Pour développer votre entreprise au Canada, vous devez embaucher une main-d’œuvre locale talentueuse et naviguer dans les réglementations complexes du pays en matière de paie et de fiscalité. Il est essentiel de comprendre les contributions statutaires, les retenues fiscales et les exigences de déclaration avant de pouvoir payer votre équipe en toute conformité.

Principaux aspects de la paie au Canada

La gestion de la paie au Canada implique la conformité aux lois fédérales et provinciales/territoriales. Les éléments clés comprennent la retenue d’impôt sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale et les règles de déclaration spécifiques.

Retenue d’impôt sur le revenu Canada

Le Canada utilise un système fiscal progressif aux niveaux fédéral et provincial. Les employeurs sont tenus de retenir l’impôt sur le revenu des employés et de le remettre à l’Agence du revenu du Canada (ARC). À compter du Juillet 2025, les tranches d’impôt fédéral sur le revenu sont :

• 15 % sur les revenus jusqu’à 57 692 CAD
• 20.5 % sur les revenus supérieurs à 57 692 CAD jusqu’à 115 384 CAD
• 26 % sur les revenus supérieurs à 115 384 CAD jusqu’à 178 867 CAD
• 29 % sur les revenus supérieurs à 178 867 CAD jusqu’à 252 987 CAD
• 33 % sur les revenus supérieurs à 252 987 CAD

Outre l’impôt fédéral, les employeurs doivent également retenir l’impôt sur le revenu provincial ou territorial, qui varie considérablement selon la juridiction.

Cotisations sociales au Canada

Les cotisations de sécurité sociale obligatoires sont déduites de chaque salaire. Il s’agit principalement de programmes fédéraux, à l’exception notable du Québec.

• Régime de retraite du Canada (RPC) : offre des prestations de retraite, d’invalidité et de survie. Pour 2025, le taux de cotisation salariale et patronale est de 5.95 % des revenus ouvrant droit à pension, jusqu’à un maximum annuel.
• Assurance-emploi (IE) : offre un soutien temporaire pour les situations telles que la perte d’emploi, la maladie ou la grossesse. Pour 2025, le taux de cotisation salariale est de 1.66 %, et l’employeur cotise 1.4 fois ce montant (2.324 %), jusqu’à un maximum annuel.
• Régimes spécifiques au Québec : les entreprises qui ont des employés au Québec doivent cotiser au Régime de retraite du Québec (RPQ) et au Régime d’assurance parentale du Québec (RPQ) au lieu des régimes fédéraux du RPC et de l’IE. Ils ont des taux de cotisation et des plafonds différents.

Fréquence de paie et fiches de paie au Canada

Les normes d’emploi provinciales définissent la fréquence de paie minimale, qui est généralement semestrielle ou bihebdomadaire. Les cycles de paie mensuels sont peu fréquents et souvent non conformes. Chaque bulletin de paie (paie) doit détailler clairement la période de paie, les revenus bruts et nets, les heures travaillées, le taux de rémunération et une liste détaillée de toutes les déductions, y compris les impôts, le RPC/QPP et le RIE/QPIP.

Options de gestion de la paie au Canada pour les entreprises

Les entreprises disposent de trois options principales pour gérer la paie au Canada :

• Paie interne : après avoir créé une filiale au Canada, une entreprise peut gérer la paie en interne. Cette approche offre un contrôle direct, mais nécessite un investissement important dans l’expertise locale pour garantir la conformité aux réglementations complexes à plusieurs niveaux.
• Fournisseur de services de paie local : une entreprise peut embaucher un fournisseur de services de paie canadien pour traiter les paiements. Bien que cela décharge certaines tâches administratives, l’employeur officiel reste légalement responsable de tous les calculs et de la conformité.
• Partenaire employeur officiel (EOR) : un partenariat avec un EOR mondial comme G-P vous permet d’embaucher et de payer des employés au Canada sans créer d’entité locale. L'EOR gère tous les aspects de la paie, de la fiscalité, des avantages sociaux et de la conformité, en atténuant les risques et en accélérant votre entrée sur le marché.

Comment mettre en place une gestion de la paie traditionnelle au Canada

Si vous choisissez de ne pas utiliser un EOR, la configuration de la paie nécessite plusieurs étapes :

1. Incorporer une entité juridique, soit au niveau fédéral, soit dans une province spécifique.
2. Obtenir un numéro d’entreprise (BN) auprès de l’ARC (ou un numéro d’entreprise du Québec (NEQ) si vous travaillez au Québec).
3. Ouvrez un compte de programme de paie (appelé compte RP) avec l’ARC.
4. Inscrivez-vous auprès des organismes provinciaux comme requis, tels que le Comité de sécurité et d’assurance sur le lieu de travail (WSIB) en Ontario.
5. Établir un processus pour calculer avec précision les retenues, effectuer des versements en temps opportun et émettre des bulletins de paie conformes pour chaque période de paie.

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