Czym jest stała siedziba?

Stała siedziba to koncepcja obejmująca wiele szarych stref. Różni się on w zależności od kraju, ale określa, kiedy firma przekracza granicę od sporadycznych postępowań biznesowych do trwałych, które można następnie opodatkować i uzyskać przychody dla kraju, w którym prowadzi działalność. Dzięki planowi zbliżania się do PE wiele przedsiębiorstw może przygotować się na te opłaty i opracować strategię dotyczącą tego, które lokalizacje są najlepsze do prowadzenia działalności, na przykład te o przyjaznych traktatach podatkowych.

Skuteczne zarządzanie PE zapewnia wiele korzyści, a zignorowanie go lub próba wślizgnięcia się pod radar może mieć  poważne konsekwencje finansowe i prawne dla firmy. Ważne jest, aby zrozumieć, kiedy i gdzie PE może stać się problemem, zwłaszcza jeśli globalizacja jest na horyzoncie.

Stała siedziba

Definicja stałych zmian między krajami. Każdy z nich może mieć inny zestaw kryteriów, ale termin ten zazwyczaj odnosi się do działalności biznesowej, która jest stabilna, trwała i generuje przychody w kraju goszczącym. Dotyczy to spójnych działań biznesowych, a nie sporadycznych lub nieczęstych. Istotnym elementem jest posiadanie stałego miejsca prowadzenia działalności, choć nie jest to jedyny wymóg.

Mimo że nie ma globalnej siły prawnej do egzekwowania PE, Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) jest wiodącym organem międzynarodowym, którego wiele krajów i profesjonalistów oczekuje na wskazówki.

Niektóre ogólnie przyjęte kryteria obejmują:

• Musi istnieć stałe miejsce prowadzenia działalności, takie jak stały adres, konto bankowe lub inna obecność fizyczna. Jeśli pracownicy regularnie zajmują budynek w celu prowadzenia działalności, może to być postrzegane jako PE. Budynek nie musi również należeć do organizacji, ponieważ przestrzeń do współpracy, wynajem, a nawet dom pracownika mogą być PE.
• Pracownicy prowadzą działalność w kraju generującym przychody. Sprzedaż prosta nie jest jedynym problemem, ponieważ taktyki marketingowe, negocjowanie umów i wiele innych działań biznesowych można uznać za generowanie przychodów w szerszej interpretacji terminu. Niektóre kraje będą trzymać się standardowej definicji, a inne będą bardziej inkluzywne.
• Działanie jest prowadzone w odpowiednim czasie. Aspekt ten może się różnić w zależności od kraju i branży, ale ogólnie rzecz biorąc, działanie to musiałobo mieć miejsce przez określony czas, zanim zostanie uznane za PE. Kraje mogą postrzegać te ramy czasowe jako okres ciągły, taki jak sześć miesięcy lub dłużej, lub łączną liczbę dni w określonym okresie. Mogą wykorzystać rok podatkowy do określenia, gdzie zaczynają się i kończą te punkty, a niektóre firmy wykorzystują systemy roku obrotowego, pracując przez dwa lata, efektywnie dzieląc swój czas w kraju na dwie mniejsze części.
• Przeprowadzony pracownik lub firma znajduje się pod kontrolą spółki macierzystej w innym kraju. Zazwyczaj kryterium to odnosi się do agentów dokonujących transakcji i negocjacji. Jeśli agent jest niezależny, np. ma wielu klientów spoza Twojej firmy, nie jest pod kontrolą Twojej firmy. Ewentualnie agent pozostający na utrzymaniu, specjalnie dla Twojej firmy, zazwyczaj wywołałby PE. Innym czynnikiem PE jest upoważnienie agenta do podpisywania umów w imieniu firmy.

Ze względu na te kryteria w większości krajów istnieje wiele rodzajów PE, które mogą wywołać, na przykład te, które w oparciu o ich lokalizację, agentów lub oferowane usługi. Aby określić, czy Twoja firma jest PE, zapoznaj się z listą kontrolną stałego zakładu.

Czy Twoja firma...

