Niezależnie od tego, czy budujesz silny zespół utalentowanych pracowników, przenosisz swoją działalność do modelu pracy zdalnej, czy wchodzisz na nowe, międzynarodowe rynki, Twoja firma skorzysta z pomocy w zakresie listy płac i logistyki pracowników. Zarówno pracodawca formalny (EOR), jak i firma patronacka mogą pomóc Ci w zarządzaniu niektórymi lub wszystkimi zadaniami administracyjnymi związanymi z prawem pracy, płatnościami i świadczeniami — ale te dwie opcje nie są takie same.
Dowiedz się więcej o różnicy między międzynarodową a krajową firmą parasolową a pracodawcą formalnym, aby podjąć najlepszą decyzję dla swojej firmy.
Korzystanie z usług pracodawcy formalnego
Pracodawcy formalni to rodzaj globalnej infrastruktury z obecnością w krajach na całym świecie. Pomagają one firmom takim jak Twoja zachować zgodność ze wszystkimi lokalnymi przepisami prawa pracy w wybranym regionie, zarządzać umowami o pracę, tworzyć atrakcyjne pakiety świadczeń i nie tylko. Pracodawcy formalni są korzystni niezależnie od branży, niszy lub działalności.
Zgodnie z prawem pracodawca formalny jest pracodawcą Twojego pracownika, a Ty klientem pracodawcy formalnego. Nie oznacza to utraty kontroli nad operacjami. Pracodawca formalny zajmuje się tak wieloma zadaniami administracyjnymi i związanymi z zatrudnieniem, że masz więcej czasu i zasobów, aby skupić się na swojej działalności i codziennych obowiązkach.
1. Obowiązków
Pracodawcy formalni nie mają żadnej kontroli nad działalnością biznesową ani nie zakłócają codziennych procesów w firmie. Współpraca z pracodawcą formalnym zapewnia bezpieczeństwo i prywatność danych, własności intelektualnej (IP), informacji o pracownikach, tajemnic handlowych i innych wrażliwych informacji. Pozostajesz odpowiedzialny za nadzór nad pracownikami, działania dyscyplinarne, szkolenia, zarządzanie oraz wszystkie zadania związane z podstawowymi funkcjami i branżą Twojej firmy. Umowa zawarta pomiędzy Tobą a Twoim pracodawcą formalnym będzie zawierać szczegółowe informacje na temat wszystkich warunków Twojej umowy, w tym zadań, za które pracodawca formalny jest odpowiedzialny.
Obowiązki pracodawcy formalnego mogą obejmować:
- Zatrudnianie długoterminowych pracowników zdalnych, wewnętrznych lub międzynarodowych na wszystkich niezbędnych stanowiskach, nawet na szczeblu kierowniczym
- Obsługa wszystkich zadań związanych z listą płac i powiązanymi zadaniami, w tym dyspersji płatności, wynagrodzeń i świadczeń
- Przestrzegaj ciągle zmieniających się przepisów prawa pracy i prawa pracy w każdym kraju
- Oferowanie i zarządzanie pakietami świadczeń pracowniczych oraz dostosowywanie ich do potrzeb lokalnego rynku i oferty konkurencji
- Zachowanie zgodności z przepisami prawa pracy i unikanie kosztownych kar, grzywien lub działań prawnych
- Zaoferuj bieżące wsparcie lokalne dla Ciebie i Twojego zespołu
- Pomagają w zabezpieczeniu najbardziej utalentowanych pracowników, niezależnie od polityki imigracyjnej, granic międzynarodowych lub innych wspólnych barier
- Zapewnianie niestandardowych, zgodnych z lokalnymi przepisami umów o pracę
- w stosownych przypadkach rozpatrywać roszczenia o zasiłek dla bezrobotnych lub pracowników;
- Ochrona pracowników przed niewłaściwym traktowaniem lub problemami związanymi z zatrudnieniem dzięki fachowym wskazówkom i zgodności z przepisami
- Stosuj taktyki, które mogą pomóc Ci uzyskać dostęp do niższych stawek ubezpieczenia, wynagrodzenia i innych świadczeń
- Udzielanie pracownikom i pracodawcom wskazówek dotyczących wiz pracowniczych i powiązanych z nimi praw
Globalization Partners jest pracodawcą formalnym, który jest właścicielem całej swojej infrastruktury, co zapewnia silną obecność lokalną w ponad 185 krajach, w których działają utalentowani lokalni doradcy i wewnętrzni prawnicy, co zapewnia stałą zgodność z przepisami. Utrzymujemy światowe standardy dotyczące prywatności i bezpieczeństwa wszystkich danych. Korzystanie z pracodawcy formalnego pozwala uwolnić czas i zasoby, a Twoja firma może wejść na nowe rynki i dotrzeć do najbardziej utalentowanych pracowników w celu rozszerzenia i wzmocnienia działalności.
