Guide till distansarbete

Viktiga lärdomar

• Att erbjuda distansarbete multiplicerar dina talangalternativ: Att bygga en distansarbetsstyrka är ett sätt att övervinna lokala kompetensbrister.

• Fjärrarbetare behöver anslutning och tydlighet: Regelbundna avstämningar, samarbetsverktyg och tydliga riktlinjer gör distansarbete möjligt.

• Efterlevnad är viktigt: En Employer of Record (EOR) minimerar risken för att anställa över gränserna. 

Med distansarbete kan du anställa den bästa personen för jobbet, oavsett var de bor. När världen blir din talangpool finns färdigheter i efterfrågan nära till hands.

Låt oss ta en närmare titt på vad det innebär att arbeta på distans och varför det är ett alternativ värt att erbjuda.

Vad är distansarbete?

Att arbeta på distans innebär att utföra arbetsuppgifter utanför ett traditionellt kontor. Anställda på distans kan arbeta var som helst – hemma, på ett kafé eller på ett bibliotek. Vissa teammedlemmar på distans använder samarbetsutrymmen som de delar med anställda från andra företag.

Även om många jobb kan utföras på distans kan vissa positioner kräva att anställda är på plats en del av tiden.

Varför väljer människor distansjobb?

Många föredrar att arbeta på distans eftersom det är flexibelt, låter dem bo där de vill och eliminerar pendling.

Enligt en 2025 Harvard Business School-undersökning skulle 40% av arbetstagarna ta en lönesänkning på 5% eller mer för att arbeta på distans. I Storbritannien skulle anställda offra 8 % av sin årslön för ett flexibelt arbetsupplägg.

Typer av distansarbetesstrukturer

Företag som vill erbjuda alternativ för distansarbete kan välja mellan flera typer av inställningar:

1. Helt avlägset: Anställda som är helt avlägset går aldrig in på ett kontor. De arbetar alltid från sin föredragna arbetsplats. I vissa fall kanske företaget inte ens har ett centralt kontor eller huvudkontor.

2. Hybrid: Hybrid-anställda delar sin tid mellan sin personliga arbetsplats och kontoret. Hur ofta anställda arbetar på distans eller på kontoret beror på deras preferenser och företagspolicyer.

3. Fjärrarbete som tillval: Vissa företag erbjuder möjligheten att arbeta på distans under särskilda omständigheter, men föredrar starkt att anställda är på kontoret så mycket som möjligt. Alternativet för distansarbete kan vara något anställda använder när de har ett sjukt barn hemma eller andra hushållsförpliktelser.

4. Tillfälligt avlägsen: Företag kan arbeta på distans baserat på behov. I en tillfälligt avlägsen miljö finns det förståelsen att anställda kommer att återvända till kontoret så småningom.

Vilka jobb kan en distansanställd göra?

De flesta jobb som involverar datorer, som ekonomi, teknik och digital marknadsföring, kan göras på distans. Enligt FlexJobs är de vanligaste fjärrjobben :

• Programvaruingenjör

• Revisor

• Produktchef

• Verkställande assistent

• Finansiell analytiker

• Representant för kundtjänst

• Chef för kundframgång

• Redovisningschef

• Produktdesigner

• Författare

Många jobb som tidigare krävde en personlig närvaro kan nu utföras på distans tack vare teknik. Personliga tränare kan coacha kunder via Zoom. Reseguider kan leda virtuella museipromenader. Terapeuter kan erbjuda telehälsovårdssessioner.

Så länge du har en stabil internetanslutning kan de flesta jobb göras på distans till viss kapacitet.

För- och nackdelar med distansarbete

Om du är intresserad av att bygga en distribuerad arbetskraft, här är fördelarna och nackdelarna med distansarbete.

Fördelar med att erbjuda distansarbete

1. Attraherar fler kandidater: De flesta arbetssökande vill arbeta hemifrån åtminstone en del av tiden. Du kommer sannolikt att se fler ansökningar från kvalificerade kandidater om du erbjuder ett fjärralternativ. Fjärrarbete minskar också omlokaliseringslogistik, visumbehandling - som H-1B-visum - och immigrationsförseningar, så att du kan anställa kompetenta människor var som helst i världen mycket snabbare.

2. Leder till högre produktivitet: Anställda på distans kan arbeta under sina maximala produktivitetstimmar och vila när energin sjunker. De har ofta färre distraktioner från kollegor och kan börja dagen utan stress av en pendling.

