Wdrażanie i odejście z pracy odgrywają kluczową rolę w płynnym prowadzeniu każdej firmy. Doświadczenia te mają długotrwały wpływ na pracowników, dlatego ważne jest, aby procesy te były angażujące i zapadały w pamięć.

Wrażenia związane z odejściem z pracy są często pomijane, ale nie mniej ważne niż doświadczenia związane z wdrożeniem, ponieważ odejście z pracy w gorzkim stylu może mieć długoterminowe konsekwencje. Według ankiety Glassdoor70 procent osób poszukujących pracy analizuje recenzje firm — z których wiele jest pisanych przez byłych pracowników — przed podjęciem decyzji o karierze.

W przypadku pracy zdalnej tworzenie ustrukturyzowanego programu wdrażania i odejścia z pracy wiąże się z dodatkową złożonością; istnieją różne wyzwania, takie jak luki komunikacyjne, różne strefy czasowe, a także sprzeczne pochodzenie kulturowe, dlatego ważne jest dostosowanie istniejących procesów do tego nowego sposobu pracy.

Podstawowym aspektem, o którym należy pamiętać przy projektowaniu programów wdrażania i wyłączania, jest zgodność z przepisami. Zarządzanie globalnymi zespołami oznacza żonglowanie różnymi przepisami i regulacjami, dlatego zgodność z przepisami powinna pozostać najwyższym priorytetem na każdym etapie cyklu życia pracownika, aby chronić zasoby i informacje firmy, uniknąć problemów prawnych i utrzymać reputację w niezmienionej pozycji. W tym artykule wyjaśnimy, jak zapewnić zgodność dla zespołów zdalnych na wszystkich etapach wdrażania i zakończenia współpracy.

Czym jest wdrożenie?

Zwykle pierwszy tydzień nowego pracownika zajmuje się wdrażaniem pracowników, które obejmuje działania zaznajomiające ich z wizją, misją, wartościami i kulturą firmy. Pomaga to nowym pracownikom poznać strukturę organizacyjną i szczegóły ich roli. Mówiąc prościej, jest to pierwsze wrażenie, jakie Twój nowy talent wywrze na Twojej firmie.

Mimo tego, że badanie przeprowadzone przez Gallupa wykazało, że tylko 12 procent pracowników uważa, że ich pracodawca świetnie sobie radzi z wdrażaniem nowych członków zespołu. Wdrażanie nie powinno być ograniczane do spotkań wprowadzających i rozmów kontrolnych z kierownikami. Możesz zrobić wszystko, co w jego mocy, przydzielając starszego pracownika każdemu nowemu pracownikowi; dzięki temu będzie mógł zwrócić się do niego z pytaniami w pierwszym tygodniu pracy.

Ustrukturyzowany proces wdrażania jest kluczem do tego, aby pracownicy zdalni czuli się połączeni z firmą, nawet jeśli są rozproszeni po całym świecie. Pomaga również skrócić czas osiągnięcia produktywności i zmniejsza margines błędu w dłuższej perspektywie.

Możesz zapewnić zgodny z przepisami proces wdrażania do pracy, wykonując następujące zadania:

Zweryfikuj i zbierz wymagane dokumenty: dokumenty mogą być bardzo żmudne, ale dokumentacja, taka jak umowy o pracę, jest niezbędna do spełnienia standardów krajowych, a także jasnego określenia oczekiwań dotyczących nowych talentów.

Aby proces ten był w pełni zgodny z przepisami, upewnij się, że nowi pracownicy rozumieją warunki zatrudnienia i podpiszą umowy o zachowaniu poufności, polisy przeciw nękaniu, formularze ubezpieczenia zdrowotnego i klauzule dotyczące rozwiązania umowy.  Aby proces ten był w pełni zgodny z przepisami, upewnij się, że nowi pracownicy rozumieją warunki zatrudnienia i podpiszą umowy o zachowaniu poufności, polisy przeciw nękaniu, formularze ubezpieczenia zdrowotnego i klauzule dotyczące rozwiązania umowy.

Ważną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę w tej początkowej fazie, jest prywatność pracowników. Obowiązki i prawa dotyczące relacji pracodawca-pracownik mogą się znacznie różnić w zależności od kraju, a niuanse te muszą być uwzględniane podczas tworzenia polityk dla zespołów międzynarodowych.