• Czy pracownicy, którzy pracują w stałym, stałym zakładzie? Jeśli wracają do tego samego miejsca podczas wizyty, zwłaszcza jeśli jest to miejsce własnością firmy lub jest wynajmowane przez firmę, prawdopodobnie jest to działalność nawykowa.
• Pracować w tym miejscu? Jeśli działania biznesowe związane z głównym celem firmy często się tam prowadzą, jest bardziej prawdopodobne, że będą to PE.
• Dochód z pracy? W przypadku generowania przychodów zwiększa się prawdopodobieństwo uznania ich za PE.
• Posiadasz agentów pozostających na utrzymaniu z uprawnieniami do zawierania umów? Nawet bez ustalonego miejsca prowadzenia działalności agenci pracujący dla firmy mogą tworzyć PE.

Jak PE różni się między krajami

Niektóre kraje są bardziej rygorystyczne w zakresie egzekwowania i identyfikacji PE, podczas gdy inne stosują luźne podejście. Ogólnie rzecz biorąc, krajami, które są pobłażliwe, są te, które są zainteresowane wzrostem gospodarczym i przyciąganiem inwestycji, a te, które są rygorystyczne, są bardziej ugruntowane.

Na przykład Chiny przyjmują bardzo szerokie podejście do PE, obejmujące szeroki wachlarz przedsiębiorstw i prac. Wiele części Europy jest agresywnych w dążeniu do przestrzegania przepisów dotyczących PE.

Jak PE różni się między branżami

Ponieważ branże mogą mieć znacznie różne modele biznesowe, nie dziwi fakt, że PE różni się w zakresie zastosowania w określonych dziedzinach. Niektóre kraje jasno określają te specyfikacje, podczas gdy inne wykorzystują szerszy opis, aby uwzględnić pracę.

Oto kilka obszarów, w których PE ma szczególne względy:

• Budownictwo: Ponieważ projekty te nie są trwałe, PE zazwyczaj analizuje długość projektu. Wiele krajów poszukuje ciągłej aktywności w okresie sześciu miesięcy.
• Doradztwo: wiele firm konsultingowych nie ma ustalonego miejsca prowadzenia działalności, więc PE zajmuje się działalnością niefizyczną. Mogą się one różnić w zależności od czasu i rodzaju usługi, ale powszechnym podejściem jest sprawdzenie, czy usługi są świadczone przez 183 dni lub więcej w danym 12-month okresie, który czasami jest taki sam jak rok podatkowy.
• Agenci i brokerzy: W przypadku branż z agentami lub brokerami PE  uważa zależność tych osób od spółki macierzystej. Firma nie może ich kontrolować za granicą, jeśli chce uniknąć PE.

Innym ważnym i zmieniającym się sektorem jest sprzedaż cyfrowa i e-commerce. Większość przepisów podatkowych i traktatów powstała przed rozwojem handlu elektronicznego i popularnością transakcji cyfrowych. Z tego powodu kraje musiały kwestionować tradycyjne definicje PE. Kryteria szybko się zmieniają i są dość niespójne w różnych krajach.

Wiele firm stara się opierać na wirtualnej komunikacji i handlu elektronicznym, myśląc, że można uniknąć PE poprzez to. Chociaż strategia ta mogła działać w przeszłości, coraz więcej krajów zamyka tę lukę. Mogą wykorzystywać generowanie przychodów jako jedyne kryteria PE, które mogą obejmować sprzedaż online, centra hostingu serwerów i agregację mediów informacyjnych. Każda firma, która polega na wirtualnej komunikacji z podmiotami międzynarodowymi, aby zarabiać, musi rozważyć możliwość wirtualnej PE. Jeśli jeszcze Cię to nie dotyczy, może to dotyczyć w przyszłości i możesz łatwo się tego spodziewać.

Jedną ze strategii, na którą patrzą niektóre kraje europejskie, jest prosty podatek cyfrowy, który omija większość złożoności przepisów PE. Wielka Brytania analizuje podatek od usług cyfrowych, który nakładałby 2% opłaty na przychody pochodzące z działalności w Wielkiej Brytanii w zakresie wyszukiwarek internetowych, platform mediów społecznościowych i wyszukiwarek internetowych. Będzie on skierowany do największych behematów technologicznych i przychodów podatkowych wygenerowanych z pomocą danych użytkowników. UE przygląda się podobnym propozycjom z 3%.

