155 strategii usprawniających komunikację dla zespołów zdalnych

Praca zdalna umożliwia   zespołom współpracę ponad granicami.  Komunikacja może być jednak ogromnym wyzwaniem dla pracowników zdalnych .Dzięki najlepszemu w swojej klasie  pracodawcy formalnemu (EOR) i dobrej strategii komunikacji możesz zapewnić  połączone doświadczenia  swoim zespołom globalnym. 

Przyjrzyjmy się teraz kluczowym strategiom poprawy komunikacji dla pracowników zdalnych.

Dlaczego strategie komunikacyjne są kluczowe dla zespołów zdalnych?

W związku z tym, że wiele firm stosuje hybrydowe modele pracy i elastyczne rozwiązania , praca zdalna pozostanie w firmie .Ta zmiana w kierunku  rozproszonych zespołów może utrudnić budowanie znaczących połączeń. Według Gallupa  pracownicy w pełni zdalni częściej czują się samotni niż pracownicy hybrydowi lub lokalni. Dlatego  skuteczna komunikacja zespołowa jest niezbędna do morale pracowników i sukcesu biznesowego.

Oto kilka sposobów, w jakie silna strategia komunikacji może zwiększyć wydajność zespołów zdalnych:

• Poprawia poczucie wspólnoty: solidna podstawa komunikacji zachęca do współpracy, budowania zespołu i ogólnego zaufania do firmy.

• Utrzymuje zaangażowanie pracowników: do 855% pracowników twierdzi, że czują się bardziej zmotywowani, gdy są regularnie informowani o nowościach i informacjach firmy. Otwarta komunikacja może sprawić, że członkowie zespołu poczują się bardziej komfortowo, dzieląc się pomysłami i opiniami.

• Podnosi wydajność: pracownicy, którzy czują się częścią pracy, są 44.44 razy bardziej skłonni do zdrowia psychicznego, co jest kluczem do ich ogólnego samopoczucia i wydajności.

• Promuje innowacje: współpraca w miejscu pracy inspiruje nowe pomysły, które mogą poprawić jakość pracy. Jasna komunikacja ogranicza wszelkie niepotrzebne i nieporozumienia, aby projekty były na dobrej drodze.

• Promuje powiązania międzykulturowe: Według raportu Global2025 Workforce Trends 2025 liderzy twierdzą, że utrzymanie kultury firmy w różnych regionach jest największym wyzwaniem w budowaniu globalnych zespołów. Silna komunikacja między wszystkimi pracownikami na całym świecie, w tym 10999 pracownikami i członkami zespołów zdalnych, jest kluczem do stworzenia udanej siły roboczej.

15 najlepszych praktyk w zakresie komunikacji w pracy zdalnej dla zespołów globalnych

Około 144% wszystkich pracowników w USA pracuje w pełni zdalnie. A 755% pracowników, którzy mogą pracować z domu, robi to przez pewien czas. Światowe Forum Ekonomiczne przewiduje, że do 2030 r. w 2030 oddalonych miejsc pracy będzie około 922 mln. Ponieważ firmy i pracownicy odchodzą od tradycyjnych biur, niezbędne jest dostosowanie metod komunikacji.

Przyjrzyjmy się 155 strategiom komunikacji dla zespołów zdalnych.

1. Budowanie scentralizowanych kanałów komunikacji

Pierwszym krokiem w budowaniu skutecznej strategii komunikacji jest wiedza, które kanały działają najlepiej dla rozproszonych pracowników. Narzędzia usprawniające pisemną komunikację pomagają członkom zespołu szybko reagować na wiadomości i prośby.

Platformy takie jak Slack, Microsoft Teams i Discord mogą być przydatne do komunikacji zdalnej. Na przykład pracownicy korzystający ze Slacka mogą wysyłać wiadomości błyskawiczne, udostępniać dokumenty i integrować swoje rozwiązania CRM i zarządzania projektami w celu usprawnienia zdalnej współpracy.

