Po przejściu na demokrację rynkową w roku 1990sPolska stała się jedną z najszybciej rozwijających się gospodarek w Europie. Gospodarka Polski stale się rozwija, ze średnim rocznym tempem wzrostu PKB na poziomie 2.784 % w ciągu ostatniej dekady. Polska była również jedynym krajem w Europie , który unika recesji podczas 2008-2009 globalnego kryzysu finansowego. Dziś ten kraj w Europie Środkowej przyciąga międzynarodowe firmy jako doskonałe miejsce do inwestowania, po części ze względu na utalentowaną i atrakcyjną kosztowo siłę roboczą.
Jeśli chcesz zatrudnić pracowników w Polsce, zacznij od naszego przewodnika. Opisaliśmy w nim podstawy, które międzynarodowe firmy muszą znać, zanim zaczną zatrudniać polskich specjalistów.
Co warto wiedzieć, zanim zaczniesz zatrudniać w Polsce
Każdy przewodnik po zatrudnianiu pracowników w Polsce powinien zaczynać się od wyszczególnienia podstawowych faktów, jakie międzynarodowi pracodawcy powinni znać na temat polskiej siły roboczej i przepisów regulujących stosunki pracy.
1. Polski rynek pracy
Siła robocza w Polsce jest jednym z głównych atutów kraju przyciągającym inwestorów. Polska siła robocza jest ambitna, pracowita, zmotywowana do nauki, lojalna i przedsiębiorcza. Polska siła robocza jest też dobrze wykształcona, a 44 procent dorosłych ma wykształcenie wyższe. Wśród polskich specjalistów szczególnie popularne są studia magisterskie. Siedmiu młodych osób z wykształceniem 10 wyższym ma tytuł magistra, czyli ponad dwukrotnie wyższy od średniej w krajach Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD).
Stopa bezrobocia w Polsce spada co roku przez ostatnie osiem lat i obecnie wynosi zaledwie 6.5 %. Jest zatem wyraźnie niższa niż średnia w strefie euro wynosząca 8.3 procenta. Polski rynek pracy, na którym jest dużo ofert zatrudnienia, sprzyja gospodarce, ale oznacza też, że pracodawcy muszą się trochę postarać, aby przyciągnąć do swoich firm najbardziej utalentowanych pracowników. Warto zauważyć, że w Polsce występują wyraźne różnice w stopie bezrobocia między poszczególnymi regionami kraju, więc w pewnych miejscach liczba bezrobotnych jest wciąż spora.
Największymi branżami w Polsce są rolnictwo, produkcja, energetyka i turystyka, ale pracodawcy z różnych branż mogą znaleźć wykwalifikowanych polskich pracowników, którzy dołączą do ich firmy.
2. Języki w Polsce
Ponad 95 procent Polaków mówi po polsku, czyli w języku urzędowym kraju. Drugim najczęściej znanym językiem jest angielski, którym posługuje się 19.85 procenta populacji. Dla większości osób jest to drugi język po ojczystym. Na kolejnych miejscach plasuje się znajomość rosyjskiego i niemieckiego.
Choć angielski jest najczęstszym językiem, jakiego uczą się Polacy, nie ma co liczyć, że uda Ci się znaleźć wykwalifikowanych pracowników, którzy jednocześnie będą się nim biegle posługiwać. Już na początku procesu rekrutacji musisz zaangażować tłumacza, który pomoże Ci w poruszaniu się po polskich stronach z ogłoszeniami o pracę i w przygotowaniu Twoich ofert pracy po polsku.
3. Polskie umowy o pracę
Jednym z kluczowych kroków zatrudniania pracowników w Polsce jest wręczenie im już w pierwszym dniu zatrudnienia wymaganej przez prawo umowy o pracę. Umowy muszą być spisane w języku polskim lub musi im towarzyszyć tłumaczenie na polski. Umowa musi określać co najmniej następujące elementy:
- rodzaj umowy o pracę;
- nazwę pracodawcy i nazwisko pracownika;
- czas obowiązywania;
- datę podpisania i datę rozpoczęcia pracy;
- rodzaj pracy;
- Miejsce pracy
- wynagrodzenie na danym stanowisku.
