Przewodnik po zatrudnianiu w Polsce

Polska jest jedną z najszybciej rozwijających się gospodarek w UE. Jego gospodarka stale się rozwijała, ze średnią roczną stopą wzrostu PKB wynoszącą 3.4% w ciągu ostatniej dekady. 

Polska jest atrakcyjnym miejscem dla bezpośrednich inwestycji zagranicznych (BIZ) ze względu na duże planowane inwestycje z funduszy odzyskiwania unijnych i sektorów prywatnych skoncentrowanych na zaawansowanej produkcji, IT i transformacji energetycznej .Polska pula talentów jest wysoko wykwalifikowana, dobrze wykształcona (zwłaszcza w dziedzinach STEM) i wielojęzyczna, która jest głównym losowaniem dla globalnych firm.

Przed rozpoczęciem ekspansji w Polsce musisz zapoznać się z umowami, podatkami, płacami, świadczeniami i innymi przepisami prawa pracy. Nasz przewodnik powie Ci wszystko, co musisz wiedzieć o zatrudnianiu w Polsce.

Co warto wiedzieć, zanim zaczniesz zatrudniać w Polsce

Jeśli po raz pierwszy rozszerzasz swoją działalność na Polskę, musisz znać ważne wymogi prawne. Te normy i przepisy mają wpływ na praktyki zatrudniania w Polsce oraz na wiele aspektów relacji pracodawca-pracownik, w tym na wynagrodzenia i świadczenia. 

G-P Gia™ , nasz globalny agent HR oparty na sztucznej inteligencji, może odpowiedzieć na najtrudniejsze pytania dotyczące zgodności w 50 krajach – w tym w Polsce – i we wszystkich 50 stanach USA. Zmniejsz swoją zależność od zewnętrznego doradcy i skróć czas i koszty zgodności z Gia nawet o 955%.

Oto pięć rzeczy, które warto wiedzieć o zatrudnianiu w Polsce.

1. Języki w Polsce

Język polski jest językiem urzędowym. Angielski jest najczęściej używanym językiem niepolskim. Kraj znajduje się w pierwszej 15-20 na świecie pod względem znajomości języka angielskiego.

Duże polskie  sektory outsourcingu procesów biznesowych (BPO) i centrów usług wspólnych (SSC) są zasilane przez dużą pulę wykwalifikowanych, wielojęzycznych talentów.

2. Umowy o pracę w Polsce

Pracodawcy muszą dostarczyć pisemną umowę o pracę lub pisemne potwierdzenie głównych warunków, zanim pracownik rozpocznie pracę. 

Umowa musi być sporządzona w języku polskim lub musi być dołączona do polskiego tłumaczenia. W umowach wielojęzycznych wersja polska jest prawnie wiążąca. 

Umowa musi zawierać co najmniej:

• Rodzaj umowy o pracę (próbna, na czas określony, na czas nieokreślony) 

• Imiona i nazwiska oraz adresy zarówno pracodawcy, jak i pracownika 

• Czas trwania umowy (na czas określony lub próbny) 

• Data podpisania i data rozpoczęcia pracy 

• Nazwa stanowiska i opis 

• Miejsce(-a) pracy 

• Podział wynagrodzenia i świadczeń

• Czas pracy (pełny/niepełny etat) 

Jeśli nie jest to uwzględnione w umowie, pracodawcy muszą dostarczyć na piśmie w ciągu siedmiu dni od daty rozpoczęcia pracy przez pracownika:

• Codzienny i cotygodniowy harmonogram pracy 

• Okresy płatności i sposób płatności 

• Uprawnienie do urlopu 

• Okres wypowiedzenia 

• Reguły dotyczące nadgodzin, okresów odpoczynku i przerw 

• Wszelkie obowiązujące układy zbiorowe 

Szczegóły te należy omówić z pracownikiem w pierwszym dniu pracy lub przed nim.

3. Godziny pracy i wynagrodzenia w Polsce

Tydzień pracy w Polsce wynosi 40 godzin, rozłożonych na 5 dni. Nadgodziny są ograniczone do 150 godzin rocznie, chyba że wyższy limit jest określony w układzie zbiorowym, przepisach miejsca pracy lub umowie indywidualnej. Niezależnie od umowy, średni tygodniowy czas pracy (w tym nadgodziny) nie może przekroczyć 48 godzin. Pracownicy mają co najmniej 11 kolejnych godzin odpoczynku w ciągu 24 godzin i co najmniej 35 kolejne godziny odpoczynku w tygodniu.

Począwszy od 2025 , płaca minimalna w Polsce wynosi 4666 zł miesięcznie. 

4. Płatny urlop w Polsce

Polska ma 14 świąt narodowych. Pracownicy otrzymują te dni wolne od wynagrodzenia.