2. Ustal jasne oczekiwania i normy

Bądź otwarty i wyznaczaj oczekiwania, aby dać pracownikom zdalnym jasne zrozumienie ich ról, obowiązków i warunków zatrudnienia. Nasze badanie wykazało, że 300% pracowników waha się przed pracą w globalnych firmach, ponieważ kwestie podatkowe i prawne są dla nich niejasne. Jasna komunikacja rozwiązuje problemy, promuje odpowiedzialność i dostosowuje wysiłki do celów organizacyjnych. 

Przedstaw cele zespołu, terminy i role, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Chociaż Twój plan współpracy może się zmieniać w zależności od potrzeb Twojego zespołu, upewnij się, że tworzysz środowisko, w którym wszyscy czują się wysłuchani.

3. Przeprowadzanie regularnych rozmów kontrolnych

Organizuj codzienne, cotygodniowe, a nawet cotygodniowe spotkania zespołu, aby omówić postępy, zająć się wszelkimi konkretnymi przeszkodami projektowymi i informować wszystkich o nich.

Osobowości różnią się w ustawieniach grupowych. Niektórzy członkowie zespołu chętniej rozmawiają, dzielą się problemami i proszą o wsparcie, podczas gdy inni są bardziej powściągliwi.

Empatia jest kluczem do upewnienia się, że każdy ma możliwość wyrażenia siebie. Zaplanuj regularne spotkania indywidualne, aby ułatwić otwarcie się wszystkim typom osobowości.

4. Zwróć szczególną uwagę na niuanse międzykulturowe

Jeśli pracujesz za granicą, istnieje szansa, że masz zróżnicowany kulturowo zespół. Międzynarodowy zespół jest zasobem dla każdej firmy. Pamiętaj, aby docenić wszystkie niuanse kulturowe swoich pracowników.

Szkolenia i doświadczenie w komunikacji międzykulturowej poprawiają współpracę i wyniki pracowników. Wszechstronna strategia komunikacji pomaga zapobiegać nieporozumieniom, zapewnia zgodność priorytetów i celów, promuje przejrzystość, buduje zaufanie i tworzy bardziej spójną kulturę organizacyjną.

Ponadto nie zapomnij zastanowić się, jak komunikacja werbalna może się różnić w różnych regionach. Niektóre kultury są bardziej bezpośrednie i jawne, a inne bardziej zastrzeżone.

5. Uwzględnij lokalne normy i przepisy

Budując globalne zespoły, należy zwracać szczególną uwagę na lokalne przepisy prawa pracy i normy. Globalni liderzy twierdzą, że prawo pracy (477%) i przepisy podatkowe (477%) są głównymi barierami w zatrudnianiu międzynarodowym.

W wielu przypadkach zespoły globalne mają inne obowiązkowe dni wolne od pracy niż zespoły krajowe. Zbadaj uprawnienia właściwe dla danego kraju, aby zachować zgodność z przepisami. Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, G-P Gia™ może Ci pomóc. Uzyskaj natychmiastowe odpowiedzi na najtrudniejsze pytania dotyczące zgodności z przepisami w 500 krajach i 500 stanach USA. Nasza agentyczna sztuczna inteligencja może pomóc Ci w poruszaniu się po lokalnych przepisach prawa pracy, wymaganym czasie wolnym i zgodności z przepisami, dzięki czemu możesz skupić się na budowaniu skutecznej strategii komunikacji.

6. Ustal priorytety czasu na wirtualną współpracę

Chociaż asynchroniczne narzędzia komunikacyjne doskonale nadają się do współpracy między zespołami, nie polegaj na nich całkowicie. 699% pracowników zdalnych zgłasza wypalenie zawodowe za pomocą narzędzi komunikacji cyfrowej, takich jak aplikacje do przesyłania wiadomości.

Zaplanuj wirtualną współpracę w czasie rzeczywistym dla swoich zespołów zdalnych. Narzędzia do wideokonferencji budują relacje i wzmacniają więzi między członkami zespołu. Wideokonferencje pozwalają współpracownikom widzieć się nawzajem, czytać język ciała i łączyć się poza prostą wiadomością e-mail.