Poza wymienionymi powyżej zapisami umowy w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia przez pracownika pracy musisz też sprecyzować dodatkowe szczegóły. Obejmuje to określenie dziennego i tygodniowego harmonogramu pracy, dni wypłaty wynagrodzenia, prawa do urlopu i okresu wypowiedzenia. Jeśli nie ma tych informacji zamieszczonych w pierwotnej wersji umowy o pracę podpisanej przez pracownika, poświęć czas w ciągu pierwszych kilku dni jego zatrudnienia na omówienie z nim szczegółów pracy na danym stanowisku i warunków zatrudnienia.
4. Wymagania dotyczące godzin pracy i zarobków
Polski kodeks pracy określa, że przy pracy na cały etat tydzień roboczy ma 40 godzin podzielonych na pięć dni po osiem godzin. W niektórych dniach lub tygodniach ta liczba godzin może zostać przekroczona, ale średnia dla czterech miesięcy powinna mieścić się w limicie. Pracownikom wolno pracować w nadgodzinach, ale nie mogą oni przekroczyć 150 nadgodzin w roku kalendarzowym, chyba że w umowie o pracę lub układzie zbiorowym jest inny zapis. Pod żadnym pozorem pracownikowi nie wolno przepracować więcej niż 48 godzin w tygodniu.
Polski rząd określił nie tylko maksymalny wymiar czasu pracy, ale też ustala minimalne zarobki. Na początku roku 2021minimalne wynagrodzenie zostało podniesione do 2800 złotych (PLN) miesięcznie, co odpowiada około 630 euro. Zadbaj o sprawdzenie aktualnej wysokości minimalnego wynagrodzenia i zapoznaj się uważnie z widełkami płacowymi w Twojej branży, tak aby zaoferować swoim nowym pracownikom uczciwe i konkurencyjne płace.
5. Płatne dni wolne od pracy
W Polsce obowiązuje 13 świąt państwowych, które pracownicy powinni wyrwać z pracy. Pracownicy w Polsce otrzymują również minimalne prawo do urlopu wypoczynkowego, którego liczba zależy od liczby lat spędzonych na wykształceniu średnim lub policealnym, na stanowisku pracy lub w połączeniu obu tych czynników. W przypadku pracowników, których staż pracy nie przekracza 10 lat, minimalny wymiar urlopu wypoczynkowego to 20 dni w roku. Pracownikom z 10-letnim lub dłuższym stażem przysługuje już 26 dni urlopu.
Polscy pracownicy są też uprawnieni do płatnego urlopu chorobowego, jeśli gwarantuje im to rodzaj zawartej umowy. Pracodawcy muszą płacić swoim chorym pracownikom co najmniej 80 procent wynagrodzenia za określoną liczbę dni przed przejęciem przez Polski Urząd Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). W przypadku pracowników w wieku poniżej 50 lat pracodawca płaci za maksymalnie 33 dni urlopu chorobowego. Starszym przysługuje wypłata za maksymalnie 14 dni.
6. Podatek dochodowy i ubezpieczenie społeczne
Polski rząd opodatkowuje dochody pracowników według skali progresywnej. W Polsce obowiązuje model podatku dochodowego Pay As You Earn (PAYE), w związku z czym to pracodawcy są zobowiązani do potrącania podatku dochodowego z wynagrodzeń swoich pracowników.
Ponadto pracodawca musi odjąć część wynagrodzenia na ubezpieczenia społeczne, a dodatkowo dołożyć część od siebie. Składki na ubezpieczenia społeczne płaci się do ZUS-u co miesiąc. Ubezpieczenia społeczne obejmują składki emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe. Na składki emerytalne pracodawca i pracownik składają się po równo. Z kolei składki rentowe w głównej mierze pokrywa pracodawca. Składki wypadkowe płacą wyłącznie pracodawcy, a składki chorobowe wyłącznie pracownicy. W sumie pracodawca może wpłacać na ten cel nawet 18 procent wynagrodzenia pracownika brutto, a pracownik około 14 procent.
