リモートワークコンプライアンスは、かつてなく重要になっています。 パンデミックの発生以来、多くの企業は永続的なリモート第一の業務方針を採用し、それが間もなく規範になりそうな気配です。 それどころか、2025年までに労働力の75%が、月に少なくとも5日はリモートワークを行うと見られます。
一時的な在宅勤務の取り決めに適用される法律は、ほぼないのが現状ですが、多くの国がリモートワークに関する法律を導入し始めています。
法令を順守したリモート第一の業務方針を施行する際に、企業が考慮すべき法的な問題を以下にいくつか示します。
課題番号： 1 ：データコンプライアンス（プライバシーとセキュリティ）
データコンプライアンスは、優先順位のトップに位置付けるべきです。 顧客情報など、取扱に注意を要するデータを処理する場合、従業員がアクセスして使用する情報のプライバシーとセキュリティを確保することが重要です。 もう1つの問題として、国際規模でのデータの転送があります。 会社は、一般データ保護規則(GDPR)に従っていますか?
どのような対策が必要か?
- ソフトウェア、ハードウェア、情報、およびアクセス制御を対象とするプライバシーおよびセキュリティポリシーを定義する。
- 従業員には、特に公共のWi-Fiを利用するリモートワーカー向けに、ウェブ閲覧の安全性を確保する仮想プライベートネットワーク（VPN）サービスを利用させるようにしてください。
- 秘密情報を暗号化する。
- 全ての機器に2要素認証を設定する。
問題番号2 : 給与計算コンプライアンス
Payroll compliance is a common challenge companies face when they have remote employees. Companies must understand the employment and labor laws in every country they hire in to ensure they are paying employees in accordance with those laws.
どのような対策が必要か?
以下の項目について、全ての州や国の要件を確認してください。
- 最低賃金。最低賃金とは、雇用主が労働者に対して法的に支払うことができる最低の給与または報酬額のことです。最低賃金は国によって、また米国では州によって異なり、ほとんどの国には最低賃金制度があるものの、公式な最低賃金制度を導入していない国もある。したがって、事業を展開している国の賃金要件を常に把握しておくことが非常に重要です。これらの要件を遵守しない企業は、罰金や訴訟の対象となる可能性があります。
- 残業および労働時間に関する法律。世界的に労働時間に関する基準は存在するものの、国によって違いがある。地域の労働法は、従業員の最大・最小労働時間と残業時間を定めており、企業はそれに従わなければならない。
- 葉。地方の労働法は、独自の有給休暇制度を定めている。アメリカ大陸における休暇制度は、ヨーロッパやアフリカとは異なり、産休や育児休暇についても同様である。これらの規制を常に把握しておくことで、企業は法的責任を問われる事態を回避できる。
- 支払い頻度。給与支払頻度とは、従業員に給与を支払う頻度（週払い、隔週払い、半月払い、月払いなど）を指し、国によって異なります。各国の規制を遵守し、コンプライアンス上の問題を回避するためには、この点を常に念頭に置いておくことが極めて重要です。
- 利点。 従業員には、国の労働法によって定められた必須給付金を受け取る権利があります。 どの国にも社会保障などの基本的な福利厚生はありますが、多くの国では、失業手当や退職手当も雇用主が支給するように定めています。
- 保険。 多くの国では、医療、退職、失業保険が義務づけられています。 そのような国で従業員を雇用する場合は、この点を念頭に置く必要があります。
- 課税。 一部の国では、課税制度が他の国よりも複雑な場合があります。 これらの制度を理解することが、税法・規制に従うための鍵となります。
現地の法規制に詳しい専門家から、常に情報を得るようにします。
問題番号3 : 健康と安全
リモートワークへの移行以降、企業にとって従業員の健康と安全を守ることはより困難になっている。しかし、従業員が実際にオフィスで勤務していなくても、会社は従業員の健康と安全を守る責任を負っている。
どのような対策が必要か?
- 潜在的な危険を見極めて、リスクを管理・緩和するための対策を講じます。
- 負傷事故やインシデントを通知する体制を整え、従業員に利用方法を確実に伝えます。
- 健康・安全に関する研修を行い、従業員に必要な予防策を講じるよう奨励します。
- Mental health is also important to pay attention to. Employers should ensure employees are taking breaks and rest periods.
問題番号4 : 機器
従業員が仕事に必要なツールと機器を用意することが重要です。 一部の国では、雇用主が従業員に在宅勤務にかかる費用の払い戻しや給付金を支給することが義務づけられています。
どのような対策が必要か?
- 在宅勤務に必要なリソースを支給します。
- 会社が機器を提供できない場合は、従業員と合意を形成し、発生した費用を払い戻す必要がある。
- 電気、電話、インターネットサービスの追加補償を義務づけた現地の遠隔勤務法を順守します。
問題番号5 : 知的財産
企業は、取扱に注意を守るデータを保護することに加えて、著作者としての立場、発明、デザインなど、従業員が生み出す著作物の保護も優先すべきです。 リモートワーカーを雇用する際には、国際的な知的財産権（IP）保護を考慮することが重要な要素となります。
どのような対策が必要か?
- 従業員の居住国でIPを登録します。
- 雇用契約の一環として秘密保持条項を加え、条件を明確にして、理解されていることを確認します。
このような問題を避けるため、正式なリモートワーク方針を定めてください。
リモートワーク方針
リモートワーカーを規制・管理するための一連の規則ルールとガイドラインを定めることが非常に重要です。
リモートワーク方針には、以下の項目を含めます。
- 会社規則
在宅勤務であっても、職場で適用される条件・方針が免除されるわけではありません。 混乱を避けるため、その点を会社のリモートガイドラインに明記するのが最善策です。 - 勤務上の期待事項と業績
スケジュール、期日、報告、タスクに関するガイドラインを定めます。 また、業績や生産性の評価方法だけでなく、それぞれの役割の重要度の指標について説明することも大切です。 - データプライバシーおよび知的財産に関する条項 従業員が機密保持契約に署名し、会社の情報を保護することの重要性を理解していることを確認してください。
- 報酬と福利厚生
職場で勤務する場合と同様の報酬・福利厚生を受けられる点を明確にします。 また、電気やインターネットの追加費用がある場合、それも明記します。 - 通信ガイドライン
チームが使用する通信手段を従業員に習熟させます。 就業時間中にオンライン対応可能な時間帯について期待事項を定め、チェックインとミーティングの重要性を強調して、チーム内の円滑なコミュニケーションを図ります。
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