主なポイント
- What Form W-9 is: Form W-9 is used for gathering a contractor's tax information. It lets you file accurate 1099 Forms and avoid backup withholding and penalties.
- How Form W-9 compares to other forms: A W-9 Form is only for record-keeping and is applicable to U.S. contractors. A W-8 Form is for non-U.S. citizens. W-2 Forms are used by employees to prepare their taxes. 1099 Forms are for reporting different income types, like miscellaneous payments to contractors.
- Where to get a Form W-9: You can download the W-9 Form on the IRS website or generate one with G-P Contractor™.
- Who's required to fill out a W-9: Individuals and businesses that work with your company, such as independent contractors and vendors, must fill out a Form W-9.
フリーランスの契約社員を雇用することで、ニーズの変化に応じて事業規模を柔軟に拡大・縮小しやすくなります。請負業者は会社の給与支払対象者ではありませんが、この種の労働者と契約するには、一定の要件を満たす必要があります。
米国では、正社員はI- 9フォームに記入し、独立請負業者または1099労働者はW- 9フォームに記入します。これらの様式は、税務コンプライアンスを確保し、情報の誤りや不足による違約金のリスクを軽減するのに役立ちます。
W- 9税務申告書とは何か、何のために使われるのか、どのように記入するのか、そして避けるべきよくある間違いについて詳しく見ていきましょう。
W- 9フォームとは何ですか？
W- 9フォームは、正確な申告書を作成するために、独立請負業者や事業体から納税者情報を収集するためのものです。内国歳入庁（IRS）にW- 9を提出する必要はありません。しかし、このフォームの情報を使用して、年末にIRSに提出する1099フォームを作成します。
W- 9は、個人および法人から納税者識別番号（TIN）を収集します。個人の場合、これは通常、社会保障番号（SSN）であり、企業の場合は、雇用者識別番号（EIN）です。
注：従業員向けのW- 9フォームはありません。W- 9は、独立請負業者または企業のみが使用できます。
フォームW- 9と他のフォームの比較
企業向けのW- 9フォームは、記録保存のみを目的としています。W- 9フォームが他のIRSフォームと異なる点は以下のとおりです。
W- 9形式とW- 2形式の比較
独立請負業者はW- 9フォームに記入しますが、企業はW- 2フォームに記入してIRSに送付します。
従業員はW- 2フォームを使用して税務申告を行います。従業員はW- 2を受け取る前に、W- 4フォームに記入し、納税情報、申告状況、および該当する場合は他の仕事を示す必要があります。源泉徴収する税額はフォームW- 4に基づいて計算され、フォームW- 2にはこれらの税額が反映されます。
W- 9フォームは1099フォームを準備するためのものです。W-9 には請負人の名前、住所、TINが記載されています。従業員とは異なり、請負業者は税金の申告と納税の責任を負います。一般的に、請負業者向けの税源泉徴収制度は存在しませんが、適切なTINを提供または認証しない場合など特定の状況を除きます。
W- 9対1099形式
1099は、さまざまな所得の種類を報告するためのIRS（内国歳入庁）の様式のセットです。企業が最もよく使用するもの：
- 1099-NEC: Use this form if you pay your independent contractors USD 600 or more annually.
- 1099-MISC: Use this form to report miscellaneous payments, such as royalties, healthcare payments, and rent, if they amount to USD 600 or more per year.