Oprócz składek na ubezpieczenie społeczne pracodawcy muszą również odprowadzać 2.45 % miesięcznego wynagrodzenia brutto pracowników na Fundusz pracy oraz 0.1 % na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Warto zauważyć, że w Polsce publiczna służba zdrowia jest finansowana z podatków. Oznacza to, że pracodawcy nie są zobowiązani do zapewniania pracownikom prywatnych ubezpieczeń zdrowotnych. Jednak dodatkowe świadczenia z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego stały się w ostatnich latach coraz bardziej popularne, więc może to być miły dodatek do oferowania pracownikom.
Koszt zatrudnienia pracownika w Polsce
Niski koszt pracy w Polsce przyciąga międzynarodowe firmy chcące rozszerzyć swoją obecność w Europie. Najnowsze dane Eurostatu wskazują, że średni koszt godzinowej pracy w Polsce, który obejmuje zarówno wynagrodzenie, jak i koszty niepłacone, wynosi 10.70 euro. To zdecydowanie mniej, niż wynosi średnia unijna w wysokości 27.70 euro i ledwie ponad jedną trzecią średniej dla strefy euro, wynoszącej 31.40 euro.
Koszty pracy w Polsce od roku 2008 stale rosną i zachodzi to szybciej niż w wielu innych krajach europejskich. Jednak wciąż pozostają one raczej niskie w porównaniu z innymi krajami Europy.
Pamiętaj, że koszty pracy nie są jedynym wydatkiem, jaki trzeba ponieść przy organizacji zatrudnienia. Sam proces rekrutacji może sporo kosztować Twoją firmę, dlatego zadbaj o to, aby zapewnił Ci on oczekiwane efekty i pozwolił znaleźć doskonałych pracowników, którzy na przed długi czas będą dla Twojej firmy dużym atutem. Dużą część kosztów rekrutacji pochłania wynagrodzenie dla agencji zatrudnienia lub dla Twojego własnego działu kadr, jeśli decydujesz się zatrudniać własnymi siłami. Tak czy siak zatrudnianie międzynarodowe może wiązać się z dodatkowymi kosztami, których być może nie ma w Twoim kraju, takimi jak koszt:
- założenia w Polsce podmiotu biznesowego;
- przejazdów do i z Polski w celu założenia firmy i spotkania się z pracownikami;
- wynajęcia tłumacza, żeby pomógł Ci w utworzeniu ofert pracy i wymaganych dokumentów w języku polskim i do porozumienia się z kandydatami;
- nawiązania współpracy z lokalnymi ekspertami, którzy pomogą Ci w poruszaniu się po polskich przepisach dotyczących zatrudnienia, prowadzenia firmy i podatków;
- urządzenia biura, jeśli zamierzasz mieć w Polsce fizyczną siedzibę.
Co jest potrzebne firmie, która chce zatrudniać w Polsce?
Być może Twoje myśli skupiają się już na zatrudnianiu polskich pracowników, ale zanim to zrobisz, Twoja firma musi mieć założony w Polsce podmiot biznesowy, aby mogła legalnie zatrudniać Polaków. Według Trading Economics 37 założenie działalności w Polsce zajmuje około dni. Jest jednak prawdopodobne, że potrwa to o wiele dłużej, jeśli uwzględnisz czas na zbadanie rynku i opracowanie planów typowych dla międzynarodowej ekspansji.
Większość firm międzynarodowych wybiera dla swojej polskiej jednostki zależnej formę prawną spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Założenie polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obejmuje kilka kroków, takich jak:
- sporządzenie umowy założycielskiej spółki u notariusza;
- otworzenie rachunku w polskim banku;
- wpłacenie wymaganego kapitału zakładowego;
- zarejestrowanie firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym;
- powołanie zarządu;
- umieszczenie firmy w rejestrze handlowym.
W zależności od branży, w jakiej działa Twoja firma i rodzaju działalności, jaką chcesz prowadzić w Polsce, może być też konieczne wystąpienie o specjalne licencje lub pozwolenia. Zanim pomyślisz o zatrudnianiu polskich pracowników, musisz dopełnić wszystkich formalności prawnych związanych z zakładaniem firmy. Dopóki Twoja firma nie będzie oficjalnie zarejestrowana, nie możesz zatrudniać ludzi ani ustanowić listy płac.
