Organizacja zatrudnienia w Niemczech

Jest wiele powodów, dla których ekspansja globalna do Niemiec może być mądrym posunięciem. Niemcy odpowiadają za jedną piątą całkowitego PKB Unii Europejskiej oraz stanowią największy rynek konsumencki w UE. Jeśli myślisz o obsadzeniu stanowisk w nowym oddziale lub podmiocie zależnym w Niemczech lub choćby o zatrudnieniu kilku pracowników zdalnych z tego kraju, poświęć trochę czasu na zapoznanie się z praktykami z zakresu zatrudnienia oraz wymogami prawnymi obowiązującymi w Niemczech. Mamy kilka wskazówek dotyczących organizacji zatrudnienia w Niemczech, które mogą Ci pomóc.

Co warto wiedzieć, zanim zaczniesz zatrudniać w Niemczech

Przed rozpoczęciem procesu rekrutacji niemieckich pracowników należy zapoznać się z niemieckim prawem pracy. Oto kilka kwestii, które należy wziąć pod uwagę.

1. Przepisy dotyczące wynagrodzeń

W przeszłości Niemcy pozwalały prywatnym grupom oraz związkom zawodowym na dyktowanie minimalnego wynagrodzenia, ale w 2014 roku rząd niemiecki określił pierwszą w historii płacę minimalną w ustawie Mindestlohngesetz, czyli ustawie o minimalnym wynagrodzeniu. Federalne minimalne wynagrodzenie wynosi obecnie €9.35 za godzinę, a kwota ta ma wzrosnąć w małych przyrostach do €10.45 za godzinę w rokulipiec 2022.

Mimo iż prawo ogranicza liczbę godzin nadliczbowych, które niemieccy pracownicy mogą wyrobić w trakcie tygodnia, nie ma przepisów regulujących płatności za nadgodziny. Oznacza to, że pracodawcy muszą ustalić, jak będą płacić swoim pracownikom za godziny nadliczbowe i ująć to w ich umowach o pracę. Inną rzeczą pozostawioną w gestii pracodawców są premie. Nie ma wymogu wypłacania trzynastej pensji, ale niektórzy pracodawcy decydują się na wypłacanie swoim pracownikom premii rocznej.

2. Godziny pracy i urlop

Konkretne przepisy prawa regulują tydzień roboczy w Niemczech. Tydzień roboczy nie może przekraczać 48 godzin tygodniowo (6 dni robocze/tydzień), a poszczególne dni robocze nie mogą przekraczać ośmiu godzin. Wynagrodzenie za nadgodziny jest ograniczone do 12 godzin tygodniowo. Większość Niemców pracuje 40 godzin w tygodniu lub mniej. Niemcy mają też prawo do dziewięciu świąt państwowych w roku kalendarzowym. Poszczególne landy w Niemczech mogą obchodzić też własne święta.

Pracownicy mają też prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego i urlopu chorobowego. Bundesurlaubsgesetz — federalna ustawa o urlopach — mówi, że pracownicy mają prawo do 20 dni lub 24 dni urlopu, odpowiednio pracując pięć lub sześć dni w tygodniu. Większość pracodawców oferuje więcej niż wymagany minimalny wymiar urlopu. Pracownicy muszą wykorzystać swój urlop w ciągu roku kalendarzowego, gdyż niewykorzystane dni nie przechodzą na następny rok (z pewnymi wyjątkami). Przejście niewykorzystanego urlopu jest dozwolone ze względu na przyczyny operacyjne i tylko za zgodą pracodawcy. Gdy pracownik zachoruje, przysługuje mu do sześciu tygodni urlopu płatnego w roku, o ile przedstawi stosowne zwolnienie lekarskie. Po tym czasie pracownicy otrzymują wynagrodzenie z ubezpieczenia zdrowotnego.

3. Pay As You Earn i ubezpieczenie społeczne

Niemcy korzystają z modelu Pay As You Earn, który wymaga od pracodawców obliczania i potrącania wymaganych składek z pensji pracowników. Obejmuje to podatek dochodowy, którego stawka różni się dla każdego pracownika, a także cztery rodzaje ubezpieczenia, które wchodzą w skład niemieckiego systemu ubezpieczeń społecznych. Dla tych składek ubezpieczeniowych określone są wartości procentowe do pewnej wysokości maksymalnej.