3. Minskar kostnaderna: Att gå delvis eller helt avlägset kan hjälpa dig att spara pengar genom att minska kontorshyrkostnader och visumsponsringskostnader.

4. Ger dig mer flexibilitet när du anställer: Att åka på distans utökar din anställningsradie. Du är inte längre begränsad till lokala talangpooler och fysiska kontor.

5. Uppmuntrar balans mellan arbete och privatliv: Många faktorer bidrar till utbrändhet, men brist på driftstopp och långa pendlingstider är två viktiga faktorer. Den tid som sparas från pendling kan gå mot motion, hushållssysslor, sömn och andra hälsosamma vanor som främjar välbefinnande.

Nackdelar med att erbjuda distansarbete

1. Tekniska svårigheter: Anställda kanske inte kan arbeta om de förlorar internetuppkoppling eller om ditt företags system är nere.

2. Brist på interaktion ansikte mot ansikte: Vissa distansanställda får aldrig träffa sina kollegor personligen. Bristen på interaktion ansikte mot ansikte kan göra att team känner sig isolerade eller ensamma, vilket kan minska engagemanget.

3. Försenade svar: När anställda arbetar ansikte mot ansikte kan de ställa frågor i realtid. I en avlägsen arbetsmiljö är det ofta en fördröjning.

4. Förtroendefrågor: Fjärrarbete kräver förtroende. Arbetsledare kan inte gå igenom kontoret och se vad deras anställda arbetar med. Övergången från att mäta närvaro till att mäta resultat kan vara utmanande för vissa chefer.

Bästa praxis för att bygga och hantera ett team på distans

Följ dessa bästa metoder för att bygga och hantera team på distans var som helst:

1. Skapa en policy för arbete hemifrån

Upprätta tydliga riktlinjer för att arbeta hemifrån. Lägg till din policy för arbete hemifrån i personalhandboken så att alla globala distansarbetare enkelt kan komma åt den. Riktlinjerna kan omfatta:

• Behörighetskrav

• Svarstider 

• Tillgänglighetskrav

• Överlappningstimmar för samarbete över tidszoner

• Regler för utrustning

• Protokoll för datasäkerhet

• Övertid och brytregler

När du skapar policyn bör du överväga lokala arbetslagar och se till att den följer varje plats du anställer på. Många länder har lagar om distansarbete som måste följas för att undvika böter.

Till exempel har distansarbetare i Spanien "rätt till ersättning och ersättning för utgifter". Detta innebär att arbetsgivare måste betala för den utrustning och de verktyg som den anställde använder för att arbeta på distans. Arbetsgivare i Polen är också skyldiga att tillhandahålla verktyg och material för att utföra distansarbete.

Att inkludera landsspecifika regler i din personalhandbok hjälper dig att följa arbetslagar överallt. Använd vår G-P Gia agentiska AI för global HR-efterlevnad för att generera en policy för arbete hemifrån på några minuter.

2. Konfigurera en fjärrintroduktionsprocess 

Skapa en onboardingprocess för distansanställda. En onboardingprocess effektiviserar HR-arbetsflödet och säkerställer efterlevnad av arbetslagar. Det ger också nyanställda klarhet och verktyg för att vara produktiva snabbare.

Definiera tidslinjer för att skicka utrustning, som bärbara datorer, så att de anländer före den nya medarbetarens startdatum. Du kan också schemalägga videosamtal för att introducera nyanställda till teamet.

Ge nyanställda tillgång till en användarvänlig utbildningsplattform, så att de har allt de behöver för att lyckas i sin roll.

Se till att ditt HR-team ägnar stor uppmärksamhet åt efterlevnad under introduktionen. Fokusera på klassificering av anställda, lokala arbetslagar och datasekretessbestämmelser. Se också till att den nyanställde förstår anställningsvillkoren, deras förmåner och arbetsförväntningar under onboardingen.

3. Standardisera kommunikationsverktyg

Stark kommunikation är avgörande för att distansteam ska kunna samarbeta, ansluta och producera bra arbete. Ge ditt team de resurser de behöver för att arbeta tillsammans.

Använd videoplattformar för interaktioner ansikte mot ansikte, som Google Meet eller Zoom. Konfigurera andra viktiga kommunikationsverktyg som e-post, molnbaserad fildelning, projektledning och snabbmeddelandeverktyg.

