従業員が会社を去る理由はたくさんあります。彼らは退職するか、新しい仕事を見つけるか、またはレイオフや解雇によって仕方なく退職します。 これらの理由にかかわらず、企業は出口を容易に移行させる準備をする必要があります。
従業員の退社はリモートでの従業員エクスペリエンスの過程の一部であり、企業はオフボーディングのプロセスのために事前に準備する必要があります。 これには、プロセスをシームレスにするためにリソースを投資することが含まれます。オフボーディングプロセスを見落とすと、従業員の退職後ずっと雇用主のブランドが損なわれる可能性があるためです。 実際、Fractlが実施した調査によると、米国の従業員の3分の1が1ヶ月待ってから会社を退職しています。
オフボーディングはオンボーディングと同じくらい重要で、従業員サイクルの重要な要素です。 Globalization PartnersのHR Operations South & Central AmericaのマネージャーであるMuryel Diasは、オフボーディングは従業員のオンボーディングの瞬間から始まり、適切なオフボーディングプロセスがなければ、企業は従業員エクスペリエンス全体を破壊することができます。 オフィスで仕事をするとき、従業員の退職の準備は難しいかもしれませんが、リモートワーク環境では、オフボーディングにはさらに多くの時間と注意が必要です。
4 効果的なオフボーディングが会社にとって重要な理由
詳細で効果的なオフボーディングプロセスが、人材保持の向上につながることが証明されています。 体系的でよく考え抜かれたオフボーディングにより、人事チームは雇用主と従業員のプロセスを促進できます。
オフボーディングプロセスの作成は、以下を行う上で重要です。
#1: 法的および財務的な問題を避ける
オフボーディングプロセスの一環として必要なすべての文書を収集し、署名することで、雇用主の苦情や訴訟のリスクが軽減されます。 これは特に、解雇などの会社都合退職時に、雇用主が行動が合法であることを確認するために従わなければならない国固有の法律がある場合に当てはまります。
#2: データ漏洩の防止
HR チームは、従業員をシステムからログオフし、アカウントを無効化し、不要になったプラットフォームや情報へのアクセスを削減する十分な時間を確保する必要があります。 従業員が退職後に会社のデータにアクセスできると、機密情報が拡散して会社を危険にさらす可能性があります。
#3: 会社の評判を改善する
可能な限り最高の方法で従業員と雇用者の関係を終わらせることで、従業員は会社で過ごした時間に対して尊重され、尊重されていると感じることができます。 社員の意見は会社の評判に影響を与えます。 実際、レビューは求職者の95パーセントにとって重要です。つまり、否定的な企業レビューは、求職者候補の職務への応募の可否に関する決定に影響を与える可能性があります。
#4: 貴重なフィードバック
を得る 自主的に退職する従業員は、素晴らしいフィードバックの源です。 退職の理由や正直な意見を聞くことは、将来会社が改善するのに役立ちます。
Snapsurveysによると、業績トップの企業は、フィードバックを受け入れるのが得意であるだけでなく、意図的にフィードバックを求めている。 そして、彼らは、フィードバックが弱点と強みを強調する場合にのみ役立つことを知っています。
リモートワーク環境でのオフボーディング
リモートワークには多くの利点がありますが、それでもいくつかの欠点があります。 対面でのやり取りの可能性がなければ、リモートオフボーディングに関しては、接続とコミュニケーションの障壁が大きな課題になる可能性があります。
\"物理的近接性の欠如は、明確なコミュニケーションが信頼を築き、従業員の退職時の誤解を避けるための鍵となる思慮深いオフボーディングプロセスを実施することを特に重要視しています\"と、Globalization Partnersズの人事スペシャリストであるCamila Torres氏は述べています。
オフボーディングプロセスを定義する目的は、従業員にとってスムーズな移行を生み出し、データ侵害やセキュリティリスクから会社を保護することです。
