La collaborazione è una sfida per molte organizzazioni. Ecco perché i metodi più agili introdotti negli ultimi 20 anni sono stati progettati per rompere i silos e migliorare la collaborazione tra team, reparti, funzioni e persino prodotti.

In G-P, siamo una società che opera in remoto. Ingegneri, designer e product manager si trovano in America, Europa e Asia. Il nostro obiettivo: creare relazioni, trovare il tempo per le conversazioni, raggiungere l’allineamento e favorire la connessione quando i membri del team possono essere separati dagli oceani o in fusi orari completamente diversi. Il lavoro da remoto è stato un punto di svolta. E c'è sempre la possibilità di incontrare i compagni di squadra di persona.

Meglio insieme

Spesso riuniamo i team per eventi faccia a faccia. Lo scopo è di solito la pianificazione, e riusciamo anche a intrufolarsi in tempo per socializzare e connettersi. Nel 2024, abbiamo notato che l’attività di pianificazione stava ostacolando le nostre conversazioni. La lezione: la connessione è importante tanto quanto la pianificazione strategica.

Sperimentazione – un hackathon del popolo

Amiamo la sperimentazione. Anche se non esiste un processo formale, usiamo il modello Osserva, orienta, decidi, atti (OODA). I loop OODA sono sempre in azione mentre i nostri team lavorano, perché nulla rimane costante nella tecnologia.

In 2025, abbiamo deciso di avere un impatto significativo riunendo le persone con la tecnologia open space (OST).

Presentazione di OST

OST è un formato di riunione non congressuale o guidata dai partecipanti che ho utilizzato negli ultimi 10 anni. Spesso partecipiamo a conferenze e scopriamo che le esperienze più memorabili non sono i discorsi stessi, ma le conversazioni appassionate con altri partecipanti durante le pause caffè. 

OST è progettato per replicare le pause caffè informali per conferenze. Una piccola organizzazione e alcune semplici regole consentono  a grandi gruppi di auto-organizzarsi e a ogni singolo partecipante di contribuire.

Le regole di OST

Un OST ha bisogno di alcuni limiti per funzionare. Ci sono cinque principi e una sola legge. I principi sono:

  • Chiunque partecipi è la persona giusta. Lavora con chiunque partecipi alla tua sessione, che si tratti di cinque persone o 50. Si preoccupano e saranno coinvolti.

  • Ogni volta che inizia è il momento giusto. La creatività non si preoccupa dell’orologio. Concedi al gruppo il tempo di sistemarsi.

  • Dove sei è il posto giusto. Potresti aver programmato di partecipare a una sessione, ma sei già impegnato in una conversazione interessante. Rimani dove sei.

  • Quando è finita, è finita. Se la conversazione o la sessione è giunta a una conclusione naturale prima del previsto, ringraziate il gruppo e portatela a termine.

  • Qualunque cosa accada è l’unica cosa che potrebbe essere accaduta. Fidati del processo e vedi dove vanno le cose. Sfrutta al massimo ciò che è accaduto e accetta che le cose non vanno sempre secondo i piani. 

La legge dei due piedi è semplice: se senti di non imparare o contribuire a nulla, usa i tuoi due piedi per andare da qualche altra parte.

La legge dei due piedi dà a tutti l'opportunità di fare la differenza. Durante la giornata lavorativa, ci sediamo attraverso incontri noiosi e sentiamo di non avere scelta - non in un OST.

Sedersi in cerchio

Il formato di un OST è sempre divertente. Iniziamo e finiamo la giornata con un cerchio. Sembra normale, fino a quando non ti rendi conto che mettere 180 persone in cerchio è un tipo diverso di incontro. La prima domanda è sempre: "Dov'è lo schermo?" Non ce n’è uno. Seguito da: "Puoi mandarmi l'ordine del giorno?" Nemmeno uno di questi ce n’è.

Il cerchio di apertura imposta la giornata. E il cerchio di chiusura ci dà il tempo di riflettere. La maggior parte della giornata viene spesa in sessioni - di solito una folla di persone intorno a una lavagna che discute educatamente un argomento. Le sessioni durano 30 minuti ciascuna e ci sono da 3 a 5 tracce parallele in esecuzione. C'è un sacco di scelta. Gli argomenti sono spesso domande,  come "Come testiamo gli agenti di intelligenza artificiale?"

L'atmosfera

Dal POV di un leader, c’è il rischio. Ottieni tutti fuori sede per un giorno, spendi un sacco di soldi per il processo e vuoi un ritorno sul tuo investimento. Questo è comprensibile. Per i partecipanti, potrebbe esserci l’idea che ci sia un’agenda nascosta, e stiamo fingendo che sia spontanea.  Non stiamo fingendo. Naturalmente, è necessaria un'attenta preparazione per garantire un senso di spontaneità. 

Quando qualcuno dice: "Non c'è un programma, andrà bene", i leader si innervosiscono. Questo è comprensibile.

L’energia di ogni OST è la stessa. Curiosità, nervosismo per la mancanza di schermi, eccitazione per il rompighiaccio, genuino interesse per gli argomenti sollevati, anticipazione a partecipare alla discussione, e sorpresa alla fine della giornata quando tutto funziona. Riflessioni penetranti emergeranno in seguito - la prova che un OST  è un'esperienza trasformativa.

La chiave è l’apprendimento e l’autenticità. L'apprendimento richiede uno spazio sicuro per l'indagine. Le persone devono fare domande. E hanno bisogno di uno spazio per condividere idee folli e incontrarsi.

In molte riunioni di lavoro, c’è politica e pressione per essere d’accordo. Le domande fastidiose non ricevono risposte del tipo "Mettiamole nel parcheggio". Forse uno spazio aperto è il parcheggio. E il parcheggio è altrettanto importante quanto l’edificio principale (gli argomenti da discutere). Hai bisogno di entrambi.

Un senso di sicurezza

Gli spazi aperti funzionano perché creano un ambiente di sicurezza psicologica. Sembra facile, ma non lo è. È importante seguire le idee suggerite nello spazio aperto. Conversare senza agire non aiuta nessuno. 

L’importanza del follow-through

Quest’anno abbiamo adottato un approccio diverso. Abbiamo avuto più di 30 sessioni nello spazio aperto e un notaio o uno scriba hanno accompagnato ogni sessione. Hanno scritto punti interessanti su una pagina A3 durante la sessione. Di solito creiamo un muro dell’umore alla fine della giornata per riflettere sui nostri pensieri. Questa volta, abbiamo scattato circa 60 foto di appunti, li abbiamo alimentati in Gemelli e li abbiamo convertiti in Markdown. Poi l'abbiamo fusa e caricata su NotebookLM. Come puoi immaginare, ha raccolto sentimenti, take-away, temi, azioni e intuizioni in pochi minuti.

Trascorrere del tempo con saggezza

Remote-first ha molti vantaggi, ma è difficile eseguire un grande workshop su una videochiamata. Non impossibile, ma difficile. Abbiamo scoperto che il tempo di persona insieme crea eccitazione, sicurezza, legami e piani che non sarebbero accaduti in una videochiamata.

Dieci anni fa, ci sarebbe voluta una settimana per sintetizzare tutti i risultati di un evento open space. In questi giorni, ci vogliono un paio d'ore. Come sarà in futuro? Una cosa è certa: l’energia e la vitalità di un OST  – combinate con il potere di connettere le persone – continueranno ad essere preziose.