Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Deutschland ist eine flexible Möglichkeit, um Fähigkeiten zu nutzen, wenn Sie sie benötigen. Aber die Regeln, die diese Arbeiter regeln, sind alles andere als einfach. Deutschland verfolgt einen strengen Ansatz bei der Klassifizierung von Arbeitnehmern – und wenn Sie es falsch machen, sind Sie rechtlichen und finanziellen Risiken ausgesetzt. 

Klassifizierung von Mitarbeitern in Deutschland: Mitarbeiter vs. unabhängige Auftragnehmer 

Die deutschen Arbeitsgesetze verwenden einen „Gesamtbewertungsansatz“, um einen unabhängigen Auftragnehmer (selbständige Mitarbeiter) von einem Mitarbeiter (Arbeitnehmer) zu unterscheiden. 

Behörden wie der Deutsche Rentenversicherungsbund (DRV) und Arbeitsgerichte führen Statusbestimmungen durch, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer persönlich von den Kerngeschäften des Unternehmens abhängig und in diese integriert ist. 

Scheinselbständigkeit oder gefälschte Selbstständigkeit liegt vor, wenn ein Mitarbeiter ein unabhängiger Auftragnehmer zu sein scheint, aber wie ein Mitarbeiter behandelt wird. 

Zu den Faktoren, die auf ein Arbeitsverhältnis hinweisen, gehören:

  • Kontrolle: Das Unternehmen steuert, wo, wie und wann die Arbeit erledigt wird.

  • Integration: Der Mitarbeiter ist in die Organisation des Unternehmens integriert. Sie verwenden beispielsweise eine Unternehmens-E-Mail, sind in internen Verzeichnissen aufgeführt oder nehmen an regelmäßigen Teambesprechungen teil, die nicht mit bestimmten Projekten zusammenhängen.

  • Mangelndes unternehmerisches Risiko: Regelmäßige, feste Vergütungen, wirtschaftliche Abhängigkeit vom Unternehmen und die Nutzung von Unternehmensgeräten signalisieren ein fehlendes unternehmerisches Risiko.

  • Ausschließlich für einen Kunden arbeiten: Die ausschließliche oder überwiegende Arbeit für einen Kunden über einen langen Zeitraum ist ein starker Indikator für die Beschäftigung, aber die Klassifizierung basiert auf einer ganzheitlichen Bewertung aller Faktoren.

Strafen für Fehlklassifizierung von Auftragnehmern in Deutschland

Die falsche Klassifizierung eines Mitarbeiters als unabhängiger Auftragnehmer hat schwere Strafen zur Folge. Sie können mit Folgendem konfrontiert werden:

  • Sozialversicherungsrückzahlungen für Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge für bis zu vier Jahre oder bis zu 30 Jahre für vorsätzliche Fehlklassifizierung. Säumniszuschläge von 1 % pro Monat können ebenfalls anfallen.

  • Rückzahlung aller unbezahlten Lohnsteuern. Wenn die Mehrwertsteuer zuvor vom Auftragnehmer bezahlt wurde, kann sie möglicherweise nicht zurückgefordert werden.

  • Arbeiter, die als Mitarbeiter gelten, haben Anspruch auf Leistungen wie bezahlten Urlaub und Krankengeld.

  • Bei vorsätzlicher Fehlklassifizierung und Nichtzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen können Geschäftsführer strafrechtlich verfolgt werden, einschließlich Geld- oder Gefängnisstrafen.

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So stellen Sie unabhängige Auftragnehmer in Deutschland ein

Befolgen Sie diese Schritte, um Auftragnehmer in Deutschland konform einzustellen:

1. Due Diligence durchführen

Entweder der Arbeitgeber oder Auftragnehmer kann beim DRV eine Statusbestimmungsbewertung (Statusfeststellungsverfahren) beantragen. Es ist normalerweise freiwillig, aber in einigen Fällen ist es obligatorisch. 

