje musi uzyskać Twoja firma.
- Ubezpieczenie od odszkodowań dla pracowników: Większość firm musi również posiadać ubezpieczenie od odszkodowań dla pracowników przed rozpoczęciem zatrudniania. Aby je uzyskać, nie trzeba kupować go od prywatnych towarzystw ubezpieczeniowych. Zamiast tego musisz zarejestrować swoją firmę w Workers’ Compensation Board (WCB) we właściwej prowincji. Wysokość składek będzie zależna od Twojej branży.
Etapy organizacji zatrudnienia w Kanadzie
Proces organizacji zatrudnienia w Kanadzie obejmuje kilka podstawowych etapów. Podsumowaliśmy je poniżej oraz zawarliśmy wskazówki dotyczące zatrudniania w Kanadzie w oparciu o zwyczaje lokalne oraz wymogi dotyczące organizacji zatrudnienia w tym kraju.
1. Opublikuj ofertę pracy
Pierwszym krokiem jest określenie cech kandydata, których poszukujesz, oraz opisanie pracy, którą będzie wykonywać. Zbierz te informacje w szczegółowej ofercie pracy. Jeśli Twój idealny kandydat może mówić głównie po angielsku lub francusku, dobrym pomysłem może być publikacja oferty w obu tych językach. Wymieniając wymogi dotyczące wykształcenia, pamiętaj, że w Kanadzie termin „koledż” odnosi się do szkół zawodowych lub przygotowujących do zawodu i wystawiających dyplomy, natomiast uniwersytet oznacza instytucje przyznające dyplomy.
Po utworzeniu oferty pracy opublikuj ją na portalu z ogłoszeniami o pracę, gdzie kanadyjscy kandydaci będą mogli ją zobaczyć. Biorąc pod uwagę kontekst międzynarodowy, najrozsądniejsze będzie zachęcenie kandydatów do przesyłania aplikacji drogą mailową lub za pośrednictwem platformy online zamiast poczty tradycyjnej.
2. Ocena aplikacji
Po zebraniu aplikacji musisz ustalić, którzy kandydaci powinni zostać zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną, a których możesz usunąć z puli kandydatów. Możesz skorzystać z oprogramowania lub usług agencji, aby uzyskać pomoc w początkowych etapach screeningu, albo wyznaczyć zespół do przeprowadzenia tych działań wewnętrznie.
Amerykańskie firmy ucieszą się z faktu, że Kanadyjczycy zwykle aplikują do pracy, przesyłając życiorys w formacie przypominającym ten używany w USA. W przypadku innych krajów, gdzie standardem może być Curriculum Vitae (CV), życiorysy te mogą wydawać się zwięźlejsze i bardziej bezpośrednie w porównaniu z tymi przesyłanymi przez kandydatów w Twoim kraju ojczystym.
3. Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami
Następnie skontaktuj się z najlepszymi kandydatami celem zaplanowania rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli otwierasz biuro w Kanadzie, możesz tam przeprowadzić rozmowy. Jeśli planujesz zatrudnić pracowników zdalnych w Kanadzie, wygodniejsze może być przeprowadzenie rozmów w formie połączeń telefonicznych lub wideo. Takie rozmowy są coraz powszechniejsze, więc prośba o rozmowę wirtualną nie powinna wywołać zaskoczenia u kandydatów.
Jeśli planujesz rozmowę wirtualną, pamiętaj o wzięciu pod uwagę różnicy czasu. Kanada to duży kraj, w którym występuje wiele stref czasowych, a aktualny czas może różnić się o cztery godziny, dlatego pamiętaj, żeby ustalić właściwą strefę czasową każdego kandydata i w miarę możliwości zaplanować rozmowę w godzinach pracy w Twoim kraju i jego prowincji.
4. Ponowny kontakt i spisanie umowy
Po wybraniu idealnego kandydata lub kandydatów do zatrudnienia należy skontaktować się z nimi, aby formalnie zaproponować im pracę. Pamiętaj o przedstawieniu wszystkich szczegółów, które dotąd mogły nie zostać omówione, w tym proponowanego wynagrodzenia. Kanadyjczycy zwykle negocjują swoje wynagrodzenie, mimo iż wielu kandydatów może po prostu przystać na Twoją ofertę. Na tym etapie należy sporządzić też umowę o pracę.
W Kanadzie można zgodnie z prawem zawrzeć umowę o pracę w formie ustnej, ale posiadanie spisanej umowy jest dobrym sposobem na upewnienie się, że i Ty, i Twój pracownik macie takie same założenia. Może to być również przydatne jako uzasadnienie w sytuacji, w której zdecydujesz się kiedyś na zwolnienie pracownika. W Kanadzie konieczne jest posiadanie uzasadnionej przyczyny do zwolnienia kogoś z pracy, dlatego jeśli pracownik nie wypełnia swoich obowiązków, możesz sięgnąć po taką umowę.
5. Wdróż nowego pracownika
Następnie możesz rozpocząć wdrażanie nowego pracownika. Możesz mieć wewnętrzną dokumentację oraz procesy w firmie, ale dodatkowo musisz mieć pewność, że wypełnisz wszystkie wymagane kroki wdrażania pracowników w Kanadzie.
W ciągu trzech dni od daty rozpoczęcia pracy musisz umieścić stosowną adnotację na karcie z numerem ubezpieczenia społecznego nowego pracownika. Upewnij się, że ma on obywatelstwo oraz może zgodnie z prawem pracować w Kanadzie. Pracownicy muszą również wypełnić formularz TD1, Osobiste deklaracje podatkowe, od rządu federalnego i z ich prowincji, aby wiedzieć, ile podatku należy pobrać z ich wypłat. Zwróć uwagę, że w Quebecu formularz prowincji jest znany jako formularz TP1015.3-V.
Zatrudniaj pracowników z Kanady z pomocą Globalization Partners
Znalezienie idealnych pracowników dla Twojej firmy i pomoc w ekspansji jest samo w sobie dużym wyzwaniem. Gdy dodasz do tego zawiłości systemu prawnego w Kanadzie oraz konieczność spełnienia wszystkich obowiązujących przepisów, stajesz przed olbrzymim i bardzo czasochłonnym wyzwaniem. Firma Globalization Partners może pomóc w uproszczeniu tego procesu, służąc jako pracodawca formalny dla Twoich kanadyjskich pracowników.
Działając w 187 krajach, Globalization Partners może pomóc Ci w ekspansji działalności do Kanady oraz do wielu innych miejsc na świecie. Ty wybierasz swoich nowych pracowników, a Globalization Partners zajmuje się procesem wdrażania oraz wszelkimi technikaliami związanymi z wypłatą wynagrodzeń oraz potrącaniem odpowiednich kwot na podatki i świadczenia. Jako zaufana organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego, mamy zasoby prawne i kadrowe, których potrzebujesz do ekspansji swojej działalności biznesowej do Kanady. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej i zacząć.
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji na temat zatrudniania w Kanadzie.
