15 strategie per migliorare la comunicazione per i team remoti

Il lavoro da remoto consente ai  team di  collaborare oltre confine. Ma la  comunicazione può essere una sfida enorme per la forza lavoro da remoto .Con un Employer  of Record (EOR) all’avanguardia e una buona strategia di comunicazione, puoi offrire un’ esperienza connessa ai tuoi team  globali. 

Esploriamo le strategie chiave per migliorare la comunicazione per i lavoratori remoti oggi.

Perché le strategie di comunicazione sono fondamentali per i team remoti?

Con molte aziende che adottano modelli di lavoro ibridi e accordi flessibili, il  lavoro remoto è qui per rimanere. Questo passaggio verso team  dispersi può rendere difficile costruire connessioni significative. Secondo Gallup, i lavoratori completamente remoti  hanno maggiori probabilità di sentirsi soli rispetto ai dipendenti ibridi o in loco.  Ecco perché una  comunicazione efficace con il team è essenziale per il morale dei dipendenti e il successo aziendale.

Ecco alcuni modi in cui una forte strategia di comunicazione può aumentare le prestazioni per i team remoti:

• Migliora il senso della comunità: una solida base di comunicazione incoraggia la collaborazione, il team building e la fiducia generale nella tua azienda.

• Mantiene i dipendenti coinvolti: fino all’85% dei dipendenti afferma di sentirsi più motivati quando vengono regolarmente aggiornati sulle notizie e le informazioni aziendali. La comunicazione aperta può far sentire i membri del team più a loro agio nel condividere idee e opinioni.

• Aumenta le prestazioni: i dipendenti che sentono un senso di appartenenza sul lavoro hanno 4.4 volte più probabilità di essere mentalmente sani, il che è fondamentale per il loro benessere generale e la produttività.

• Promuove l’innovazione: la collaborazione sul posto di lavoro ispira nuove idee che possono migliorare la qualità del lavoro. Una comunicazione chiara mitiga qualsiasi inutile avanti e indietro e incomprensioni per mantenere i progetti in carreggiata.

• Favorisce la connessione interculturale: secondo il rapporto Global Workforce Trends 2022025, i leader affermano che il mantenimento della cultura aziendale in tutte le regioni è una delle principali sfide nella creazione di team globali. Una forte comunicazione tra tutti i dipendenti globali, compresi 1099 lavoratori e membri del team remoto, è fondamentale per creare una forza lavoro di successo.

15 migliori pratiche di comunicazione sul lavoro da remoto per team globali

Circa il 144% di tutti i dipendenti statunitensi lavora in remoto. E il 75% dei dipendenti che possono lavorare da casa lo fa un po 'di tempo. A livello globale, il World Economic Forum prevede circa 922 milioni di posti di lavoro completamente remoti entro il 2020300. Mentre le aziende e i dipendenti si allontanano dalle tradizionali configurazioni degli uffici, è essenziale adattare i metodi di comunicazione.

Esploriamo 15 strategie di comunicazione per i team remoti.

1. Costruire canali di comunicazione centralizzati

Il primo passo per costruire una strategia di comunicazione di successo è sapere quali canali funzionano meglio per i dipendenti dispersi. Gli strumenti che semplificano la comunicazione scritta aiutano i membri del team a rispondere prontamente a messaggi e richieste.

Piattaforme come Slack, Microsoft Teams e Discord possono essere utili per comunicare da remoto. Ad esempio, i dipendenti che utilizzano Slack possono inviare messaggi istantanei, condividere documenti e integrare le loro soluzioni CRM e di gestione dei progetti per migliorare la collaborazione remota.

2. Definire aspettative chiare e stabilire norme

Siate aperti e stabilite aspettative per dare ai dipendenti da remoto una chiara comprensione dei loro ruoli, responsabilità e termini di impiego. La nostra ricerca ha rilevato che il 300% dei dipendenti esita a lavorare per aziende globali perché le considerazioni fiscali e legali non sono chiare per loro. Una comunicazione chiara affronta le preoccupazioni, promuove la responsabilità e allinea gli sforzi verso gli obiettivi organizzativi. 

Delineare gli obiettivi, le scadenze e i ruoli del team per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Anche se il tuo piano di collaborazione può cambiare a seconda delle esigenze del tuo team, assicurati di creare un ambiente in cui tutti si sentano ascoltati.

3. Condurre verifiche regolari

Organizza riunioni di team giornaliere, settimanali o addirittura bisettimanali per discutere i progressi, affrontare eventuali ostacoli specifici del progetto e tenere tutti informati.