Mimo że pracodawcy zwykle mają dostęp do informacji na temat sprzętu należącego do firmy, ważne jest, aby uzyskać zgodę pracowników. Firma może zazwyczaj monitorować następujące aspekty:

  • E-maile biznesowe
  • Platformy zarządzania pracą
  • Historia przeglądania stron internetowych
  • Lokalizacja geograficzna

Komunikuj procesy przepływu pracy: Według SHRM słaba komunikacja może prowadzić do zniszczonych relacji, zerwania zaufania i wyższego poziomu złości i wrogości w miejscu pracy.

W związku z tym jasne i dynamiczne informowanie o procesach przepływu pracy w Twojej firmie pomoże usprawnić zadania, zwiększyć morale zespołu, a przede wszystkim pomóc pracownikom zrozumieć oczekiwania dotyczące pracy.

Możesz komunikować się i potwierdzać procesy firmy poprzez wirtualne spotkania, podręczniki i wiadomości e-mail. Aby ograniczyć naruszenia bezpieczeństwa informacji, wszystkie informacje należy udostępniać i odpowiadać na nie za pośrednictwem firmowej poczty elektronicznej i bezpiecznego serwera.

Zapewnianie szkoleń specyficznych dla stanowiska: Badanie przeprowadzone przez Upwork przewidywało, że w ciągu najbliższych pięciu lat 36.2 miliony pracowników będą pracować zdalnie. Oznacza to wzrost o 87 procent w porównaniu ze statystykami sprzed pandemii. Dlatego też należy ponownie ocenić tradycyjne programy szkoleniowe, aby pomóc pracownikom zdalnym w rozwoju.

Jeśli firma nie przeprowadzi odpowiedniej weryfikacji pracownika lub nie zapewni odpowiedniego szkolenia, może to prowadzić do kosztownych procesów sądowych w przypadku zaniedbania w miejscu pracy.

Na przykład, jeśli pracownik zostanie poproszony o korzystanie z urządzenia, ale nie ma niezbędnych umiejętności technicznych, pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za wszelkie szkody wyrządzone przez pracownika sobie lub innym osobom w miejscu pracy za niedostarczenie z wyprzedzeniem odpowiednich procedur szkoleniowych.

Skontaktuj się z nami

Co to jest offboarding?

Zakończenie stosunku pracy nigdy nie jest przyjemne, niezależnie od tego, czy jest to dobrowolna rezygnacja, czy zwolnienie. Można to jednak uczynić płynnym przejściem, tworząc ustrukturyzowany program offboardingu — nie tylko pomaga to uniknąć przyszłych problemów prawnych, ale również pielęgnuje markę pracodawcy.

Z raportu opracowanego przez People Path i Cornell University wynika, że około jedna trzecia byłych pracowników utrzymuje powiązania z poprzednimi pracodawcami, a 15 % nowych pracowników pochodzi z rekomendacji byłych pracowników. W związku z tym pozostawienie dobrego wrażenia na odchodzących pracownikach może sprawić, że Twoja firma będzie się wyróżniać i pomóc przyciągnąć przyszłe globalne talenty.

Możesz zapewnić zgodny z przepisami proces zakończenia współpracy, wykonując następujące działania:

Powiadomienie o rozwiązaniu stosunku pracy: W przypadku rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem zdalnym najlepiej jest zrobić to osobiście podczas rozmowy wideo. W ten sposób możesz przeprowadzić prywatną rozmowę i spokojnie wyjaśnić przyczyny rozwiązania stosunku pracy.

Zasady dotyczące rozwiązania stosunku pracy są różne w każdym kraju, co sprawia, że przestrzeganie przepisów jest niezbędne do uniknięcia przyszłych konsekwencji prawnych dla firmy.

Na przykład w Stanach Zjednoczonych zatrudnienie według uznania umożliwia pracodawcom dobrowolne zwolnienie pracowników w dowolnym momencie bez wcześniejszego powiadomienia.

Z kolei w Wielkiej Brytanii pracodawcy muszą zapewnić tygodniowe wypowiedzenie za każdy rok pracy lub 12tygodniowe wypowiedzenie, jeśli są zatrudnieni przez co najmniej 12 lat. Przestrzeganie przepisów krajowych pomoże zapewnić zgodność z przepisami podczas procesu odejścia z firmy.