オフボーディングプロセスを定義する要因
オフボーディングプロセスでは、離職の理由と従業員のポジションという2つの要素によって、どのステップを取るかが決まります。
出発理由
出発の理由によっては、プロセスのいくつかの段階が他の段階よりも重要になる場合があります。 そのため、オフボーディングプロセスは各ケースの条件に合わせて調整する必要があります。 出発の主な理由は4つあります。
1. 辞
職 人事チームは、予期せぬ離職を防ぎ、欠員を埋めるのに十分な時間を提供するプロセスを定義することが重要です。 従業員は、簡単に退出するための要件を定めるガイドラインを受け取る必要があります。 これらのガイドラインでは、最低限の通知期間、引き渡しメモ、レポート、データアクセスが必要になる場合があります。
2. 退職
HRチームは、従業員の退職を事前に計画する必要があります。 年金制度の遵守を徹底し、従業員への最終支払いを決定する必要があります。 快適な退職を確保するためのベストプラクティスの1つは、退職した従業員に適切な別れのパーティーと褒賞、または贈答品の形での表彰を提供することです。特に、退職した従業員が会社に長期間勤務している場合です。
3. 従業員の
解雇は困難ですが、時には避けられないこともあります。 このような場合、敬意と共感を持って従業員を扱い、なぜ解雇されるのかを明確にするのが最善です。
4. 退職
は人事部門にとって最も困難なタスクの1つであり、このような場合、オフボーディングプロセスを綿密に計画する必要があります。 従業員は、解雇の動機となる事実と、会社が問題を避けるためにこの決定を行う際に依拠している法的条項を記載した書面による通知を受け取る必要があります。
必須文書や試用期間などの重要なコンプライアンスコンポーネントは、国によって異なることに注意してください。 従業員に同僚に別れを告げさせ、最後のリクエストに応え、プロセス全体を通じて企業統一のイメージを示すことが、シームレスな解雇を確実にするための鍵となります。
Dias and Torresによると、出発の理由にかかわらず、従業員が快適に感じることが重要です。 HRは、人間と取引していることを決して忘れてはなりません。特にリモートオフボーディングプロセスを扱う場合は、共感、コミュニケーション、連帯が基本となります。
また、従業員が受け取る資格のあるすべての支払いと退職金パッケージを確実に受け取ることも重要です。 雇用主は、解雇時の解雇パッケージおよび支払いに関する現地の法律および規制は、国または地域によって異なることを認識する必要があります。
ポジションのタイプ
オフボーディングプロセスに関わるステップは、従業員が保持するポジションによっても異なります。 例えば、会計部門の従業員を解雇する場合は、退職前に財務記録のチェックが必要になる場合がありますが、ITメンバーが機密データを持参しないようにするには、セキュリティチェックが必要になる場合があります。
効果的なリモートオフボーディングプロセスを作成する方法
HRチームは、会社の特定のニーズに基づいてカスタマイズされたオフボーディングプロセスを作成する必要があります。 このプロセスは、退職の種類、特に社員が自発的に退職するか、非自発的に退職するか、会社の規模などの基本事項に大きく左右されます。
リモートワーク環境では、オフボーディングプロセスにより、企業は仮想環境で基本的なコミュニケーションを行う必要があり、新しい手順と慎重な検討が必要になる可能性があります。 リモートオフボーディングプロセスが合法的かつ首尾よく行われるようにするためのヒントをいくつかご紹介します。
1. コミュニケーション計画の草案
オフボーディングプロセスは、解雇または退職が関係するかどうかにかかわらず、HRチームが離職について知った瞬間から始まります。 特に、チームの他のメンバーへの情報伝達方法を概説するリモートコミュニケーション計画の草案を作成することが重要です。 コミュニケーションのための共通のチャネルを確立し、会議やビデオコールを事前にスケジュールします。 Globalization PartnersのグローバルオペレーションAPAC担当ディレクターのEdwina Tan氏によると、電子メールや従業員との会話で使用されるトーンに注意を払うことが不可欠です。