Zagrożenia i korzyści związane z przygotowaniem PE

Przed prowadzeniem działalności w obcym kraju należy koniecznie zmierzyć stałe ryzyko związane z założeniem firmy i zrozumieć, co może ono oznaczać dla firmy. Celowa konfiguracja PE może przynieść kilka korzyści i pomóc w zarządzaniu globalną ekspansją. Wiedza o tym, jak uniknąć trwałego ryzyka związanego z miejscem pracy, może być również ważna, jeśli wykonujesz tam pracę tymczasową.

Świadczenia pracownicze

Większość zalet konfiguracji PE sprowadza się do planowania.

• Zmniejsza to ryzyko niespodziewanych podatków. Nagła ingerencja PE może skutkować naliczeniem kar i odsetek za okres, w którym Pan/Pani nie płacił/a. Oczywiście zaczyna również pobierać zagraniczne podatki, na które być może nie zaplanowano wzrostu.
• Zapewnia spokój ducha, że przestrzegasz przepisów kraju goszczącego i płacisz swoje składki. Nie musisz martwić się o obchodzenie się z władzami i ryzyko bycia postrzeganym jako ktoś, kto próbuje obejść swoje podatki.
• Możesz znaleźć sposoby na poprawę swojej wydajności podatkowej i znaleźć najlepsze ramy generowania przychodów. Łatwiej jest również współpracować z władzami i budować lepsze relacje z krajem goszczącym.

Zagrożenia

Chociaż istnieją znaczące korzyści, ryzyko związane z PE jest znaczne.

• Otworzysz się na nieprzewidywalne podatki. Jeśli nie planujesz PE, te dodatkowe opłaty mogą być pogrubione i zmarnować Twój budżet. Niezależnie od tego, czy próbujesz wywołać PE, czy go uniknąć, planowanie możliwości zawsze jest dobrym pomysłem. Dokładna analiza kraju i lokalnych przepisów pomoże Ci zrozumieć, jakie ryzyko podejmujesz.
• Być może płacisz dwa razy więcej podatków. W zależności od infrastruktury firmy możesz ostatecznie płacić podatki zarówno w kraju ojczystym, jak i kraju goszczącym. Nawet bez inicjowania PE możesz zobaczyć podatki od działalności i opłaty potrącane u źródła od płatności brutto z zagranicy. Traktaty podatkowe między krajami mogą pomóc w zarządzaniu tymi opłatami dzięki takim kryteriom pobłażliwości lub niższym stawkom dla krajów partnerskich. Inną opcją pomocy przy podatkach zagranicznych jest poszukiwanie ulg podatkowych z kraju ojczystego.
• Możesz zaszkodzić swojej reputacji. Jeśli nie przygotuje się Pan/Pani do PE, może Pan/Pani być postrzegany/-a jako niewspółpracujący/-a i nie wypłacający sprawiedliwej akcji. Twoje relacje z tym krajem i jego mieszkańcami mogą być zagrożone, co stanowiłoby poważny problem marketingowy dla wielu firm.
• Możesz przeprowadzić więcej audytów i rozmów z organami podatkowymi. Więcej audytów oznacza więcej czasu i pieniędzy.
• Możesz narazić się na odsetki i kary. Jeśli lecisz pod radarem PE od jakiegoś czasu, możesz otrzymać odsetki w oparciu o podatki, które powinieneś zapłacić w tym czasie. Inne kary mogą również być znaczne.
• Po wywołaniu PE możesz mieć więcej obowiązków sprawozdawczych. Płace i ubezpieczenia społeczne to poważne obawy, ponieważ niektóre kraje mają wobec nich istotne wymagania.

Często zadawane pytania dotyczące placówek o stałym statusie

PE mogą być skomplikowane. Oto kilka najczęściej zadawanych pytań na ich temat.

1. Jaka jest różnica między stałą siedzibą a filią?

Obie te kwestie są bardzo bliskie i nie ma żadnych różnic, chociaż spółka zależna zwykle działa bardziej jak firma krajowa. Można to uznać za PE, jeśli ma on silną kontrolę ze strony spółki macierzystej.

2. Czy osoby fizyczne mogą wyzwalać PE?

Ogólnie rzecz biorąc, nie. PE wpływa na opodatkowanie osób fizycznych, a nie osób fizycznych. Niezależni wykonawcy i wyłączni właściciele zazwyczaj nie wywołują PE.

