リモートワークをお客様の会社の資産にする上で重要なポイントは、リモートワークポリシーを明確かつ詳細に整備することです。 また、これは生産性の改善とお客様のチームの全体的成功にとっても極めて重要です。
現在の世界の状況によってお客様の会社がリモートワークを強いられているか否かに関係なく、リモートワークポリシーを準備することは、お客様の会社が敏捷性と適応性を高める上で役立ちます。
リモートワークは世界的なパンデミックの間に登場した単なる概念ではないと理解することが重要です。リモートワークは以前から一般的に存在しており、会社が採用する必要があるものとして今後も存在し続けることになります。
アメリカ国勢調査局と労働統計局のデータによると、2017年から2018年にかけて、米国の労働者のおよそ3.4パーセントに相当する4.7百万人の国民がリモート勤務を行っていました。 これは、2015年から1パーセント、すなわち800,000人の増大を示しています。
Global Workplace Analytics（GWA）によると、2005年から2018年にかけてリモートワーカーの数は173パーセント上昇しました。 また、GWAによると、国際的に見て、パンデミックの前でさえも「調査において、従業員の80％が少なくとも一部の就業時間において在宅勤務をしたいと考えていることが繰り返し示されていた」ということです。
リモートワークポリシー は、従業員が リモートワーカーに対する会社の 期待を明確に理解 できるようにします。ポリシー を作成する と、 ガイドラインを 固め、 リモートチームを 変革し、人材を 惹きつける のに役立ちます。
リモートワークポリシーとは？
リモートワークポリシーは、自宅やオフィス以外の場所で働く従業員向けの一連のガイドラインです。
リモートワークポリシー の目的は、最初から 従業員の 期待 を管理し 、 エンゲージメントと生産性 を促進することを容易に することです。
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リモートワークポリシーに含めるべき 情報は何ですか？
求人投稿サイトのBetterteamによると、リモートワークポリシーには以下の情報を盛り込むべきです。
- 適格性
あなたの会社の誰もが在宅勤務できますか？ いくつかのチームだけですか？ どの部門、チーム、従業員タイプが在宅勤務できるのか、そしてそれが認められる頻度を明確にまとめることが極めて重要です。 在宅勤務は、今後2025年までの間に8%上昇すると見込まれています。 リモート在宅勤務ポリシーを定義するにあたり、どのポストが社内に限定されるのかを検討してください。 要請に応じてリモートワークポリシーの例を提供できるように準備してください。 - 規則と会社方針
在宅勤務は、役職や責任にかかわらず、オフィスで遵守する規則や方針に従うことを誰も免除するものではありません。 従業員に対し、リモート勤務中であっても従業員ハンドブックを順守する必要がある点を再認識させることが重要です。 病気休暇や休暇日といった、会社のすべての規則とポリシーはリモート勤務中も引き続き適用されるべきです。 従業員ハンドブックの新しいコピーを提供する必要はないかもしれませんが、これは在宅勤務ポリシー文書の作成において不可欠な部分です。 - 期待
このセクションでは、パフォーマンス、品質、生産性、結果に関して従業員に求めることを説明します。 お客様はまた、従業員が会社標準を順守しやすくなるよう、提供するツールやリソースについても説明するべきです。 これには、就業時間とパフォーマンスに関する期待事項を盛り込むべきです。 若干の柔軟性が必要かもしれません。また、オフィスのインタフェースに慣れた従業員が在宅勤務に順応する間、期待事項を加減することも必要になる可能性があります。 - コミュニケーション
従業員がどのようにコミュニケーションを取るべきかを明確にします。 コミュニケーション用に使用できるツール、およびそれらをどのような方法で使用するべきなのかについて説明します。 会議の実施方法と、会議が開かれるプラットフォームはどれかを詳述します。 これは、お客様が同期通信あるいは非同期通信を使うのか否かを説明できるポイントでもあります。 雇用主はまた、技術的な問題、停電あるいはその他の不測の困難な事態が発生した場合の緊急通信方式を提供するべきです。