また、計画では、従業員のクライアントとその適切な通知方法も考慮する必要があります。 このコミュニケーションプランには、誤解を避けるために、出発に関する明確な情報が含まれている必要があります。
2. 書類
の準備 遠隔地の従業員のオフボーディングの書類は、デジタルで行う必要があることを除き、対面での離職のプロセスと変わりません。 人事チームは、すべてが整頓され、合法的に実施されていることを確認するために必要なすべての文書を収集する必要があります。 出発条件を明確にし、質問に答えるために、契約書と秘密保持契約を見直す必要があります。 人事部門は、報酬パッケージ、福利厚生、払い戻し、税金に関する書類も作成する必要があります。 これらすべての文書は、プロセスの円滑さと安全性を確保するために、文書管理とデジタル署名システムを通じて共有できます。
3. 移行プロセスの計画 このプロセスの
最も重要なステップは、リモート従業員の退職後に仕事と責任の移行をシームレスにするための計画を作成することです。 この計画には、プロジェクトのステータスを確認するための定期的なオンラインチェックイン、従業員が既に開始したタスクの再割り当て、および新入社員が必要な職務を再開できるように基礎を整える必要がある。 人事部門は、この移行がどのようになり、従業員の仕事がどこまで終わるのかについて、影響を受けるチームに明確に伝える必要があります。
4. オンラインの知識移転セッション
のスケジュール これは、自発的な出発のための効果的なリモートオフボーディングの最も重要な部分の1つです。 オンラインの知識移転セッション中、離職する従業員は、可能であれば、同僚や直属の部下、および新入社員と情報を共有します。 この情報には、責任とタスク、プロジェクトのステータス、情報、ソフトウェア、文書へのアクセスの記録を含める必要があります。
5. 会社の資産
を回収 会社が在職中に従業員に機器と資産を提供した場合、出発前に雇用主に返送することが重要です。 人事チームは、デジタルチェックリストを作成し、従業員が退職する直前の日以内にこれらの資産を回収するよう手配する必要があります。 このチェックリストには、コンピューター、携帯電話、鍵、IDバッジ、コーポレートクレジットカードなどの項目が含まれる場合があり、会社資産のデジタル返却書簡とともに、退職する従業員に送付する必要があります。
6. ユーザーアカウント
の削除 オンラインで情報を共有するリモートワークの要求。 したがって、従業員は電子メールアカウント、ドライブ、データベース、機密情報のソースなどの内部ツールにアクセスできます。 この情報へのリモート従業員のアクセスをプロビジョニング解除し、パスワードやキーコードなどのデジタル資産を復旧することで、セキュリティ侵害を防ぐことができます。 雇用主と従業員の関係がどれほど良好であっても、離職する従業員は、もはやチームの一員ではなくなると、いかなる情報にもアクセスできません。
7. バーチャル退職者面接
を実施する 自主退職者のみに適用されますが、バーチャル退職者面接は影響力のあるオフボーディングを確実に行うための鍵となります。 これらの面接の目的は、社内における従業員体験に関する貴重なフィードバックを得ることです。 これは、退職前に従業員にポジティブな印象を与える最後の機会となります。 また、人事部門が将来より良い意思決定を行うのに役立つ情報を収集するための優れた手段でもあります。 この機会に、役割、リモートワークに対する彼らの考え方、全体的な経験についての洞察を得る。
効果的なリモートオフボーディングプロセスを作成することは、企業にとっても従業員にとっても有益です。 しかし、特に対面でのコミュニケーションが選択肢でない場合、従業員の離職に伴う複雑さを乗り越えるのは難しい場合があります。
Globalization PartnersAI主導Global Employment Platformは、海外従業員のオフボーディング中にコンプライアンスを確保するのに役立ちます。
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