貴社は、 1099フォームを記入してIRSに送付する責任があります。一方、独立請負業者はW- 9フォームに記入し、それを記録として保管します。フォーム1099を提出するための参照として、W- 9フォームのみが必要です。
W- 9形式とW- 8形式の比較
W- 9フォームを使用するかW- 8フォームを使用するかは、独立した請負人の市民権ステータスによって異なります。 W- 9フォームは米国市民用ですが、非米国市民は市民はW- 8を必要とします。
W- 9フォームには1種類しかありません。しかし、W- 8フォームには5つのタイプがあります。適切な申告書の様式は、申告者が個人か企業か、所得の種類、そして特別な税制上の優遇措置の対象となるかどうかによって異なります。
最初の支払いを行う前に、W- 8フォームを入手してください。請負人が作業を実行する前に、W- 9を収集することがベスト プラクティスです。
フォームW- 9はどこで入手できますか？
請負業者は、IRSのウェブサイトから直接フォームW- 9をダウンロードできます。または、G-P Contractor を使って、支払いから書類管理まで、請負人の採用ライフサイクル全体を簡素化することもできます。 W-9 フォームを簡単に生成でき、すべての労働力情報を一つのダッシュボードで確認できます。
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W- 9フォームの記入が必要なのは誰ですか？
あなたの会社から収入を得ている特定の個人や事業体は、フォーム W- 9に記入する必要があります。これらには、独立請負業者、ベンダー、パートナーシップ、有限責任会社（LLC）、法人、信託、遺産などが含まれますが、これらに限定されません。
W- 9が必要となるシナリオの例をいくつか示します。
- You're a small company hiring contractors in the U.S. Small companies without large in-house teams often hire independent contractors. For example, if you use G-P Contractor to hire and pay contractors for a graphic design project, the worker can use the W-9 Form generation feature to complete the form before they begin work.
- You're a bank with a customer opening a new account. Banks use W-9 Forms to collect taxpayer information needed to report interest and other earnings to the IRS.
- You canceled a debt. Canceled debt is often considered taxable income. Form W-9 helps in submitting the required information.
- You're an investment firm. You'll collect Form W-9 from your customers, and then report your earnings to the IRS on the appropriate Form 1099.
W- 9が要求される時期と理由
W- 9フォームは、サービスに対して料金を支払う業者に対してのみ必要です。これには法人は含まれません。法人は通常、 1099報告義務から免除されているためです。カードで支払うベンダーについては、W- 9は必要ありません。これらの支払いは決済処理業者によって報告されるためです。
W- 9フォームを使用すると、IRSへの支払いを正確に報告できます。 この書類を提出する必要はありませんが、手元に置いておくと1099フォームの準備が容易になります。また、フォームを回収しなかったことによる不遵守罰金や民事または刑事罰も回避できます。
W- 9フォームの記入方法
請負業者は、法令遵守を確実にするため、W- 9フォームに正確に記入する必要があります。彼らは以下のW- 9指示に従うことができます。
- Indicate the contractor or business name: Contractors put their name on Line 1 as it appears on their tax return. Legal entities, such as a partnership, LLC, or corporation, put their name on Line 2, using their “doing business as” information. If the contractor operates under a specific business name, they should enter this information on the “Business name” line.
- Select the federal tax classification: The contractor checks the relevant box for tax classification. Some options include individual, C corporation, S corporation, partnership, trust or estate, or LLC.
- Add TIN: Contractors should add their SSN if they're an individual. Businesses should add their EIN. Depending on their citizenship or entity status, contractors can apply for a TIN and write “applied for” under Part I. They'll be subject to backup withholding until they receive their TIN. After which, they need to submit an updated W-9.
- Enter address: Under the “address” line, add the address associated with the TIN.
- Certify the form: All information should be accurate and match IRS records. The person filling out the form should sign and date the designated areas to certify. You can use the IRS TIN Matching program to verify records.
G-P Contractor使えば、書類の記入や収集が簡単になります。 請負業者はプラットフォーム上でフォームを作成でき、あなたはいつでもそれにアクセスできます。
W- 9フォームの提出方法と保管方法
独立した請負人または団体が記録保存のために記入済みのフォームを送ってくるはずです。 W- 9フォームは少なくとも4年間保管する必要があります。記録を長期間保管することは、監査期間の延長にも役立ちます。
3よくある W- 9間違いとその回避方法
IRSにW- 9フォームを提出する必要はありませんが、法的および財務上の問題を避けるためには、正確である必要があります。よくある間違いに注意してください。
- Adding incorrect information: Mistakes include using the wrong TIN and entity type. An incorrect TIN can lead to an IRS notice, while the right business type ensures your 1099 reports are accurate.
- Collecting forms late: You need to collect W-9 Forms before contractors or entities start working and before you make your first payment. This way, you're prepared for year-end reporting.
- Failing to update: Create a system for regularly reviewing and updating W-9 information. Use methods where a contractor can easily update their information.
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