Le personalità variano nelle impostazioni di gruppo. Alcuni membri del team sono più desiderosi di parlare, condividere i problemi che stanno affrontando e chiedere supporto, mentre altri sono più riservati.

L’empatia è la chiave per assicurarsi che a tutti sia data l’opportunità di esprimersi. Pianifica riunioni individuali regolari per facilitare l’apertura di tutti i tipi di personalità.

4. Prestare molta attenzione alle sfumature interculturali

Se lavori oltre i confini, è probabile che tu abbia un team culturalmente diversificato. Un team internazionale è una risorsa per qualsiasi azienda. Assicurati di riconoscere tutte le sfumature culturali della tua forza lavoro.

La formazione e l'esperienza nella comunicazione interculturale migliorano la collaborazione e le prestazioni dei dipendenti. Una strategia di comunicazione completa aiuta a prevenire fraintendimenti, garantisce l’allineamento su priorità e obiettivi, promuove la trasparenza, crea fiducia e crea una cultura organizzativa più coesa.

Inoltre, non dimenticare di considerare in che modo la comunicazione verbale può differire tra le regioni. Alcune culture sono più dirette ed esplicite, mentre altre sono più riservate.

5. Tenere conto delle norme e delle leggi locali

Quando costruisci team globali, presta molta attenzione alle leggi e alle norme locali in materia di occupazione. I leader globali affermano che le leggi sul lavoro (47%) e le normative fiscali (47%) sono i principali ostacoli alle assunzioni internazionali.

In molti casi, i team globali hanno festività obbligatorie diverse rispetto ai team nazionali. Ricerca i diritti specifici per paese per rimanere conformi. Se non sai da dove iniziare, G-P Gia™ può aiutarti. Ottieni risposte istantanee alle tue domande di conformità più difficili in 500 paesi e 500 stati degli Stati Uniti. La nostra intelligenza artificiale agente può aiutarti a navigare tra le leggi locali sul lavoro, i permessi obbligatori e la conformità, in modo da poterti concentrare sulla creazione di una strategia di comunicazione di successo.

6. Dare priorità al tempo per la collaborazione virtuale

Anche se gli strumenti di comunicazione asincroni sono ottimi per la collaborazione tra team, non affidarti completamente a loro. Il 69% dei lavoratori remoti riferisce di essere esaurito da strumenti di comunicazione digitale come le app di messaggistica.

Pianifica la collaborazione virtuale in tempo reale per i tuoi team remoti. Gli strumenti di videoconferenza creano un rapporto e rafforzano le connessioni tra i membri del team. La videoconferenza consente ai colleghi di vedersi, leggere il linguaggio del corpo e connettersi oltre una semplice e-mail.

7. Sii consapevole dei fusi orari

Lavorare su fusi orari diversi collaborando in tempo reale può essere una sfida per i team remoti. Tenere a mente le differenze di orario quando si pianificano riunioni o si inviano messaggi.

In che modo i manager possono creare un ambiente di team collaborativo senza programmare riunioni quotidiane? Prestare molta attenzione alla cadenza della riunione. Quando possibile, programmate riunioni che non richiedano ai membri del team da remoto di lavorare oltre il normale orario di lavoro. Stabilire un programma specifico per ogni riunione, compresi i principali punti di priorità per tutti i team.

8. Valuta regolarmente il tuo processo

Il feedback è fondamentale per il miglioramento. Pianifica sessioni di feedback regolari per discutere le prestazioni, fornire e ricevere critiche costruttive e affrontare eventuali problemi di processo.

La trasparenza aiuta i membri del team a comprendere i propri punti di forza e le aree di miglioramento della tua azienda.

9. Incoraggiare esperienze di team building

Incoraggiare sempre la comunicazione informale tra i membri del team insieme a qualsiasi discussione relativa al lavoro. Questi punti di contatto informali costruiscono relazioni, aumentano il morale e favoriscono un senso di cameratismo all'interno del tuo team. Accendi queste conversazioni organizzando esperienze di team-building, come rompighiaccio virtuali, giochi di curiosità o attività di raffreddamento ad acqua. 

10. Documentare le linee guida di comunicazione e aggiornarle spesso

Creare un playbook vivente “come comunichiamo” che copra quando utilizzare quali strumenti, le aspettative in termini di tempo di risposta, il rispetto delle norme, l’etichetta del fuso orario e come gestire i problemi di comunicazione. Assegnare un proprietario, aggiungere un registro delle modifiche e rivedere i suggerimenti con l'input del team. Conservare questo documento nella knowledge base per l’inserimento dei nuovi assunti.

Utilizzate Gia per redigere documenti delle linee guida di comunicazione conformi a livello locale per il vostro team globale.