2. Einen Dienstleistungsvertrag entwerfen

Wir empfehlen dringend eine schriftliche Dienstleistungsvereinbarung – entweder einen Dienstvertrag (Dienstleistungsvertrag) oder einen Werkvertrag (Arbeits-/Ergebnisvertrag), je nach Art der Beauftragung – bei der Einstellung unabhängiger Auftragnehmer in Deutschland.

 Sie sollte eine Geschäftsbeziehung widerspiegeln und Folgendes umfassen:

  • Eine klare Beschreibung des Projekts, der Ergebnisse und Fristen

  • Eine Klausel, die besagt, dass der Auftragnehmer ein unabhängiger Unternehmer ist, für seine eigenen Steuern und Versicherungen verantwortlich ist und frei für andere Kunden arbeiten kann

  • Zahlungsdetails und Rechnungsverfahren

  • Klauseln zur Berufshaftpflicht und Versicherungskonformität

  • Klare Bedingungen für das Eigentum an Arbeiten, z. B. geistiges Eigentum  

  • Die Vertragsdauer und die Bedingungen für die Kündigung

3. Verwaltung von Auftragnehmerzahlungen und Steuern in Deutschland

Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsbedingungen und -fristen in der Dienstleistungsvereinbarung definiert sind. 

Unternehmen behalten im Allgemeinen keine Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge für unabhängige Auftragnehmer ein, prüfen jedoch immer auf Ausnahmen und seien sich bewusst, dass Fehlklassifizierungen zu einer Haftung für Rückzahlungen führen können. Bewahren Sie alle Rechnungen und Zahlungsunterlagen mindestens 10 Jahre lang auf, wie es das deutsche Recht vorschreibt.

Möglicherweise müssen Sie eine Sozialversicherungsabgabe (Artists' Social Security Levy, Künstlersozialabgabe) für Auftragnehmer zahlen, die Kreativprofis sind, wie z. B. Künstler oder Schriftsteller. Unternehmen, die für ihr eigenes Geschäft werben und freiberufliche Künstler oder Publizisten dazu beauftragen, müssen die Abgabe ebenfalls bezahlen.

4. Rechnungsanforderungen für unabhängige Auftragnehmer in Deutschland berücksichtigen

Auftragnehmer müssen für ihre Dienstleistungen konforme Rechnungen ausstellen. Diese Rechnungen enthalten in der Regel die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer oder USt), derzeit zu 19 %. Der Auftraggeber zahlt den gesamten Rechnungsbetrag (inkl. MwSt.) an den Auftragnehmer, der für die Überweisung der MwSt. an die Finanzbehörden verantwortlich ist. Auftragnehmer, die nach der Kleinunternehmerregelung als Kleinunternehmen gelten (mit Umsätzen unterhalb der gesetzlichen Schwelle), müssen möglicherweise keine Umsatzsteuer erheben.

Zu den obligatorischen Rechnungselementen für Auftragnehmer gehören:

  • Vollständige Namen und Adressen beider Parteien 

  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Auftragnehmers

  • Rechnungsdatum und -nummer

  • Beschreibung der Leistungen

  • Nettobetrag, anwendbare Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag

Für B2B-Transaktionen müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erhalten können. Dies ist bereits für Transaktionen des öffentlichen Sektors erforderlich und für B2B-Transaktionen ab 2025 obligatorisch.

Wie man unabhängige Auftragnehmer in Deutschland bezahlt

Unternehmen sollten unabhängige Auftragnehmer in Deutschland auf der Grundlage der von ihnen eingereichten Rechnungen bezahlen. 

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Beendigung eines Auftragnehmervertrages in Deutschland

Die Kündigung wird meist durch die Bedingungen des Dienstleistungsvertrags und des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) abgedeckt.

Die Kündigungsfristen für die ordentliche Kündigung sollten im Vertrag des unabhängigen Auftragnehmers festgelegt werden. Es können gesetzliche Bestimmungen des BGB gelten, wenn keine vereinbarten Bedingungen vorliegen und die geltenden Regeln davon abhängen, ob es sich bei dem Vertrag um einen Dienstvertrag (Dienstleistungsvertrag) oder einen Werkvertrag (Auftrag für Arbeiten/Ergebnisse) handelt.

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