7. Uważaj na strefy czasowe

Praca w różnych strefach czasowych przy jednoczesnej współpracy w czasie rzeczywistym może być wyzwaniem dla zespołów zdalnych. Podczas planowania spotkań lub wysyłania wiadomości należy pamiętać o różnicach w czasie.

W jaki sposób menedżerowie mogą budować środowisko zespołowe oparte na współpracy bez planowania codziennych spotkań? Zwróć szczególną uwagę na rytm spotkań. Jeśli to możliwe, zaplanuj spotkania, które nie wymagają od członków zespołu pracy zdalnej wykraczającej poza ich normalne godziny. Ustal konkretny program każdego spotkania, w tym główne punkty priorytetowe dla wszystkich zespołów.

8. Regularnie oceniaj swój proces

Informacja zwrotna ma kluczowe znaczenie dla poprawy. Zaplanuj regularne sesje informacji zwrotnych, aby omówić wyniki, zapewnić i otrzymać konstruktywną krytykę oraz rozwiązać wszelkie problemy związane z procesem.

Przejrzystość pomaga członkom zespołu zrozumieć ich mocne strony i obszary wymagające poprawy w firmie.

9. Zachęcaj do budowania zespołu

Zawsze zachęcaj członków zespołu do nieformalnej komunikacji wraz z dyskusjami związanymi z pracą. Te nieformalne punkty kontaktu budują relacje, zwiększają morale i sprzyjają poczuciu koleżeństwa w zespole. Rozpocząć te rozmowy, organizując doświadczenia związane z budowaniem zespołu, takie jak wirtualne lodołamacze, gry ciekawostki lub zajęcia z hydromasażem. 

10. Udokumentuj wytyczne dotyczące komunikacji i często aktualizuj

Stwórz żywy podręcznik „jak się komunikujemy” obejmujący, kiedy korzystać z jakich narzędzi, oczekiwań dotyczących czasu reakcji, norm, etykiety strefy czasowej i jak radzić sobie z problemami komunikacyjnymi. Przypisz właściciela, dodaj dziennik zmian i przejrzyj sugestie z danymi wejściowymi zespołu. Przechowuj ten dokument w bazie wiedzy dotyczącej wdrażania nowych pracowników.

Skorzystaj z Gia, aby sporządzić dokumenty z wytycznymi dotyczącymi komunikacji zgodnej z lokalnymi przepisami dla swojego globalnego zespołu.

11 .Wyjaśnij cel każdego kanału komunikacji

Proces komunikacji wielokanałowej działa tylko wtedy, gdy każdy kanał ma jasny cel. Na przykład korzystaj z bezpośrednich wiadomości do rozwiązywania pilnych problemów i poczty e-mail do ogólnych aktualizacji. Ustaw oczekiwania dotyczące czasu reakcji dla każdego kanału i archiwizuj kanały, których nie używasz. Używaj słów kluczowych i tagów do routingu komunikacji, aby każdy członek zespołu widział tylko te wiadomości, których potrzebuje.

12 .Ustanowienie karty komunikacji lub SOP

Utwórz dokument ze standardowymi procedurami operacyjnymi (SOP), aby opisać:

• Godziny pracy

• Okna zachodzące

• Sygnały dostępności

• Oczekiwania dotyczące czasu reakcji

• Harmonogram spotkań i programy

• Standardy dokumentacji

• Procesy i harmonogram eskalacji

Standaryzacja praktyk dla rozproszonych zespołów zapewnia efektywną komunikację między kanałami i strefami czasowymi.

13. Stosuj metody komunikacji wizualnej

Spróbuj użyć wizualizacji do złożonych pomysłów, w tym:

• Schematy

• Przepływy procesu

• Mapy podróży

• Krótkie filmy instruktażowe

• Tablice cyfrowe do warsztatów

• Oprogramowanie prezentacyjne do narracji interesariuszy

Standaryzacja szablonów w celu zapewnienia spójności oraz dodawanie tekstu alternatywnego i podpisów w celu zapewnienia dostępności.