Ubezpieczenie emerytalne oraz ubezpieczenie zdrowotne to dwa główne typy ubezpieczeń, które muszą opłacać pracownicy. Pracodawca pokrywa połowę składek płaconych przez pracownika. To samo dotyczy ubezpieczenia na wypadek utraty pracy oraz opiekuńczego, które stanowią mniejszą część składek na ubezpieczenie społeczne. Pracodawcy mają do wpłacenia piąty rodzaj ubezpieczenia, na które pracownicy nie płacą: ubezpieczenie wypadkowe. W rezultacie pracodawca płaci kwotę wynoszącą w przybliżeniu 20.7% wynagrodzenia pracownika na ubezpieczenie społeczne.

4. Wymogi licencji AUG

Pracodawcy chcący współpracować z organizacją ds. zatrudnienia profesjonalnego powinni mieć świadomość wymogów licencji Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AUG) określonych w ustawie o pracy tymczasowej. Zaktualizowane regulacje z 2017 roku mówią, że pracownicy oddelegowani automatycznie stają się pracownikami firmy po 18 mies. pracy przy projektach tej firmy. Aby uniknąć tego scenariusza, pracodawca formalny musi mieć licencję AUG oraz przestrzegać wymogów, aby utrzymać pracownika na swojej liście płac.

Oznacza to, że kluczowe jest, aby firmy szukające globalnego pracodawcy formalnego do współpracy w Niemczech ograniczyły swoje poszukiwania do tych firm, które zapewniają pełną zgodność z wymogami licencyjnymi AUG. Globalization Partners ma wszelkie licencje oraz doświadczenie niezbędne do zapewnienia, że pracownicy nie zostaną nagle w niezamierzony sposób przeniesieni do Twojej firmy, co będzie od Ciebie wymagało prowadzenia działalności w Niemczech.

Koszt zatrudnienia pracownika w Niemczech

Gdy zatrudniasz nowych pracowników, ważne jest wzięcie pod uwagę kosztów zatrudnienia. Przy zatrudnianiu w nowym kraju proces ten zwykle wiąże się z większymi kosztami niż zatrudnianie w kraju ojczystym. Jedno z badań wykazało, że przeciętny koszt zatrudnienia wykwalifikowanego pracownika w Niemczech to 4700 euro, co stanowi równowartość ponad ośmiu tygodni pracy. Liczba ta może z łatwością wzrosnąć w przypadku firmy wchodzącej po raz pierwszy do Niemiec — chyba że nawiążesz współpracę z pracodawcą formalnym. Wybrane koszty do uwzględnienia w budżecie:

• Usługi podatkowe i prawne: Niemcy są doskonałym krajem do ekspansji ze względu na dostępne tam możliwości ekonomiczne, ale nie ze względu na łatwość prowadzenia działalności. Niemcy mają rygorystyczne przepisy, które sprawiają, że proces otwarcia działalności biznesowej, zarządzania podatkami i listą płac jest skomplikowany i wyczerpujący. Dlatego będziesz potrzebować wsparcia lokalnych ekspertów podatkowych oraz od prawa pracy, którzy pomogą Ci w zapewnieniu zgodności z przepisami podczas procesu rekrutacji i zatrudnienia.
• Rejestracja firmy: aby mieć legalną obecność biznesową w Niemczech, musisz uiścić niezbędne opłaty rejestracyjne, aby założyć swoją firmę.
• Ogłoszenie o pracy: Reklamowanie oferty pracy może również zwiększyć koszty, niezależnie od tego, czy publikujesz ogłoszenie w gazecie, czy w Internecie. Dobra wiadomość jest taka, że w Niemczech istnieją portale z ofertami pracy, które pozwalają na dodawanie ogłoszeń za darmo.
• Agencja zatrudnienia: współpraca z lokalną agencją zatrudnienia w Niemczech może pomóc Ci w szybszym i łatwiejszym znalezieniu najlepszych kandydatów niż gdyby samodzielnie zajęli się tym procesem. Oczywiście taka współpraca z agencją zatrudnienia również dodatkowo zwiększy koszty zatrudnienia.
• Komisja rekrutacyjna: Jeśli zdecydujesz się utworzyć wewnętrzną komisję rekrutacyjną zamiast współpracować z agencją, również tutaj poniesiesz pewne koszty. Godziny pracy członków komisji spędzone na tworzeniu i publikowaniu ofert pracy, przeprowadzaniu rozmów kwalifikacyjnych i innych działaniach powiększą koszty całkowite.
• Koszty podróży: Rozszerzenie działalności i zatrudnienie nowych pracowników w Niemczech może również wiązać się z pewnymi kosztami podróży, zwłaszcza jeśli chcesz przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne osobiście lub jeśli planujesz otworzyć oficjalny oddział lub podmiot zależny swojej firmy.
• Usługi tłumaczeniowe: może być również konieczne zatrudnienie tłumacza, który pomoże Ci wypełnić dokumenty prawne lub skontaktować się z kandydatami do pracy.
• Weryfikacja prawna: do pracodawców należy zapewnienie, że zatrudnią tylko te osoby, które mają prawo do pracy w Niemczech. Oznacza to, że musisz sprawdzić obywatelstwo lub wizę pracowniczą pracownika. Może też zajść konieczność zapłacenia stronom trzecim za przeprowadzenie kontroli informacji. Pamiętaj jednak, że niemieckie prawo ogranicza kontrole informacji oraz zapytania osobowe do informacji bezpośrednio związanych z danym stanowiskiem.