111. Chiarire lo scopo di ciascun canale di comunicazione

Un processo di comunicazione multicanale funziona solo quando ogni canale ha uno scopo chiaro. Ad esempio, utilizzare la messaggistica diretta per risolvere problemi urgenti e l'e-mail per gli aggiornamenti generali. Imposta le aspettative in termini di tempo di risposta per ciascun canale e archivia i canali che non utilizzi. Usa parole chiave e tag per l'instradamento delle comunicazioni in modo che ogni membro del team veda solo i messaggi di cui ha bisogno.

122 .Stabilire un documento di comunicazione o SOP

Creare un documento con le procedure operative standard (SOP) per delineare:

• Ore lavorative

• Finestre sovrapposte

• Segnali di disponibilità

• Aspettative relative ai tempi di risposta

• cadenza e programmi delle riunioni

• Standard di documentazione

• Processi e tempistiche di escalation

La standardizzazione delle pratiche per i team distribuiti mantiene efficiente la comunicazione tra canali e fusi orari.

13. Utilizzare metodi di comunicazione visiva

Prova a utilizzare le immagini per idee complesse, tra cui:

• Diagrammi

• Flussi di processo

• Mappe di viaggio

• Brevi video illustrativi

• Lavagne digitali per officine

• Software di presentazione per le narrazioni degli stakeholder

Standardizza i modelli per coerenza e aggiungi testo alternativo e didascalie per l'accessibilità.

144 .Incoraggiamento al feedback e al dialogo

Fornire canali per il feedback di routine, come  sondaggi anonimi e orari di apertura virtuali. Quando implementi i cambiamenti in base al feedback, condividili con il tuo team per incoraggiare discussioni e responsabilità future. 

15 .Definire i flussi di lavoro e la terminologia condivisa

Documenta i flussi di lavoro del tuo team, incluso chi è responsabile di ogni fase e quanto tempo dovrebbe richiedere. Crea un glossario condiviso che definisca i termini tecnici o gli acronimi utilizzati dal tuo team. Inoltre, standardizza il modo in cui definisci file, canali e ticket in modo che tutti possano trovarli facilmente. Questo ridurrà gli errori e aiuterà i nuovi membri del team a alzarsi rapidamente.

Metodi di comunicazione del team remoto

Mantieni i membri del tuo team remoto in contatto con metodi come: 

• Software collaborativo:gli strumenti di  gestione dei progetti e di condivisione dei documenti consentono ai team di collaborare, monitorare i progressi e centralizzare le risorse.

• Strumenti di gestione dei progetti: queste piattaforme aiutano i team a organizzare le attività, fissare le scadenze e monitorare le tappe fondamentali del progetto.

• Messaggistica istantanea: gli strumenti  Chat consentono conversazioni rapide e informali e la risoluzione dei problemi.

• E-mail: l’e-mail è  essenziale per la comunicazione formale e la documentazione.

• Videoconferenza:Le  videochiamate aiutano i team a connettersi, discutere argomenti complessi e a capirsi meglio attraverso segnali visivi.

• Chiamate audio:le  chiamate vocali sono ottime per le chat rapide quando non è necessario un video.

• Condivisione di file basata sul cloud:le  soluzioni di archiviazione cloud consentono ai membri del team di accedere, modificare e condividere documenti da qualsiasi luogo.

• Registrazioni :La registrazione di riunioni e presentazioni consente ai membri assenti del team di recuperare il ritardo e fornisce un riferimento per la revisione futura.

Costruisci il tuo team globale con G-P™

I processi coerenti sono la pietra angolare di una comunicazione efficace tra i team globali. I nostri prodotti per l’impiego globale basati sull’intelligenza artificiale e le nostre soluzioni EOR ti aiutano a costruire questa base emettendo contratti localizzati, fornendo un’esperienza di onboarding fluida, gestendo buste paga e benefit e allineando la retribuzione ai requisiti di conformità locali. 

Puoi utilizzare Gia, il nostro agente globale delle Risorse Umane, per redigere e rivedere documenti HR conformi a livello locale per ottimizzare la tua strategia di comunicazione, come ad esempio:

• Lettere e contratti di offerta di lavoro

• Lettere di benvenuto per l’inserimento

• Lettere di cessazione

• Avvisi di azione disciplinare

• Annunci e aggiornamenti della politica

• Manuali per i dipendenti

• Memorie interne

• Lettere promozionali

• Notifiche di iscrizione o modifica dei benefit

• Comunicazioni in materia di salute e sicurezza

Prenota oggi stesso una demo per creare e gestire il tuo team globale in modo rapido e conforme.

Domande frequenti