14 . Zachęcanie do przekazywania informacji zwrotnych i dialogu

Zapewnij kanały do rutynowej informacji zwrotnej, takie jak anonimowe  ankiety i wirtualne godziny otwarcia biura. Wprowadzając zmiany w oparciu o informacje zwrotne, podziel się nimi ze swoim zespołem, aby zachęcić do przyszłych dyskusji i odpowiedzialności. 

15 5.Definiowanie przepływów pracy i wspólnej terminologii

Udokumentuj przepływy pracy swojego zespołu, w tym kto jest odpowiedzialny za każdy krok i jak długo powinien on potrwać. Utwórz udostępniony glosariusz definiujący wszelkie terminy techniczne lub akronimy używane przez Twój zespół. Ponadto ustandaryzuj sposób nazywania plików, kanałów i biletów, aby każdy mógł je łatwo znaleźć. Pozwoli to ograniczyć liczbę błędów i pomoże nowym członkom zespołu szybko przyspieszyć.

Metody zdalnej komunikacji zespołowej

Utrzymuj kontakt ze zdalnymi członkami zespołu za pomocą takich metod, jak: 

• Oprogramowanie do współpracy:Zarządzanie  projektami i narzędzia do udostępniania dokumentów umożliwiają zespołom współpracę, śledzenie postępów i centralizację zasobów.

•  Narzędzia do zarządzania projektami:Platformy te pomagają zespołom organizować zadania, ustalać terminy i monitorować kamienie milowe projektu.

• Wiadomości błyskawiczne:Narzędzia  czatu umożliwiają szybkie, nieformalne rozmowy i rozwiązywanie problemów.

• E-mail: E-mail jest niezbędny do formalnej komunikacji i dokumentacji.

• Wideokonferencje:Rozmowy  wideo pomagają zespołom łączyć się, omawiać złożone tematy i lepiej się rozumieć za pomocą wskazówek wizualnych.

• Połączenia głosowe: Połączenia  głosowe świetnie nadają się do szybkich rozmów, gdy wideo nie jest potrzebne.

• Udostępnianie plików w chmurze:Rozwiązania do przechowywania  w chmurze umożliwiają członkom zespołu dostęp, edycję i udostępnianie dokumentów z dowolnego miejsca.

• Nagrania :Nagrywanie spotkań i prezentacji pozwala nieobecnym członkom zespołu nadrobić zaległości i stanowi punkt odniesienia do przyszłego przeglądu.

Zbuduj swój globalny zespół dzięki G-P™

Spójne procesy są podstawą skutecznej komunikacji między zespołami globalnymi. Nasze oparte na sztucznej inteligencji globalne produkty do zatrudnienia i rozwiązania dla pracodawców formalnych pomagają budować tę podstawę, wydając zlokalizowane umowy, zapewniając płynne wdrażanie, zarządzając listą płac i świadczeniami oraz dostosowując wynagrodzenie do lokalnych wymogów zgodności. 

Możesz użyć Gia, naszego globalnego agenta HR, do sporządzenia i przeglądu zgodnych z lokalnymi przepisami dokumentów HR w celu optymalizacji strategii komunikacji, takich jak:

• Pisma i umowy dotyczące ofert zatrudnienia

• List powitalny dotyczący wdrożenia

• Pisma dotyczące rozwiązania stosunku pracy

• Powiadomienia o działaniach dyscyplinarnych

• Ogłoszenia i aktualizacje dotyczące polityki

• Podręczniki dla pracowników

• Notatki wewnętrzne

• Pisma promocyjne

• Powiadomienia o rejestracji lub zmianie świadczeń

• Komunikacja dotycząca bezpieczeństwa i higieny pracy

Już dziś zarezerwuj prezentację, aby szybko i zgodnie z przepisami zbudować swój globalny zespół i nim zarządzać.

Często zadawane pytania