Czym są zagrożenia związane z błędną klasyfikacją niezależnych wykonawców?

Najważniejsze wnioski: 

• Pułapki prawne: błędna klasyfikacja pracowników jako niezależnych wykonawców może wylądować w legalnej gorącej wodzie i spowodować grzywny, zaległe podatki i niewypłacone wynagrodzenia.

• Powszechne przyczyny : Błędy są zwykle szczerymi niedopatrzeniami. Lokalne przepisy zmieniają się nagle lub szczegóły administracyjne zostają pominięte. 

• Proaktywna zgodność z przepisami to najlepsza obrona: Regularne kontrolowanie klasyfikacji pracowników, sprawdzanie umów i przestrzeganie wytycznych prawnych pozwala kontrolować ryzyko.

Talent nie jest już powiązany z kodem pocztowym. Firmy mogą teraz zatrudniać osoby z zagranicy i z różnych rodzajów zatrudnienia. Ta elastyczność sprawiła, że globalni wykonawcy są wybierani pod kątem szybkości i potrzeb opartych na projektach. Istnieje jednak ryzyko, które często pozostaje niezauważone, dopóki nie jest za późno: błędna klasyfikacja niezależnych wykonawców.  

Zrozumienie różnicy między pracownikiem a wykonawcą – i posiadanie odpowiedniego partnera do zarządzania obydwoma – chroni Twoją firmę w miarę skalowania.

Czym jest błędna klasyfikacja niezależnych wykonawców?

Klasyfikacja pracownika określa, w jaki sposób pracownik jest opodatkowany, jakie świadczenia przysługują mu i jakie przepisy prawa pracy mają zastosowanie. 

Błędna klasyfikacja niezależnych wykonawców to:

• Naruszenie prawa pracy i prawa podatkowego 

• Traktowanie pracownika jak niezależnego wykonawcy

• Pomijanie podatków od wynagrodzeń, świadczeń i ubezpieczenia dla pracownika, który nie został sklasyfikowany jako pracownik

• Posiadanie kontroli nad tym, jak, kiedy i gdzie wykonywana jest praca, pomimo tytułu kontraktowego pracownika

Błędna klasyfikacja niezależnych wykonawców nie jest: 

• Po prostu kwestia tego, co jest napisane w umowie. Nawet jeśli pracownik podpisuje dokument stwierdzający, że jest wykonawcą, organy prawne przyglądają się relacji zawodowej w celu ustalenia statusu pracownika.

Przyjrzyjmy się różnicom między pracownikiem a wykonawcą, aby w pełni zrozumieć różnicę:

Aby uzyskać pełny przegląd, przeczytaj nasz przewodnik dotyczący różnic między pracownikami a wykonawcami .

Ochrona firmy przed ryzykiem błędnej klasyfikacji

Podczas gdy zatrudnianie wykonawców zapewnia elastyczność, błędna klasyfikacja pracowników jako niezależnych wykonawców ma konsekwencje finansowe, prawne, operacyjne i reputacyjne. 

Ryzyko finansowe

Najpilniejszym skutkiem błędnej klasyfikacji jest sytuacja finansowa. Kary często obejmują zaległe podatki, nieopłacone składki na ubezpieczenie społeczne, nieopłacone nadgodziny i wysokie odsetki.

Ryzyko prawne 

Poza kwestiami podatkowymi, istnieje również kosztowne postępowanie sądowe dotyczące naruszeń standardów pracy. Pracownicy niesklasyfikowani mogą ubiegać się o świadczenia z mocą wsteczną, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, płatny urlop i odprawa. 

W niektórych jurysdykcjach kierownictwo może nawet zostać oskarżone o umyślną błędną klasyfikację. Łącznie te kary i koszty prawne mogą łatwo osiągnąć miliony dolarów.

Ryzyko operacyjne

Zobowiązania związane z klasyfikacją siły roboczej mogą zagrozić Twoim transakcjom biznesowym. Podczas fuzji lub przejęcia (M&A) problemy związane z błędną klasyfikacją mogą obniżyć wycenę firmy i opóźnić transakcje. Nierozwiązane problemy z klasyfikacją mogą również zahamować ostateczne rozliczenia podatkowe i wywołać kontrolę rządu podczas zamykania podmiotu lub opuszczania rynku.

Szkoda wizerunkowa

Wieści o błędnej klasyfikacji pracowników szybko się rozprzestrzeniają – a negatywna prasa jest trudna do wstrząsnięcia. Może to utrudnić przyciąganie najbardziej utalentowanych pracowników i budowanie zaufania klientów.

Dlaczego dochodzi do błędnej klasyfikacji niezależnych wykonawców

Przyczyny zazwyczaj dzielą się na dwie kategorie: 

1. Uczciwe błędy : Błędna klasyfikacja jest zwykle niezamierzona. Globalne przepisy prawa pracy są złożone i stale się zmieniają. Możesz zatrudnić wykonawcę do krótkoterminowego projektu, ale zakresy się zmieniają i relacje ewoluują. Pracownicy, którzy zaczynali jako niezależni wykonawcy, są wtedy pracownikami po zmianach lokalnych przepisów, nie zdając sobie z tego sprawy.