Z drugiej strony w Wielkiej Brytanii pracodawcy muszą zapewnić tygodniowe wypowiedzenie za każdy rok pracy lub 12tygodniowe wypowiedzenie, jeśli są zatrudnieni przez co najmniej 12 lat. Przestrzeganie przepisów krajowych pomoże zapewnić zgodność z przepisami podczas procesu odejścia z firmy.

Ochrona własności intelektualnej: Czy wiesz, że 20 % firm doświadczyło naruszeń ochrony danych od byłych pracowników?

Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą zapewnić bezpieczeństwo danych:

  • Zwiększenie współpracy między działami HR i IT.
  • Unikaj korzystania z udostępnionych kont.
  • Regularnie zmieniaj hasła.
  • Natychmiast dezaktywuj loginy i konto e-mail odchodzących pracowników.
  • Zaplanuj okresowe tworzenie kopii zapasowych danych.

Pracownicy zdalni są bardziej podatni na naruszenia bezpieczeństwa danych, ponieważ przepływ danych nie może być monitorowany w taki sam sposób, jak w przypadku zespołów na miejscu. Kilka dodatkowych czynników przyczyniających się do rozwoju firmy to:

  • Korzystanie z urządzeń osobistych w celu uzyskania dostępu do wrażliwych informacji firmowych.
  • Łączenie z publicznymi sieciami Wi-Fi.
  • Przechowywanie danych firmy w chmurze.

Konsekwencje prawne naruszeń bezpieczeństwa danych mogą być katastrofalne zarówno dla Twojej reputacji, jak i dla Twoich finansów. Na przykład British Airways musiały zapłacić 20 milion GBP grzywny 2020 za błędy w zabezpieczeniach, które ułatwiły cyberatak, który spowodował wyciek danych osobowych klientów i pracowników.

Zapewnienie odpowiedniej odprawy i rekompensaty za zwolnienie: ostateczna odprawa, do której uprawniony jest pracownik, jest obliczana na podstawie przyczyn rozwiązania stosunku pracy i stażu pracy — ważne jest, aby zapoznać się z przepisami krajowymi, aby uniknąć problemów prawnych, takich jak pozwy o niesprawiedliwą płatność.

Na przykład w Niemczech nie ma odprawy ustawowej, jednak wielu pracodawców zapewnia 50 procent miesięcznego wynagrodzenia za rok pracy. Z kolei w Chinach odprawa jest równoważna miesięcznemu pełnemu wynagrodzeniu za każdy rok pracy.

Każdy błąd w procesie rozwiązania umowy, w szczególności w odniesieniu do obowiązków związanych z odprawą, może spowodować poważne i kosztowne problemy ze zgodnością z przepisami.

Klucz do udanego wdrożenia i zakończenia współpracy

Pamiętaj, że pierwsze wrażenie pracownika jest równie ważne jak ostatnie pożegnanie. Jeśli te procesy zostaną zignorowane, nie tylko wpłynie to na wyniki Twoich pracowników, ale może również zaszkodzić Twojej reputacji, utrudniając utrzymanie i pozyskiwanie przyszłych talentów.

Zgodność z przepisami pomaga uniknąć problemów prawnych i chronić aktywa firmy. W dłuższej perspektywie ustrukturyzowany program wdrażania i odejścia z pracy może pomóc Ci stać się preferowanym pracodawcą i wyróżnić się na skalę globalną.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, jak stworzyć najlepsze w swojej klasie doświadczenie w zakresie wdrażania i odchodzenia od pracy dla zespołów zdalnych, skontaktuj się z Globalization Partners . Nasza w pełni zgodna z przepisami Global Growth Platform™ pomaga firmom budować i skalować międzynarodowe zespoły oraz umożliwia firmom zarządzanie całym procesem kadrowym, od rekrutacji i wdrażania do zgodnej z przepisami konfiguracji listy płac i zakończenia współpracy – wszystko to za pomocą jednej platformy.

Dowiedz się więcej o naszej platformie i poproś o ofertę już dziś.

Zapytanie ofertowe

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszych dwóch nowych podręcznikach:

 

Lubisz to czytać?
Skontaktuj się z nami