- セキュリティ
貴社がサイバーセキュリティをいかに真剣に受け止めているかを、従業員が理解しているかを確認してください。 報告によると、データ侵害によって毎年3.92百万米ドルのコストがかかる可能性があります。 リモート勤務中、機密情報と機密データがオンラインで共有されることになります。 お客様の従業員は、自身のデータのセキュリティを確保すること、および極秘資料や機密資料をどのように取り扱うべきかについて理解しなければなりません。 仮想プライベートネットワーク（VPN）から、セキュアなネットワーク、強力なパスワードや2要素認証によるログインまで、保護された情報のセキュリティ確保に向けてどのようなステップを講じるか説明してください。 お客様の従業員が個人のデバイスを使用して自宅で作業できるのか否か、あるいは会社のデバイスを使用する必要があるのか否かについて説明してください。 - 保険と賠償責任
リモートワーク中に従業員が事故に遭った場合、どうなりますか？ お客様はもちろん、従業員も知っておく必要があります。 リモートワークのポリシーの下、保険金請求はどのように機能し、誰が責任を負うのでしょうか？ すべてがリモートで行われる場合、お客様はどのようにして立証責任に対処するのでしょうか？ リモートワーク中に負傷した従業員は、個々に割り当てられた職務の過程において就業時間中に負傷したことを立証する必要があります。 従業員が従うべきステップと連絡を取るべき人について概要を説明します。
この情報に加え、お客様の会社は以下のようなテーマにも取り組む必要がある可能性があります。
- 従業員の権利
幸せな従業員が休憩時間、食事時間、休暇申請プロセスなどを明確に定義できるようにするための優れた方法です。 個々の従業員は、自身が従業員およびリモートワーカーとして持つ権利は何か、そしてその2つの状態の潜在的な違いを理解する必要があります。 - 会社のミッションとビジョン
自宅、チーム、そして彼らが行う仕事でさえ、あなたの会社を代表しています。 お客様の従業員は既に会社の使命とビジョンを意識しているかもしれませんが、入社プロセスにおける多数の教育に伴って忘れ去ってしまう可能性もあります。 会社の目標を従業員に自覚させ、この声明内容を時間をかけてリモートワークモデルに適合させることは決して悪くないアイデアです。 - 対立の解決
人々が対面で接していない場合、摩擦が減るため、対立が軽減される可能性があります。 その一方で、距離感が生じて従業員の相互理解が難しくなり、一連の新たな課題が生じます。 リモート専門家の80パーセント以上が、日々の慣行に影響を与えかねない何らかのタイプの職場内衝突を報告しています。 お客様の従業員に、衝突発生時に誰に相談できるのか、そしてどのような方法でそれを処理するべきなのかを理解してもらいましょう。 リモートワーカー間の衝突の解決におけるメリットは、業務のダイナミクスを損なうことなく、衝突中の当事者を簡単に引き離せることです。 - 機器
各役割に必要な機器と、会社がこれらのツールを提供するかどうかを説明します。 従業員は購入品について払い戻しを受けますか？あるいは、各自の設備を受領してから業務を開始するべきでしょうか？ リモートワーク関連のポリシーを策定するにあたり、お客様のチームが技術的な難題に直面した場合、多少の柔軟性が必要になる可能性があります。 専属のITチームが解決策を持っている可能性がありますが、問題をリモートで診断することは難易度が高くなります。
お客様の会社にぴったりのリモートワークポリシーをどのような方法で策定できるでしょうか？
どの会社も実にさまざまで、万能なソリューションは存在しません。 リモートワークポリシーを調整するために、お客様は以下の重要なポイントを検討する必要があります。
1. 会社の目標
お客様の会社の使命とビジョンを反映させたポリシーを作成すると、リモートワークのアプローチにおける独自性を高める上で役立ちます。 お客様はこの機会を活かし、何に向かって仕事をしているのかを従業員に自覚させ、リモート会社としてこれらの目標に到達する方法を進展させることができます。
2. 企業文化