Co jest potrzebne firmie, która chce zatrudniać w Niemczech?

Zanim zaczniesz zatrudniać pracowników w Niemczech, będziesz potrzebować kilku zasadniczych elementów. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy współpracujesz z pracodawcą formalnym, gdyż jest to podmiot działający już na rynku w danym kraju, który może spełniać funkcję pracodawcy formalnego dla Twoich niemieckich pracowników. Jeśli nie zdecydujesz się na taką współpracę, oto czego będziesz potrzebować:

• Prawny podmiot biznesowy: Aby móc zatrudniać pracowników, potrzebny jest prawny podmiot biznesowy w Niemczech. Dla większość firm zagranicznych dwie główne opcje to otwarcie podmiotu zależnego lub oddziału. Podmiot zależny jest bardziej niezależny, natomiast oddział jest ściślej powiązany ze spółką macierzystą.
• Rejestracje podatkowe i ubezpieczeń społecznych: założenie firmy będzie również wymagało podania numeru pracodawcy, aby można było zarejestrować się w krajowych urzędach ubezpieczeń społecznych i podatkowych. Proces ten może trwać wiele tygodni, dlatego pamiętaj, żeby rozpocząć go z wyprzedzeniem, aby móc utworzyć listę płac dla swoich nowych pracowników.
• Niemieckie konto bankowe: Założenie konta bankowego w Niemczech nie jest technicznie wymaganiem, ale jest to mądry ruch, ponieważ upraszcza sprawy i daje rządowi miejsce na przesłanie wszelkich zwrotów, do których możesz być uprawniony.
• Licencje lub zezwolenia: W zależności od branży, w której działasz, może być konieczne uzyskanie specjalistycznych licencji lub zezwoleń, które pozwalają na zatrudnianie pracowników i prowadzenie działalności zgodnie z prawem.

Etapy organizacji zatrudnienia w Niemczech

Jak widać, przed rozpoczęciem procesu rekrutacji konieczne jest wykonanie wielu działań. Gdy już możesz rozpocząć zatrudnianie, przejdziesz do kilku kroków, których celem jest znalezienie nowych pracowników i zaproszenie ich do dołączenia do Twojego zespołu. Oto najważniejsze etapy organizacji zatrudnienia w Niemczech.

1. Ogłaszanie wakatów

Utwórz ofertę pracy dla każdego stanowiska, które chcesz obsadzić. Upewnij się, że kandydaci wiedzą, jakich cech i kwalifikacji poszukujesz, oraz podaj możliwie jak najwięcej informacji na temat zakresu obowiązków, bez nadmiernego wdawania się w szczegóły.

Warto też poinformować osoby poszukujące pracy, czy zatrudniasz pracowników zdalnych w Niemczech, czy szukasz osób do pracy w biurze na miejscu. Jeśli chcesz zatrudnić osoby mówiące po niemiecku, które mogą nie znać języka ojczystego Twojej firmy, opublikuj swoją ofertę w języku niemieckim. Może to wymagać skorzystania z usług tłumacza, aby skutecznie przełożyć treść oferty na język niemiecki przed publikacją.