Alternatywnym rozwiązaniem, z którego możesz skorzystać, jeśli chcesz zatrudniać w Polsce nowych pracowników od ręki i pominąć krok tworzenia własnego podmiotu w kraju, jest skorzystanie z usług organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego (PEO), czyli z tak zwanego pracodawcy formalnego (EOR). Polski EOR może być oficjalnym pracodawcą Twojego polskiego personelu. To nadal Ty rekrutujesz pracowników, którzy Ci odpowiadają, i kierujesz ich pracą, a pracodawca formalny zajmuje się technicznymi aspektami zatrudnienia, w tym zarządzaniem procesem wdrażania pracowników, obsługą listy płac, wypłatą świadczeń i przestrzeganiem przepisów.
Wskazówki dotyczące zatrudniania w Polsce
Oprócz zrozumienia podstawowych przepisów prawa pracy, których należy przestrzegać, w rekrutacji w Polsce należy również pamiętać o kilku wskazówkach. Niektóre aspekty praktyk związanych z zatrudnianiem w Polsce mogą różnić się od praktyk stosowanych w Twoim kraju ojczystym. Chcąc zatrudniać w Polsce, pamiętaj, aby stosować się do następujących wskazówek:
- Publikuj ogłoszenia o pracę na popularnych polskich portalach z ogłoszeniami o pracę: Olx.pl – praca jest najpopularniejszą w Polsce stroną związaną z pracą, z ponad 3 milionami użytkowników. Linkedin, z 2.82 milionami użytkowników, a Pracuj.pl, z 2.74 milionami użytkowników, są również popularnymi witrynami związanymi z pracą w Polsce. Warto jeszcze rozważyć zamieszczenie swojej oferty pracy w serwisach Gowork.pl, Indeed i Jooble. Swoje ogłoszenia o pracę możesz też zamieścić w sekcji ogłoszeń drobnych w polskich gazetach.
- Miej świadomość różnic w polskim CV: Możesz zauważyć, że wiele polskich życiorysów (CV) zawiera dane osobowe, takie jak data i miejsce urodzenia oraz ich obecny stan cywilny, wraz z zdjęciem kandydata. W niektórych krajach jest to standardem, ale może wydać Ci się dziwne, jeśli na co dzień masz do czynienia z mniej osobistymi życiorysami.
- wirtualne rozmowy kwalifikacyjne z pracownikami zdalnymi: wielu pracodawców międzynarodowych decyduje się na wirtualne przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, zwłaszcza jeśli zatrudniasz pracowników zdalnych w Polsce, zamiast tworzyć tam fizyczną lokalizację biura. W Polsce odsetek osób z dostępem do Internetu jest duży, więc nie powinno być problemów ze skomunikowaniem się z kandydatami tą drogą. Jeśli zdecydujesz się na przeprowadzenie wirtualnych rozmów kwalifikacyjnych, pamiętaj, żeby uwzględnić różnicę stref czasowych między Tobą a kandydatami i wybrać godzinę, która będzie dogodna dla obu stron.
- Przestrzegaj przepisów dotyczących weryfikacji danych: Możesz być przyzwyczajony do przeprowadzania weryfikacji danych w ramach procesu zatrudniania, zanim oficjalnie zaoferujesz kandydatom stanowiska w swojej firmie, ale w Polsce weryfikacja danych jest w większości zabroniona. Możesz poprosić kandydatów o zgodę na weryfikację informacji w ich CV, ale kandydaci mogą odmówić, jeśli zechcą.
Zatrudnianie nowych pracowników w Polsce z pomocą Globalization Partners
Jeśli chcesz zatrudnić pracowników w Polsce bez konieczności poświęcania czasu, pieniędzy i zajmowania się skomplikowanymi aspektami zatrudniania międzynarodowego, zgłoś się do Globalization Partners. Jako globalny pracodawca formalny (EOR) z oddziałem w Polsce, możemy uprościć proces zatrudniania międzynarodowego tak, aby umożliwić Ci od razu przejście do rekrutacji, całą logistykę pozostawiając nam. Dowiedz się więcej o naszym rozwiązaniu dla pracodawcy formalnego w Polsce i zastanów się, czy współpraca z pracodawcą formalnym jest odpowiednia do realizacji Twoich międzynarodowych celów związanych z zatrudnianiem.