2. Lista płac i podatki
Jako legalny pracodawca pracodawca formalny przetwarza i zarządza listą płac dla każdego pracownika. Nadal masz dostęp do wszystkich informacji dotyczących listy płac i w razie potrzeby możesz nadzorować.
Twój pracodawca formalny może zarządzać listą płac i opłatami podatkowymi:
- Oblicz i potrąć podatki, emerytury, ubezpieczenia oraz inne istotne świadczenia i potrącenia
- Zbieranie i wydawanie formularzy podatkowych
- Oferowanie wsparcia w zakresie zwrotu kosztów lub wynagrodzenia pracowników
- Monitorowanie zmieniających się przepisów podatkowych i dostosowywanie ich w razie potrzeby
- Oblicz uczciwe i konkurencyjne wynagrodzenie w zależności od kraju prowadzenia działalności
- Porównaj swoją stawkę z lokalnymi konkurentami i innymi firmami w swojej branży
- Upewnij się, że wszystkie płatności pracowników są dokładne i dostarczane do pracownika na czas, chroniąc Cię przed kosztownymi grzywnami i karami
Pamiętaj, aby współpracować z pracodawcą formalnym, który może zarządzać płacami i podatkami w walucie lokalnej wybranej przez Twoją lokalizację. Globalization Partners współpracuje z 180 walutami na całym świecie.
3. Sprawy kadrowe
Dział kadr (HR) firmy jest podstawą udanych relacji pracowniczych. Gdy zakładasz firmę na rynkach międzynarodowych lub zatrudniasz pracownika z innego kraju, potrzebujesz działu kadr, który rozumie i specjalizuje się w przepisach, regulacjach i oczekiwaniach obowiązujących w poszczególnych krajach. Tutaj wkracza pracodawca formalny.
Pracodawca formalny może obsługiwać:
- Wdrażanie: pracodawca formalny pozwala znaleźć i wdrożyć najbardziej utalentowanych pracowników w ciągu kilku dni bez konieczności manipulowania skomplikowaną dokumentacją i współpracy z zewnętrznymi podmiotami. Mogą one pomóc w sprawdzeniu informacji, testach na obecność narkotyków i podobnych zadaniach związanych z wdrożeniem, aby Twój pracownik mógł jak najszybciej rozpocząć pracę. Kompleksowe rozwiązanie Globalization Partners ułatwia zarządzanie pracownikami i śledzenie informacji o personelu, takich jak wynagrodzenie i świadczenia.
- Korzyści: pracodawcy formalni tworzą niestandardowe pakiety świadczeń, aby przyciągać i utrzymywać najlepszych pracowników w oparciu o lokalne potrzeby i oczekiwania w wybranym kraju. Nasz system umożliwia bezpieczne i prywatne zarządzanie i śledzenie wszystkich korzyści.
- Rozwiązanie umowy: Jeśli Twoja firma zdecyduje się na zmianę kierunku podczas globalnej ekspansji, pracodawca formalny poprowadzi Cię przez zgodne z prawem rozwiązanie umowy i odprawę, aby uniknąć opłat lub kar.
4. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę
Przed wyborem pracodawcy formalnego i współpracą z nim zadaj następujące pytania:
- Z jakiego modelu korzysta Twoja firma EOR, jeśli dotyczy? Czy posiadasz całą infrastrukturę, czy korzystasz z modelu biznesowego agregatora?
- Jak wspierasz zespoły międzynarodowe?
- A co z pracownikami zdalnymi?
- Jakie masz lokalne doświadczenie w wybranym przeze mnie kraju?
- Jak wygląda proces wdrażania pracownika lub wykonawcy? Jak długo to trwa?
- Z jakimi firmami i usługami współpracujesz?
- Jak postępować z IP?
- Jakie są moje obowiązki i czym się one różnią od Twoich?
- Czy obejmujesz wybrany przeze mnie kraj, walutę, region lub język?
- Jak wygląda Twoje oprogramowanie i systemy? Czy są łatwe w użyciu i logowaniu? Jakie informacje są tam dostępne?