お客様の文化を時間をかけてリモートワークポリシーに確実に反映させ、また、従業員がリモート勤務中でもその文化を体感できていることを確認します。 オンラインのイベント、ゲーム、カウンセリングなどのサービスは、従業員の全般的な幸福の改善と、お客様の会社の文化における価値の向上に資する可能性があります。
3. 柔軟性
これはお客様の会社の文化と切り離して考えることはできません。 就業時間や特別休暇といったことにどの程度柔軟でありたいかを見極めます。 お客様がどの程度の柔軟性を従業員に許容したいのかが既に決まっている場合、リモートワークポリシーの作成はもっと簡単です。 リモート勤務の従業員は、健全なワークライフバランスを確立させてそれを維持することに困難を感じる可能性がある点に留意します。 リモートチームに提供したい柔軟性のレベルを決めるにあたり、この現実を考慮に入れます。
4. お客様のチームを知る
お客様は、チームが最高のパフォーマンスを達成する条件と、個々の目標の達成に必要なリソースを知る唯一の人物です。 ポリシー作成時に必ずこの点を考慮し、また、マネージャーに対し、各自のチームに関する情報の提供を求めてください。 これは、隔離、ロックダウン、オフィススペースの閉鎖によってお客様が対面で会合する機会を得られない新入社員の入社プロセスを進める場合、特に重要になります。 テキストメッセージと電子メールのみでやり取りする場合、その人物を真に理解しづらくなる可能性があります。
どのチームもさまざまな形で仕事をしているため、すべてのマネージャーからワークフローとパフォーマンスに関する詳細情報を得ることは、全従業員に適したポリシーを作成する上で役立ちます。
リモートワークポリシーのメリットとは？
Upworkの報告によると、米国の57パーセントを超える会社はリモートワークポリシーを策定せずに経営しています。 パンデミック前、リモートワークポリシーは実際には不必要でした。従業員のうち、完全に在宅で働いているのはわずか6パーセントで、75パーセント以上はその選択肢すらありませんでした。 とはいえ、現実的にリモートワークポリシーはお客様の会社にとって唯一の助けになる可能性があります。
そのメリットをいくつか説明します。
明確さ
日々のプロセスやプロジェクトを進める方法について適切な指針を提供しなければ従業員のモラルが損なわれる可能性があります。絶えず指示を仰ぎ返答を待たなければならないと、誰も思いたくありません。 従業員がリモートワークポリシーを明確に理解していれば、コミュニケーションプラットフォームの使用方法からプロジェクト中の障害の切り抜けに至るまで、課題の解決がいっそう簡単になります。 明確さによって従業員は集中してより優れたパフォーマンスを生み出しやすくなります。とても簡単なことです。
コミュニケーションの合理化
リモートコミュニケーションに関するガイドラインを活用する会社は、より速いペースで順応し、成長します。 コミュニケーションはお客様のビジネスの全側面を成功させるための最初のステップであり、これが失敗すると深刻な問題が発生しかねません。
リモートビジネスの世界において包括性を確保し、従業員のパフォーマンスを高める最良の方法は、この組織にとって自分が不可欠な部分を担っていると全従業員に実感させることです。 これは、従業員に最良のツールとガイドラインを提供して効率的でかつ敬意を持ったコミュニケーションを取れるようにすることで達成できます。
Sage Peopleの副社長であるPaul BurrinはWorkplaceに対し、「組織が従業員に情報を提供し続けることができるように、規則正しい、ターゲットを絞った、効率的でカスタマイズされた双方向コミュニケーションが極めて重要です。 このようにして、何が起きているのかを知り、質問をし、リアルタイムでフィードバックを行えるのです。」と述べています。
効果的なコミュニケーション戦略を策定 して 、従業員が どこからでも 仕事をできるようにする と、組織にとっての障壁を打ち破り、 会社が 将来の 課題を克服できるようになります。
[bctt tweet=\"Upworkのレポートによると、米国の企業の57%以上がリモートワークポリシーなしで運営しています。\" username=\"globalpeo\"]
柔軟性と生産性の向上