Alla ska ha tillgång till samma teknik, oavsett var de befinner sig.

4. Sätt tydliga förväntningar och resultatbaserade nyckeltal

Varje teammedlem bör veta vad som förväntas av dem. Fastställa nyckeltal (KPI) från dag ett. Dessa mätvärden kan fokusera på resultat som antalet slutförda projekt eller kvalitetspoäng. 

Det är viktigt att mäta framgång genom resultat, inte genom hur många timmar anställda lägger in. Genom att fokusera på resultat visar du anställda att du litar på att de hanterar ansvar på egen hand.

Använd avstämningar och prestationsgranskningar för att spåra framsteg. Se till att anställda har resurser att nå sina mål.

5. Främja anslutning

Checka in med teammedlemmar dagligen via ett snabbt e-postmeddelande eller snabbmeddelande. Använd regelbundna videomöten för att ge feedback, erbjuda support och ansluta på en personlig nivå.

Det är också viktigt att planera in tid för teammedlemmar att få kontakt med varandra. Uppmuntra samarbete eller värd teambuilding aktiviteter för att stärka relationer och öka moralen.

Försök att schemalägga möten vid en tidpunkt som inte kräver att anställda arbetar utöver sina schemalagda timmar. Det kan innebära att man överväger olika tidszoner eller hittar överlappande timmar. 

Vanliga fallgropar vid distansarbete

Att hantera en distansarbetsstyrka kan komma med överraskningar. Var medveten om följande:

1. Bristande efterlevnad av arbetslagstiftningen

Att anställa distansarbetare i andra länder kräver att man följer olika arbetslagar. Frankrike har till exempel ”rätt att koppla bort” lagar som gör det möjligt för anställda att ignorera e-postmeddelanden och samtal efter kontorstid. I Mexiko måste arbetsgivare ersätta anställda för proportionella internet- och elkostnader.

Arbetslagar kan vara komplexa och svåra att hålla reda på. G-P Med EOR kan du bygga upp ditt globala team i över 180 länder, utan att behöva oroa dig för efterlevnad.

2. Lönefel

Att betala anställda över gränserna är mer utmanande än inhemsk lönehantering. Du måste navigera i olika valutor, skattelagar, växelkurser och bonusar, som 13: e månadslön.

Lönemisstag kan leda till böter och missnöje hos de anställda. G-P EOR löser detta problem genom att automatisera global lönehantering med 99 % noggrannhet. Vi ser till att ditt team får rätt betalt och i tid.

3. Stress och utbrändhet för anställda

Gallup rapporterar att helt distans- och hybridanställda är mer benägna att uppleva stress än arbetare på plats.

Fjärranställda arbetar också ofta utöver schemalagda timmar. Detta kastar bort deras balans mellan arbete och liv och ökar utmattning och utbrändhet.

Hjälp anställda att hantera utmaningarna med att arbeta på distans genom att uppmuntra dem att följa en rutin och ta schemalagda pauser. Främja social interaktion för att minska ensamhet och stödja välbefinnande.

4. Missförstånd

Meddelanden kan gå förlorade när team förlitar sig på snabbmeddelanden och e-post för att kommunicera.

Främja videosamtal som ett sätt att snabbt rensa upp förvirring eller komplexa ämnen. Förtydliga när du ska använda vilket verktyg och uppmuntra distansanställda att vara tydliga i sin kommunikation. E-postmeddelanden ska till exempel vara specifika och tydligt förklara ”vad” och ”varför” för ett ämne.

5. Felaktig omplacering av medarbetare

Flytt av anställda kan utlösa juridiska problem. Anställda måste skaffa ett standard- eller distansarbetsvisum innan de arbetar i ett annat land.

En registrerad arbetsgivare kan hjälpa till med att hantera global mobilitet. På G-P sponsrar vi standardvisum för anställning på viktiga globala platser och hanterar pappersarbetet så att du inte behöver göra det.

Använd G-P EOR för att anställa distansarbetare globalt

Distansarbete är här för att stanna. Med G-P EOR kan du få din distansarbetsstyrka att växa – utan de växande smärtorna.

G-P EOR förenklar anställning, onboarding, lönehantering och HR. Med vår teknik kan du bygga internationella team i över 180 länder, utan att behöva upprätta någon enhet, samtidigt som du följer arbets- och skattelagarna.

Boka en demo idag.