Korzystanie z usług firmy parasolowej
Firma patronacka — nazywana czasem parasolem Pay As You Earn (PAYE) — nie wprowadza pracowników do Twojej listy płac. Zamiast tego krajowa lub międzynarodowa spółka parasolowa współpracuje z firmami i agencjami wymagającymi pracowników tymczasowych lub wykonawców na czas określony, takimi jak niezależni wykonawcy (IC). Nie odgrywają one żadnej roli w relacjach pracowniczych, zgodności z przepisami prawa ani innych obowiązkach pracowniczych związanych z zasobami ludzkimi. Są oni ściśle zaangażowani w realizację i dyspersję płatności od Ciebie na rzecz wykonawcy.
Kontrahent podpisze umowę prawną z firmą parasolową, wyrażając zgodę na świadczenia i warunki, w stosownych przypadkach. Ponosisz odpowiedzialność za zatrudnienie wspomnianego wykonawcy zamiast pracownika pełnoetatowego lub niepełnoetatowego. Firmy parasolowe są jednym z wyboru dla agencji zatrudnienia tymczasowego i usług wsparcia biznesowego, które nie wymagają długoterminowych relacji pracowniczych i nie mają zasobów do zarządzania listą płac dla wykonawców.
1. Obowiązków
Firmy parasolowe organizują umowy IC, zwykle na podstawie szablonu, i ułatwiają płatności między Tobą a Twoimi wykonawcami.
Oto jak to działa:
- Zabezpieczasz odpowiednich wykonawców do pracy i w razie potrzeby przydzielasz zadania.
- Nawiązujesz współpracę z firmą patronacką i płacisz jej za usługi i wszelkie inne obowiązujące opłaty.
- Kontrahent wykonuje przydzielone mu zadania i przesyła regularne faktury do firmy parasolowej.
- Firma parasolowa oblicza ostateczne wynagrodzenie, minus potrącenia, podatki, składki na ubezpieczenie krajowe i emerytury, i przekazuje je kontrahentowi.
Jeśli chodzi o rekrutację, firmy parasolowe nie ponoszą odpowiedzialności za znalezienie lub wdrożenie wykonawców. Trudniej jest sprawdzić, czy firma patronacka jest zgodna z miejscowymi przepisami prawa pracy, ponieważ często zleca wsparcie prawne na zewnątrz. Niektóre firmy parasolowe mogą również korzystać z outsourcingu zewnętrznego, który może powodować błędną komunikację z wielu punktów kontaktowych i narażać Twoje dane, własność intelektualną i informacje wrażliwe na ataki.
2. Lista płac i podatki
Wykonawcy śledzą swój czas pracy zgodnie z ustanowioną przez Ciebie i firmę parasolową metodą, taką jak karty czasu pracy. Regularnie przesyłają te faktury – wraz z wszelkimi wydatkami – do firmy parasolowej. Następnie firma parasolowa oblicza i pobiera odliczenia i podatki od kontrahentów oraz dyspersuje płatność zgodnie z ustalonym harmonogramem płatności.
3. Sprawy kadrowe
W przeciwieństwie do pracodawcy formalnego lub organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego, standardowe firmy parasolowe nie zajmują się takimi zadaniami, jak wdrażanie pracowników, porady prawne czy przestrzeganie prawa pracy. Obowiązki kadrowe firmy parasolowej nie wykraczają daleko poza kwestie finansowe lub związane z listą płac, pytania, skargi i obowiązki.
4. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę
Przed nawiązaniem relacji umownej zawsze zadawaj agencji płacowej lub firmie parasolowej następujące pytania:
- Jak bardzo jesteś zaangażowany w proces przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych i wdrażania, jeśli w ogóle?
- Jakie opłaty Pan/Pani pobiera, a jakie je pokrywa?
- Jak zarządzać opłatami za kontrahenta?
- Z jakimi rodzajami umów o pracę pracujesz?
- Jak często kontrahenci otrzymują wynagrodzenie? Czy mogę wybrać harmonogram i opcje płatności?
- Czy oferujecie pomoc HR?
- Czy obejmuje Pan/Pani ubezpieczenie biznesowe lub ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej? A co z innymi świadczeniami?
- Za które zadania odpowiadasz?
- Jak będziemy się komunikować?
- Czy masz międzynarodowe doświadczenie?
Pracodawca formalny lub firma patronacka: Które rozwiązanie jest odpowiednie dla Twojej firmy?
Ponieważ oba rozwiązania oferują pomoc w zakresie listy płac, czy Twoja firma powinna współpracować z pracodawcą formalnym czy firmą parasolową? Chociaż wyglądają podobnie, pracodawcy formalni są lepiej przygotowani, aby pomóc Ci w ekspansji międzynarodowej i utrzymaniu zgodnych z prawem relacji pracowniczych w wybranym kraju. Zapewniają one również większą elastyczność i zwalniają cenny czas i zasoby, jednocześnie przestrzegając zmieniających się przepisów prawa pracy i podatkowego w różnych regionach.