3. Co jest uważane za aktywność nawykową?

Krótka, jednorazowa wizyta w celu określenia zakresu rynku nie byłaby nawykowa. Jeśli w ciągu kilku lat odbywałeś wiele długich podróży, przechodzisz na zwykłe terytorium. Inne przykłady zwykłego użytkowania obejmują projekty trwające dłużej niż sześć miesięcy.

4. Jakie działania nie powodują PE?

Jeśli działania są pomocnicze lub przygotowawcze, zazwyczaj nie wywołują one PE. Działania te nie stanowią integralnej i istotnej części ogólnej działalności biznesowej. Jeśli ogólny cel działania jest taki sam, jak cel firmy, prawdopodobnie nie jest to działanie pomocnicze lub przygotowawcze i może spowodować PE.

5. Czy spółki partnerskie są ustanowione na stałe?

Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, jak aktywne jest partnerstwo zagraniczne w stosunku do partnera w kraju goszczącym. Niektóre kraje aktywują PE w przypadku mniej zaangażowanych partnerstw niż inne.

6. Jak zmienia się PE?

Wiele organów podatkowych coraz bardziej agresywnie poszukuje przypadków PE. Badanie przeprowadzone przez PwC wykazało, że 63% respondentów biznesowych zgodziło się z tym stwierdzeniem. Wraz z rozwojem wirtualnych praktyk biznesowych możemy spodziewać się zmian, które dotyczą handlu elektronicznego i innych form zdalnego generowania przychodów.

7. Czy nieruchomości przeznaczone na wynajem zaliczają się do stałej siedziby?

Zazwyczaj posiadanie nieruchomości przeznaczonej na wynajem nie wystarczy do wywołania PE. Z drugiej strony, jeśli używasz go jako miejsca do prowadzenia normalnej działalności, prawdopodobnie tak będzie. Firmy leasingowe mogą również tworzyć PE z wielu obiektów.

Konfiguracja PE

Jeśli patrzysz na globalną ekspansję i chcesz utworzyć PE, proces może się różnić, ale zazwyczaj obejmuje następujące kroki:

• Przeprowadź badania. Oczywiście każda droga do międzynarodowych transakcji biznesowych wymaga szeroko zakrojonych badań. Musisz przyjrzeć się kwotom podatku PE, tym, jakie części Twoich potencjalnych przychodów będą opodatkowane, ile będziesz wydawać na prowadzenie działalności w kraju goszczącym oraz jak będą wyglądać różnice w zatrudnieniu i płacach.
• Porównaj opcje. Jeśli rozważasz wiele krajów, spójrz na czynniki, które wpłyną na zyski z każdego z nich, takie jak bardziej pobłażliwe traktaty podatkowe lub krajowe ulgi podatkowe dla działalności zagranicznej.
• Przygotuj dokumentację. Utworzenie PE wiąże się z zarejestrowaniem Twojej firmy w lokalnym urzędzie we właściwym czasie. Jeśli tego nie zrobisz, możesz ponieść kary.

Jedną z części PE, która może być skomplikowana, jest zarządzanie zatrudnieniem zagranicznych pracowników. Globalna organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego (PEO) upraszcza zadanie, działając jako pracodawca krajowy. Wynagrodzenie pochodzi od organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego wraz z świadczeniami. Inne przydatne elementy obejmują dostęp do platformy rozszerzeń, która pomaga zarządzać firmami w innych krajach.

Skontaktuj się z Globalization Partners w sprawie stworzenia stałej siedziby

 

Stałe placówki są często niezbędnym elementem rozwoju firmy. Umożliwiają one szerszy zasięg i łatwy dostęp do zasobów, które mogą nie znajdować się w kraju ojczystym. Ale przychodzą ze swoim udziałem ryzyka. Pomiędzy podatkami, kwestiami zgodności z przepisami i zadaniem zatrudniania pracowników zagranicznych założenie PE w innym kraju nie zawsze jest proste.

Globalization Partners to globalna organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego, która dba o zgodność z przepisami, dzięki czemu możesz skupić się na innych aspektach rozwoju biznesu. Aby dowiedzieć się więcej o naszym kompleksowym rozwiązaniu i o tym, jak Globalization Partners może pomóc w rozwiązywaniu problemów związanych z PE, skontaktuj się z nami już dziś .

Aby uzyskać więcej informacji na temat organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego, pobierz nasz e-book z 20 pytaniami, które należy zadać przed wyborem globalnej organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego:

Pobierz e-book