International Workspace Group（IWG）が実施した世界的な調査によると、リモートワーカーの85パーセントが、柔軟性の高いリモートポリシーによって全体的な生産性が高まったと回答しています。
既に述べたように、作業スケジュールや有休休暇といった要素について、従業員が会社規則にまつわる柔軟性を明確に理解していればその生産性が高まります。 例えば、会社のリモートワークポリシーをよく理解している共働き夫婦は、ストレスを減らして日々の計画を立てることができるでしょう。その結果、従業員の幸福度と生産性が高まることになります。
従業員エンゲージメントの向上
リモートワークポリシーの策定によって、お客様が職場環境の向上に尽力していることを従業員に示すことができます。 従業員はそれを理解すると、その献身に報いて日々もっと頑張る可能性が高くなります。
会社はたいてい、従業員のエンゲージメントの重要性を見過ごしています。 エンゲージメントの推進を選択することで従業員の離職者数が減少し、長い目で見ると経費を削減することができます。
USI Insurance Servicesの調査によると、従業員の離職には平均して月給の6～9倍のコストがかかります。 例えば、会社が年間60,000米ドルを稼ぐ従業員を入れ替えるたびに、採用と教育訓練に30,000～45,000ドルを費やす可能性があります。
入社プロセスの改善
リモート第一のビジネス界で、入社プロセスは従業員のライフサイクルにおける重要な部分、そしてより難易度の高い部分になっています。 お客様はリモート従業員を成功させるために強固なフレームワークを整える必要がありますが、リモートワークポリシーの策定によって、このフレームワークをかなり簡単に構築することができるようになります。
人材マネジメント協会（Society for Human Resource Management）（SHRM）によると、入社プロセスが不十分な会社は、かえって従業員が早期に退社する状況に立たされることになります。
ロサンゼルスにあるコンサルティング会社、The Interchange Groupの社長であるAmy Hirsh RobinsonはSHRMに対し、「入社プロセスは、新入社員がエンゲージメントを維持するか断ち切るかを決める不思議な瞬間です。」と述べています。 これはリモート環境において困難であるかもしれませんが、補完する何らかの対面的なやり取りがなければもっと重大なものになります。
世界のトップ人材を惹きつける
リモートワークポリシーの策定は、自社の従業員を大事にする真面目な会社の印です。 最高の人材がお客様の会社を検討する時、こうした細かな点が非常に大きな違いをもたらします。
国際的な人材はリモートのグローバル会社を警戒する可能性があります。なぜなら、お客様の会社がリモートワークに対する体系的かつ組織的なアプローチを有しているか否かによって彼らのキャリアと成功が決まるからです。
リモートワークポリシーの作成は、国際的な従業員の雇用と世界的な成長を成功させるステップの1つに過ぎません。 リモートワークにぴったりのアプローチによって、お客様は境界のない、自信に満ちた信頼できる組織を構築することができます。
リモートワークポリシー は、貴社のグローバル成長を支援できますか？
簡単に言ってしまえばイエスです。 現在、多くの会社が現地の職務にも国際的従業員を雇用することで当社の完全なリモートの世界を活用しています。 リモートワークポリシーを、パンデミックを乗り切るためのものとして検討するのではなく、会社の未来に向けた詳細な計画として検討してください。
リモートワーカーに適したフレームワークの構築は、ビジネスが時差に関係なく全世界で発生する可能性のある、機動性が高くて順応性も備えた組織を構築するための第一ステップになる可能性があります。
法令を順守するリモート会社を構築する最良の方法とは？
多くの企業は、依然として、グローバル展開を、地方自治体への登録、国際法人の設立、およびグローバルコンプライアンスへの対応を含む一連の障害と見なしています。 しかし、グローバルで遠隔的な成長を強化し、記録的雇用主（EOR）などのプロセスを合理化できるソリューションがあります。
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