Obliczenie lat służby obejmuje wszystkie poprzednie zatrudnienie (niezależnie od przerw lub pracodawcy) i okresy wykształcenia (np. do ośmiu lat w przypadku szkolnictwa wyższego). Pracownicy z mniej niż 10 lat uznanej pracy (w tym zarówno zatrudnienia i niektórych okresów edukacyjnych) otrzymują 20 dni płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownicy z 10 lub więcej lat uznanej pracy dostać 26 dni. 

Pracodawcy muszą płacić co najmniej 80% wynagrodzenia pracownika za zwolnienie chorobowe. Wysokość dni chorobowych opłacanych przez pracodawcę zależy od wieku pracownika:

• W przypadku pracowników poniżej 50 roku życia pracodawca płaci za maksymalnie 33 dni urlopu chorobowego w roku kalendarzowym.

• W przypadku pracowników w wieku 50 lat lub starszych pracodawca płaci do 14 dni. 

• Po tych okresach (33 lub 14 dni, w zależności od wieku), zakład ubezpieczeń społecznych (ZUS ) przejmuje wynagrodzenie chorobowe.

5. Podatek dochodowy i ubezpieczenie społeczne w Polsce

Pracodawcy muszą zarejestrować pracowników w ZUS w ciągu siedmiu dni kalendarzowych od rozpoczęcia zatrudnienia. Składki na ubezpieczenie społeczne obejmują emeryturę, niepełnosprawność, wypadek i ubezpieczenie zdrowotne, z określonymi stawkami dla każdego rodzaju. Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9% wynagrodzenia. Pracodawcy muszą przekazać składki na ubezpieczenie społeczne do ZUS do 15 lub 20 następnego miesiąca, w zależności od ich statusu prawnego.

Polska stosuje system progresywnego podatku dochodowego. W 2025 r. stawki wynoszą 12% od rocznego dochodu do 120 000 zł, a 32% od dochodu powyżej tego progu. Pracodawcy są odpowiedzialni za obliczanie, potrącanie i odprowadzanie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).

Pracodawcy muszą odliczyć i przekazać składki na ubezpieczenie społeczne zarówno pracownika, jak i pracodawcy do ZUS co miesiąc. Ubezpieczenie społeczne obejmuje ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe, a także ubezpieczenie zdrowotne.

• Ubezpieczenie emerytalne : podzielone równo (9.76%)

• Ubezpieczenie od niepełnosprawności : 6.5% wypłacane przez pracodawcę, 1.5% przez pracownika

• Ubezpieczenie wypadkowe : opłacane przez pracodawcę, zazwyczaj 1.67% dla małych pracodawców, ale stawka różni się w zależności od ryzyka

• Ubezpieczenie chorobowe : płatne przez pracownika (2.45%)

• Ubezpieczenie zdrowotne : opłacane przez pracownika (9%)

W sumie składki pracodawcy (w tym wszystkie fundusze) wynoszą około 18–20%, a składki pracowników 13–14%.

Pracodawcy muszą odprowadzać 2.45% wynagrodzenia brutto pracowników do funduszu pracy (1.00% do funduszu pracy i 1.45% do funduszu solidarnościowego). Pracodawcy wpłacają również 0.1% do funduszu świadczeń gwarantowanych pracowników.

Opieka zdrowotna jest finansowana z obowiązkowych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Nie musisz oferować prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego, ale dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne jest popularną korzyścią.

Najlepsze centra rekrutacyjne w Polsce

Niektóre miasta w Polsce znane są z konkretnych branż. Wiedza o tym, co każde miasto ma do zaoferowania, pozwala skupić się na zatrudnianiu we właściwym miejscu i szybciej obsadzić stanowiska. 

Największe ośrodki talentów w Polsce to:

• Warszawa jest stolicą i największym miastem Polski. Warszawa jest najważniejszym centrum biznesowym, finansowym i technologicznym w kraju. Jest gospodarzem międzynarodowych korporacji, instytucji finansowych i firm technologicznych.

• Kraków słynie z IT, usług biznesowych (BPO/SSC) i sceny startupowej. Kraków jest głównym miejscem zatrudnienia dla globalnych firm, zwłaszcza w zakresie technologii, finansów i usług wspólnych.

• Wrocław jest centrum IT, badań i rozwoju, produkcji i usług biznesowych, z silną obecnością globalnych firm technologicznych i firm inżynieryjnych.

• Poznań jest znany ze swoich sektorów produkcji, logistyki i usług biznesowych i jest popularną lokalizacją dla globalnych pracodawców.

• Gdańsk posiada wykwalifikowaną pulę talentów w dziedzinie IT, transportu, logistyki i finansów. Miasto ma coraz większą liczbę startupów technologicznych i globalnych centrów biznesowych.

