Hiring independent contractors in Germany is a flexible way to tap into skills when you need them. But the rules governing these workers are far from simple. Germany has a strict approach to worker classification — and getting it wrong exposes you to legal and financial risks.
Arbeitnehmerklassifizierung in Deutschland: Angestellte vs. Selbstständige
Das deutsche Arbeitsrecht verwendet einen „Total Assessment“-Ansatz, um einen unabhängigen Auftragnehmer (selbständiger Mitarbeiter) von einem Mitarbeiter (arbeitnehmer) zu unterscheiden.
Behörden wie die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) und Arbeitsgerichte führen Statusbeurteilungen durch, um zu prüfen, ob ein Arbeitnehmer persönlich von den Kerngeschäften des Unternehmens abhängig und integriert ist.
Scheinselbständigkeit, oder falsche Selbstständigkeit, ist, wenn ein Arbeitnehmer wie ein unabhängiger Auftragnehmer erscheint, aber wie ein Mitarbeiter behandelt wird.
Zu den Faktoren, die auf ein Beschäftigungsverhältnis hindeuten, gehören:
- Control: The company controls where, how, and when the work gets done.
- Integration: The worker is integrated into the company’s organization. For example, they use a company email, they’re listed in internal directories, or they attend regular team meetings unrelated to specific projects.
- Lack of entrepreneurial risk: Getting regular, fixed remuneration, being economically dependent on the company, and using company equipment all signal a lack of entrepreneurial risk.
- Working exclusively for one client: Working exclusively or predominantly for one client over a long period is a strong indicator of employment, but classification is based on a holistic assessment of all factors.
Strafen für Auftragnehmer falsche Klassifizierung in Deutschland
Die fälschliche Einstufung eines Mitarbeiters als unabhängiger Auftragnehmer hat schwerwiegende Strafen zur Folge. Sie könnten Folgendes erleben:
- Social für Arbeitgeber- und Mitarbeiterbeiträge für bis zu vier Jahre bzw. bis zu 30 Jahre bei absichtlicher Fehleinstufung. Bei Zahlungsverzug kann eine Strafe von 1% pro Monat anfallen.
- Nachzahlung aller nicht gezahlten Lohnsteuern. Wurde die Mehrwertsteuer bereits vom Auftragnehmer entrichtet, ist sie möglicherweise nicht erstattungsfähig.
- Arbeitnehmer, die als Angestellte eingestuft werden, haben Anspruch auf Leistungen wie bezahlten Urlaub und Krankengeld.
- Bei vorsätzlicher Fehleinstufung und Nichtzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen drohen Geschäftsführern strafrechtliche Verfolgung bis hin zu Geld- und Freiheitsstrafen.
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Wie man unabhängige Auftragnehmer in Deutschland anheuert
Befolgen Sie diese Schritte, um Einstellungsauftragnehmer in Deutschland vorschriftsmäßig zu beauftragen:
1. Führen Sie eine Due Diligence durch
Entweder der Arbeitgeber oder der Auftragnehmer kann bei der DRV einen Antrag auf Statusfeststellungsverfahren stellen. Es ist in der Regel freiwillig, in einigen Fällen jedoch verpflichtend.
2. Entwurf eines Dienstleistungsvertrags
Wir empfehlen dringend, bei der Beauftragung von freien Mitarbeitern in Deutschland einen schriftlichen Dienstleistungsvertrag abzuschließen – entweder einen Dienstvertrag oder einen Werkvertrag, je nach Art des Beschäftigungsverhältnisses.
Es sollte eine Geschäftsbeziehung widerspiegeln und Folgendes beinhalten:
- Eine klare Beschreibung des Projekts, der zu erbringenden Leistungen und der Fristen
- Eine Klausel, die besagt, dass der Auftragnehmer ein unabhängiger Unternehmer ist, der für seine eigenen Steuern und Versicherungen verantwortlich ist und frei ist, für andere Auftraggeber zu arbeiten.
- Zahlungsdetails und Rechnungsabwicklung
- Klauseln zur Berufshaftung und Einhaltung der Versicherungsbestimmungen
- Klare Begriffe zur Inhaberschaft der Arbeit, zum Beispiel geistiges Eigentum
- Die Vertragsdauer und die Kündigungsbedingungen
3. Verwalten Zahlungen und Steuern in Deutschland
Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsbedingungen und Fristen im Dienstleistungsvertrag festgelegt sind.
Unternehmen behalten in der Regel keine Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge für freie Mitarbeiter ein, aber prüfen Sie immer die Ausnahmen und seien Sie sich bewusst, dass eine falsche Einstufung zu einer Haftung für Nachzahlungen führen kann. Bewahren Sie alle Rechnungen und Zahlungsbelege mindestens 10 Jahre lang auf, wie es das deutsche Recht vorschreibt.
Möglicherweise müssen Sie eine Künstlersozialabgabe für Auftragnehmer zahlen, die kreative Fachkräfte sind, wie Künstler oder Schriftsteller. Unternehmen, die ihr eigenes Geschäft bewerben und freiberufliche Künstler oder Publicisten dafür bereitstellen, müssen ebenfalls die Abgabe zahlen.
4. Berücksichtigen Sie die Rechnungsanforderungen für unabhängige Auftragnehmer in Deutschland.
Auftragnehmer müssen für ihre Leistungen Compliance-Rechnungen ausstellen. Diese Rechnungen enthalten in der Regel die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer, USt), die derzeit 19% beträgt. Der Kunde zahlt den gesamten Rechnungsbetrag (einschließlich Mehrwertsteuer) an den Auftragnehmer, der für die Abführung der Mehrwertsteuer an die Steuerbehörden verantwortlich ist. Auftragnehmer, die gemäß der Kleinunternehmerregelung als Kleinunternehmen gelten (mit einem Umsatz unterhalb der gesetzlichen Schwelle), müssen unter Umständen keine Mehrwertsteuer berechnen.
Zu den obligatorischen Bestandteilen der Auftragnehmerrechnung gehören:
- Vollständige Namen und Adressen beider Parteien
- Die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Auftragnehmers
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Nettobetrag, anfallende Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag
Für B2B-Transaktionen müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen. Dies ist bereits für Transaktionen im öffentlichen Sektor erforderlich und ist für B2B Transaktionen von 2025 obligatorisch.
Wie bezahlt man unabhängige Auftragnehmer in Deutschland
Unternehmen sollten deutsche Selbstständige auf Basis der von ihnen eingereichten Rechnungen bezahlen.
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Beendigung eines Auftragnehmervertrags in Deutschland
Die Kündigung ist größtenteils durch die Bedingungen im Dienstleistungsvertrag und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) geregelt. Die Vereinbarung über unabhängige Auftragnehmer sollte die Kündigungsfristen für eine gewöhnliche Kündigung festlegen. Gesetzliche Bestimmungen nach BGB können gelten, wenn keine vereinbarten Bedingungen vorliegen, und die geltenden Regeln hängen davon ab, ob es sich um einen Dienstvertrag oder einen Werkvertrag handelt.
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