2. Znajdź najlepiej wykwalifikowanych kandydatów

Gdy osoby poszukujące pracy prześlą swoje aplikacje, możesz rozpocząć ich ocenę celem ustalenia, którzy kandydaci najprawdopodobniej będą pasować do Twojej firmy. Zawężenie listy kandydatów przed rozpoczęciem etapu rozmów kwalifikacyjnych pomoże Ci skuteczniej dotrzeć do idealnych kandydatów.

Jeśli aplikacje są w języku niemieckim, tutaj też możesz potrzebować usług tłumacza. Jeśli zwykle spotykasz zwięzłe życiorysy, przygotuj się na to, że kandydaci z Niemiec będą przesyłać bardziej szczegółowe CV, w których zawarta jest większość lub całość historii edukacyjnej i zawodowej.

3. Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne

Teraz możesz skontaktować się z najlepszymi kandydatami celem umówienia rozmów kwalifikacyjnych. Jeśli zatrudniasz pracowników zdalnych, możesz chcieć przeprowadzić te rozmowy telefonicznie lub online. Pamiętaj o ewentualnej różnicy czasu. W Niemczech obowiązuje czas środkowoeuropejski, dlatego jeśli w swojej firmie w USA używasz standardowego czasu wschodniego, rozmowy będą musiały być zaplanowane w godzinach porannych, gdyż dla kandydatów w Niemczech będzie to późne popołudnie.

We wszystkich rozmowach kwalifikacyjnych, zarówno tych prowadzonych osobiście, jak i wirtualnych, uważaj, aby nie naruszyć prawa prywatności kandydatów ani nie zadawać pytań, które mogą zostać uznane za dyskryminujące, gdyż władze niemieckie traktują te kwestie bardzo poważnie. Obejmuje to pytania dotyczące planowania rodziny, afiliacji politycznych, wierzeń religijnych i inne tematy osobiste, które nie mają bezpośredniego związku z pracą.

4. Wyślij umowy najlepszym kandydatom

Po wybraniu osób, które chcesz mieć w swoim zespole, przedstaw im formalną ofertę pracy i przygotuj umowy do przejrzenia przez kandydatów. To kluczowy etap w praktykach z zakresu zatrudnienia w Niemczech, gdyż umowy o pracę są obowiązkowe.

Umowa powinna skupiać się na tych aspektach zatrudnienia, które nie są uregulowane prawnie. Na przykład jakie są zasady Twojej firmy dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych oraz czy oferujesz pracownikom urlop płatny bądź inne świadczenia wykraczające ponad wymogi minimalne. Należy też jasno zaznaczyć, jakie obowiązki będzie miał pracownik w swojej nowej roli oraz jak będzie wyglądał proces wypowiedzenia umowy o pracę.

5. Wdróż nowego pracownika

Teraz możesz wdrożyć swoich nowych pracowników, przedstawiając im niezbędne dokumenty do wypełnienia celem odprowadzania składek. Będzie to też obejmować wszelką wewnętrzną dokumentację dla nowych pracowników oraz szkolenia, które muszą przejść przed rozpoczęciem pracy.

W przypadku współpracy z pracodawcą formalnym, takim jak Globalization Partners, możesz oddać te kwestie w jego ręce po zrekrutowaniu nowych pracowników. Organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego zajmie się wdrożeniem, ustanowieniem listy płac, kwestiami kadrowymi oraz zapewnieniem zgodności z wymogami.

Zacznij zatrudniać pracowników w Niemczech z pomocą Globalization Partners

Jeśli chcesz od razu zatrudnić pracowników w Niemczech, rozważ współpracę z pracodawcą formalnym. Globalization Partners może pełnić rolę pracodawcy formalnego dla Twoich niemieckich pracowników, zajmując się wszystkimi technikaliami, świadczeniami i podatkami, dzięki czemu Ty możesz skupić się na rozwoju swojej firmy. Twoi niemieccy pracownicy nadal będą pracować dla Ciebie, a my zadbamy o zapewnienie zgodności z przepisami prawa. Poproś o ofertę, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Globalization Partners może pomóc Ci w globalnej ekspansji.