Firmy parasolowe otrzymały krytykę za traktowanie pracowników tymczasowych i zostały poddane śledztwom w sprawie ewentualnego wykorzystania. Na przykład niektórzy pracownicy tymczasowi w Wielkiej Brytanii zgłaszają utratę nawet 104 funtów brytyjskich tygodniowo z powodu nadmiernych podatków i opłat administracyjnych ze strony ich firmy parasolowej.
Dokonaj właściwego wyboru dla swojej firmy, biorąc pod uwagę następujące kwestie.
1. Czy rozszerzasz lub prowadzisz działalność za granicą?
Firma parasolowa może pomóc Twojej firmie, jeśli polegasz na pomocy na czas określony na znanym rynku.
Pracodawca formalny jest odpowiedni dla Ciebie, jeśli:
- Nie masz pewności co do ekspansji na nowy rynek i chcesz ją przetestować bez zakładania tam własnej osoby prawnej
- Chcesz zatrudniać utalentowanych pracowników w innych krajach lub regionach o różnych przepisach podatkowych i prawa pracy
- Potrzebuje pomocy w zarządzaniu międzynarodowymi zadaniami kadrowymi
- Integrują globalne outsourcingi w ramach szerszej strategii ekspansji
- Budują zdalny zespół i potrzebują odpowiednich wskazówek dotyczących listy płac
Nie zapomnij wziąć pod uwagę porównania opłat dla pracodawcy formalnego i firm zbiorczych, aby sprawdzić, który z nich będzie lepiej pasował do Twojego budżetu — pracodawcy formalni to opłacalne rozwiązanie do outsourcingu wielu z tych zadań bez polegania na podmiotach zewnętrznych, które mogą narażać własność intelektualną i dane na ataki.
2. Czy Twoja firma potrzebuje elastyczności?
Ponieważ pracodawca formalny specjalizuje się w setkach krajów z lokalnymi ekspertami i wewnętrznymi konsultantami prawnymi, operacje są szybkie, wydajne i wysoce skalowalne, aby sprostać zmieniającym się potrzebom i celom ekspansji. Mogą również chronić Twoją własność intelektualną i dane osobowe, utrzymując wszystko w firmie bez outsourcingu zewnętrznego.
Firmy parasolowe na czas określony specjalizują się w relacjach z wykonawcami i firmami, ale nie oferują dodatkowych opcji HR poza zarządzaniem listą płac.
3. Czy współpracujesz z pracownikami, wykonawcami, czy z obydwoma?
Zatrudnianie kilku pracowników na różnych lub nieznanych rynkach jest złożonym, ryzykownym procesem, jeśli nie masz wskazówek i pomocy prawnej potrzebnej do poruszania się po przepisach prawa pracy. Pracodawca formalny to idealna opcja dla firm, które chcą zatrudniać specjalistów do długoterminowych zadań na całym świecie, niezależnie od kraju. Współpracują z pracownikami pełno- i niepełnoetatowymi i w razie potrzeby mogą mieć wdrożone zasady dotyczące pomocy wykonawcy.
Firmy parasolowe współpracują tylko z wykonawcami zatrudnionymi na czas określony, co czyni je najlepszą opcją, jeśli potrzebujesz kogoś tylko do krótkoterminowego lub jednorazowego zadania.
Dowiedz się więcej o rozwiązaniu pracodawcy formalnego Globalization Partners
Globalization Partners to globalny pracodawca formalny, który może pomóc Ci w ekspansji Twojej firmy na nowe i międzynarodowe rynki i zatrudnianiu pracowników bez konieczności zakładania podmiotu prawnego. Pomożemy Ci przyciągnąć najbardziej utalentowanych pracowników dzięki konkurencyjnym pakietom świadczeń dostosowanym do lokalnych przepisów i potrzeb, z wbudowaną zgodnością dla ponad 185 krajów. Nasze bieżące lokalne wsparcie HR jest zawsze dostępne dla Ciebie i pracowników, aby uzyskać dostęp do ważnych informacji lub zadać pytania.
Oszczędzaj zasoby i skoncentruj się na budowaniu rentownej międzynarodowej firmy bez martwienia się o złożone zadania administracyjne i zarządzanie zmieniającymi się przepisami prawa pracy i politykami podatkowymi. Skontaktuj się z Globalization Partners lub pobierz nasz e-book „Przewodnik wyboru modelu pracodawcy formalnego”, aby dowiedzieć się więcej o współpracy z pracodawcą formalnym i podejmowaniu właściwych decyzji dla Twojej firmy.