2. Oszczędności: Zatrudnienie pracownika jest droższe niż zatrudnienie wykonawcy – często o 20–30% więcej ze względu na podatki, świadczenia i koszty sprzętu. Niektóre firmy celowo klasyfikują pracowników jako wykonawców, aby uniknąć płacenia podatków od wynagrodzeń, ubezpieczenia i świadczeń. Ale ten krótkoterminowy zysk nie przewyższa długoterminowego ryzyka.

Jak uniknąć ryzyka błędnej klasyfikacji niezależnych wykonawców

Poruszanie się po szarej strefie między „pracownikiem” a „wykonawcą” wymaga czujności i dogłębnego zrozumienia lokalnych przepisów.

Znajomość lokalnych przepisów i polityk

Każdy kraj – a często także państwa w obrębie kraju – ma unikalne testy na zatrudnienie. W Stanach Zjednoczonych Departament Pracy (DOL) i IRS mają określone standardy. Stany takie jak Kalifornia używają testu ABC do określenia statusu pracownika. 

Jurysdykcje, takie jak Nowy Jork, nie lekceważą błędnej klasyfikacji pracowników. Pracodawcy mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności za naruszenia przepisów dotyczących wynagrodzeń, w tym za niepłacenie nadgodzin i płacy minimalnej. Władze spoglądają poza to, co mówi etykieta umowy i badają, w jaki sposób praca jest faktycznie wykonywana.

W Europie nie ma jednego ogólnounijnego prawa, które określałoby status pracownika. Zamiast tego każdy kraj UE ma własne testy i kryteria prawne. Na przykład we Francji sądy stosują podejście faisceau d’indices (pakiet wskaźników), biorąc pod uwagę kontrolę, integrację, zależność gospodarczą i autonomię. 

Krótko mówiąc, nie można zastosować uniwersalnego podejścia do klasyfikacji pracowników. Lokalizacja zatrudniająca określa, które przepisy prawa pracy mają zastosowanie. 

Projekt pisemnych umów

Upewnij się, że każdy wykonawca ma pisemną umowę, która określa zakres prac, warunki płatności i określa ich niezależny status. 

Należy pamiętać, że chociaż ważne są silne umowy z niezależnymi wykonawcami, nie stanowią one zabezpieczenia przed błędną klasyfikacją pracowników. Ostatecznie zależy to od rzeczywistej relacji zawodowej. 

Prowadź dokładną dokumentację

Prowadzić szczegółowe rejestry niezależności wykonawcy. Obejmuje to ich licencję biznesową, faktury, dowód, że sprzedają swoje usługi innym klientom oraz dowód, że używają własnego sprzętu.

Monitorowanie zmieniających się relacji

Dzisiejsza relacja z wykonawcą zgodna z przepisami może jutro okazać się niezgodna z przepisami. Jeśli kontrahent jest z Tobą od lat, pracuje w pełnym wymiarze godzin i jest zintegrowany z codziennymi przepływami pracy, nadszedł czas, aby rozważyć przeklasyfikowanie.

Inteligentniejsze podejście do klasyfikacji pracowników

Ręczne zarządzanie klasyfikacją w wielu jurysdykcjach jest nieefektywne i ryzykowne. G-P   zajmuje się globalną zgodnością z przepisami dotyczącymi zatrudnienia, dzięki czemu możesz zatrudnić odpowiednie talenty we właściwy sposób.

G-P Contractor™: Zgodność oparta na sztucznej inteligencji

G-P Contractor ułatwia zatrudnianie i opłacanie wykonawców w ponad 190 krajach. Nasz oparty na sztucznej inteligencji mechanizm globalnej zgodności sprawdza umowy z wykonawcami pod kątem lokalnych przepisów prawa pracy i zatrudnienia w Twoim kraju docelowym. Identyfikuje ryzyko błędnej klasyfikacji i daje Ci praktyczne sugestie dotyczące tego, co należy zmienić, aby zapewnić zgodność.

G-P Gia™: globalny przedstawiciel działu kadr

Gia jest sztuczną inteligencją dla HR. Może odpowiedzieć na najtrudniejsze pytania dotyczące zgodności w 50 krajach i wykonać zadania związane z klasyfikacją pracowników w ciągu kilku minut, takie jak:

• Interpretuj fragmenty umowy, aby sprawdzić, czy skłaniają się ku cechom pracownika lub wykonawcy

• Wyjaśnij, w jaki sposób czynniki klasyfikacji są stosowane w różnych jurysdykcjach

• Wskazówki dotyczące tego, jaka dokumentacja lub dowody mogą być potrzebne do prawidłowej klasyfikacji

• Odpowiedz na pytania dotyczące najnowszych trendów, zmian regulacyjnych lub orzecznictwa mających wpływ na klasyfikację pracowników

• Pomoc w przygotowaniu się do audytów lub przeglądów związanych ze statusem pracownika

Gia analizuje konkretny scenariusz zatrudniania w oparciu o naszą zastrzeżoną bazę wiedzy na temat lokalnych przepisów prawa pracy, aby zapewnić natychmiastowe wskazówki dotyczące tego, czy kandydat kwalifikuje się jako wykonawca czy pracownik, eliminując zgadywanie z klasyfikacji pracowników.