Kluczowe branże w Polsce

Zrozumienie głównych branż w Polsce pozwala na porównanie wynagrodzeń i świadczeń. Możesz wykorzystać ten wgląd, aby dokonać mądrych wyborów dotyczących tego, gdzie zainwestować i rozwijać swoją siłę roboczą. 

Główne branże w Polsce to:

• Outsourcing procesów biznesowych (BPO) i usługi wspólne (SSC ): jest to jeden z najszybciej rozwijających się i najnowocześniejszych sektorów w Polsce. Globalne korporacje opierają swoje centra usług wspólnych na finansach, księgowości, HR i R&D w miastach takich jak Kraków, Warszawa i Wrocław ze względu na wysoko wykwalifikowaną, wielojęzyczną i wykształconą siłę roboczą.

• IT i usługi cyfrowe : Polska jest ważnym ośrodkiem talentów IT z dużą pulą programistów, inżynierów i specjalistów IT. Globalne firmy coraz częściej zakładają tu centra badawczo-rozwojowe i centra technologii cyfrowych. Rząd inwestuje również w technologie cyfrowe i sztuczną inteligencję.

• Motoryzacja : Jest to jeden z największych sektorów przemysłowych w Polsce. Koncentruje się na produkcji części i komponentów (zaopatrzenie światowych producentów), a także lekkich pojazdów użytkowych. Polska posiada również największą fabrykę akumulatorów do pojazdów elektrycznych w Europie.

• Elektronika i AGD : Polska jest wiodącym europejskim producentem elektroniki i urządzeń gospodarstwa domowego. Główne firmy globalne mają tam centra produkcyjne i badawczo-rozwojowe.

• Zaawansowana produkcja : Obejmuje to obszary takie jak lotnictwo i obronność, szczególnie w klastrach, takich jak Dolina Lotnicza na południowym wschodzie.

Koszt zatrudnienia pracownika w Polsce

Niezależnie od tego, czy zatrudniasz jednego pracownika, czy cały zespół w Polsce, wydatki są nieuniknione. Budżet na:

• Konfiguracja podmiotu (chyba że współpracujesz z pracodawcą formalnym)

• Ogłoszenia o pracy

• Koszty pracy osób przeprowadzających rozmowy kwalifikacyjne

• Lista płac

• Podatki

• Wynagrodzenia

• Świadczenia pracownicze

• Premie

• Dodatki

• Ubezpieczenie

• Podróże

• Tłumacz (jeśli dotyczy)

Według G-P G Verified Sources fromGia, wskaźnik obciążenia pracodawcy w Polsce, który obejmuje koszty uruchamiane na szczycie wynagrodzeń, wynosi około 20-21%. 

Czego potrzebuje firma, aby zatrudnić pracowników w Polsce?

Przed rozszerzeniem zespołu w Polsce upewnij się, że omówisz te podstawowe kwestie:

• Zarejestruj swoją firmę w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

• Zdobądź REGON (numer statystyczny).

• Rejestracja numeru identyfikacyjnego podatnika (NIP).

• Zarejestruj się w ZUS.

• Otwórz lokalne konto bankowe.

• Zarejestruj każdego nowego pracownika w ZUS.

• Zarejestruj się, aby uzyskać zgodność z przepisami BHP (BHP).

• Powiadom stanowy inspektorat pracy (w razie potrzeby).

• Skonfigurować systemy płacowe.

• Rejestracja na potrzeby podatku VAT

Założenie spółki zależnej w Polsce może zająć tygodnie lub miesiące. Użyj G-P EOR do zatrudniania pełnoetatowych pracowników w Polsce bez zakładania własnego podmiotu. Buduj swój zespół w Polsce po niższych kosztach i bez obaw, że postępujesz zgodnie z przepisami.

Etapy zatrudniania w Polsce

Proces rekrutacji w Polsce jest podobny do tego, który prawdopodobnie znasz w swoim kraju. Proces zatrudniania przebiega w pięciu podstawowych krokach: reklamowanie stanowiska, ocena aplikacji, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami, wysyłanie ofert pracy i wdrażanie nowych pracowników.

1. Reklamy wolnych miejsc pracy w Polsce

Utwórz szczegółowy opis stanowiska i określ rolę w oparciu o obowiązki i kwalifikacje. Upewnij się, że opis stanowiska jest zgodny z polskim prawem antydyskryminacyjnym i prawem pracy. 

Pracuj, Praca ,OLX Praca, LinkedIn i GoldenLine to popularne miejsca pracy w Polsce.

2 .Ocena aplikacji dla polskich kandydatów

Zbierz wnioski i przeglądaj życiorysy. Sprawdzaj kandydatów na podstawie ich kwalifikacji, doświadczenia i dopasowania do stanowiska. Potrzebujesz wyraźnej zgody na przeprowadzenie weryfikacji danych, skontaktowanie się z poprzednimi pracodawcami lub przejrzenie mediów społecznościowych specjalisty.

3. Wywiad z kandydatami w Polsce

Wywiad z kandydatami, którzy trafili na Twoją krótką listę. Możesz przeprowadzić te rozmowy osobiście lub wirtualnie. Używaj ustrukturyzowanych, niedyskryminujących pytań kwalifikacyjnych. Gia może pomóc w tworzeniu pytań zgodnych z przepisami antydyskryminacyjnymi w Polsce, dzięki czemu można znaleźć najlepiej pasujący do tej roli, przestrzegając lokalnych przepisów. 

4. Złóż oferty pracy w Polsce

Skontaktuj się z wybranym kandydatem, aby zaoferować mu stanowisko w Twojej firmie. Przygotowanie zgodnej z przepisami umowy o pracę w języku polskim. Należy uwzględnić wszystkie wymagane przepisami prawa warunki, takie jak stanowisko, wynagrodzenie, godziny pracy, data rozpoczęcia pracy itp. Obie strony muszą podpisać umowę przed rozpoczęciem pracy przez pracownika.

5. Wdrażanie nowych pracowników w Polsce

Teraz możesz wdrażać nowych pracowników. Zarejestruj nowego pracownika w ZUS w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia zatrudnienia. Zorganizuj obowiązkowe szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) i zaplanuj badanie lekarskie przed zatrudnieniem. Zbieraj i weryfikuj niezbędne dokumenty, takie jak dokumenty tożsamości, dyplomy i pozwolenia na pracę.

Jeśli pracujesz z pracodawcą formalnym, takim jak G-P™, nie musisz się martwić o obciążenia administracyjne związane z wdrożeniem. Usprawnimy ten proces, abyś mógł skupić się na szkoleniu nowego pracownika i włączeniu go do kultury Twojej firmy. 

Zatrudnianie wykonawców w Polsce

Współpraca z niezależnymi kontrahentami w Polsce może być opłacalnym sposobem na przetestowanie rynku i budowanie obecności, bez zaangażowania pracowników pełnoetatowych. Kontrahenci z siedzibą w Polsce rozumieją lokalne zachowania, zasady i praktyki biznesowe konsumentów. Będą gotowi do szybkiego rozpoczęcia pracy z własnym sprzętem i ustalonymi procesami pracy.

Zatrudnianie wykonawców pozwala łatwo dostosować siłę roboczą w zależności od potrzeb biznesowych, bez złożoności i kosztów zatrudnienia. 

Przed zawarciem umowy z niezależnym wykonawcą w Polsce należy rozważyć następujące kwestie:

1. Pracownicy vs. niezależni wykonawcy w Polsce

Ważne jest, aby zrozumieć różnicę między pracownikami a niezależnymi wykonawcami. W Polsce pracodawcy zatrudniają pracowników do pracy, a w zamian wypłacają im regularne wynagrodzenie i świadczenia. Niezależni kontrahenci świadczą usługi. W przeciwieństwie do pracowników, kontrahenci ustalają swoje harmonogramy, używają własnego sprzętu i pracują nad konkretnymi projektami, zamiast odgrywać stałą rolę.

2. Kary za błędną klasyfikację w Polsce

Zaklasyfikowanie kogoś jako kontrahenta, gdy nie jest to możliwe, może prowadzić do surowych kar. W przypadku błędnej klasyfikacji należy:

• Zapłacić wszystkie zaległe składki ZUS za okres błędnej klasyfikacji.

• Płacić nieopłacony podatek dochodowy z odsetkami.

• Nałożyć grzywny za naruszenie prawa pracy, które mogą wynosić od 1,000–30 000 zł za przestępstwo.

3. Jak płacić kontrahentom w Polsce

G-P Contractor™ usuwa niechlujny, czasochłonny proces zatrudniania i płacenia międzynarodowym kontrahentom. Możesz tworzyć i wystawiać umowy oraz płacić kontrahentom za pomocą zaledwie kilku kliknięć, a wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności procesu.

Zatrudnianie pracowników i wykonawców w Polsce z G-P

Nasze produkty oparte na SaaS i AI – EOR , Contractor i Gia – wspierają firmy w budowaniu i zarządzaniu globalnymi zespołami. 

G-P jest uznanym liderem w globalnym zatrudnieniu z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem, największym zespołem ekspertów ds. kadr, prawnych i zgodności oraz globalną zastrzeżoną bazą wiedzy.

Ułatw sobie ekspansję do Polski z G-P. Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj demo już dziś.

Często zadawane pytania (FAQ)