Jak opłacać wykonawców w Wielkiej Brytanii?

W Wielkiej Brytanii wyróżniamy trzy główne formy zatrudnienia: pracowników stałych, niezależnych wykonawców i robotników. Każdy rodzaj pracowników może odgrywać integralną rolę w działalności, ale przed podpisaniem pisemnej umowy należy koniecznie zrozumieć różnicę między nimi.

Jeśli zatrudniasz niezależnego wykonawcę w Wielkiej Brytanii, musisz wziąć pod uwagę kilka czynników, w tym nowe IR35 przepisy, aby uniknąć błędnej klasyfikacji. Dowiedz się więcej o tym, jak zdobyć brytyjskich wykonawców i jakie są różne opcje ich płacenia.

Pracownicy kontra wykonawcy kontra pracownicy

Jeśli Twoja firma chce wejść na nowy rynek, rozszerzyć działalność na skalę globalną lub zatrudniać pracowników za granicą, wybrana przez Ciebie metoda określa, jak działa proces i jakie są Twoje wymogi prawne:

• Wejście na nowy rynek: Wchodzenie na nowy rynek daje Twojej firmie dostęp do nowych zasobów, zachęt finansowych i utalentowanych pracowników ze specjalnym wykształceniem lub szkoleniem. Ponieważ większość krajów wymaga fizycznej lokalizacji w wybranym kraju przed rozpoczęciem organizacji zatrudnienia, współpraca z pracodawcą formalnym (EOR) może ułatwić pozyskiwanie utalentowanych pracowników.
• Ekspansja globalna: Dla wielu firm globalna ekspansja jest częścią długoterminowego planu osiągnięcia rozpoznawalności marki na arenie międzynarodowej i zwiększenia ogólnych zysków poprzez utworzenie kilku odnoszących sukcesy lokalizacji w różnych krajach. Firmy polegają na stałych pracownikach, a czasami na wykonawcach i pracownikach, aby stworzyć przepływ pracy dostosowany do ich potrzeb branżowych.
• Zatrudnianie międzynarodowe: zatrudnianie międzynarodowe pozwala Twojej firmie współpracować ze zdalnymi wykonawcami, aby uzyskać najlepsze w branży talenty bez ograniczeń geograficznych. W Wielkiej Brytanii proces ten zazwyczaj wymaga współpracy z agencją rekrutacyjną lub firmą outsourcingową, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla Twojego nadchodzącego projektu.

Pracodawca formalny może pomóc Ci w ustanowieniu obecności na nowym międzynarodowym rynku i zatrudnieniu stałych pracowników bez konieczności posiadania fizycznej lokalizacji lub lokalnej filii.

1. Pracownicy

Pracownicy w Wielkiej Brytanii są pracownikami pełnoetatowymi i niepełnoetatowymi, którzy zajmują stałe stanowisko w Twojej firmie. Są one częścią Twojej listy płac i zgodnie z prawem musisz wpłacić składki na ich pakiet świadczeń, w tym ubezpieczenie społeczne, płatny urlop i programy emerytalne, jeśli dotyczy. Pracownicy są uznawani za pracowników, jeśli:

• Masz obowiązek zapewnić im pracę i są oni zobowiązani do jej przyjęcia w czasie ich współpracy z Tobą.
• Twoja firma określa, w jaki sposób wykonuje przydzielone zadania, w tym kiedy i gdzie.
• Kierownictwo zachowuje kontrolę nad harmonogramem pracowników, szkoleniami i rozwojem kariery.
• Pracownik otrzymuje wynagrodzenie godzinowe, tygodniowe lub miesięczne według uzgodnionego wynagrodzenia lub stawki godzinowej.

Ponieważ pracownicy polegają na Twojej firmie w zakresie stabilnej pracy, płatności i świadczeń, często są lojalni i zachęcani do wykonywania przydzielonych im zadań. To optymalny wybór, jeśli szukasz długoterminowych partnerów, w których możesz inwestować poprzez szkolenia, sprzęt i wiedzę z biegiem czasu.

2. Wykonawcy

Niezależni wykonawcy — czasami nazywani konsultantami, wykonawcami samozatrudnieni lub kontraktem na świadczenie usług — mogą, ale nie muszą być częścią ich własnego, ustanowionego podmiotu biznesowego, który realizuje projekt dla firmy na podstawie umowy na czas określony. Firmy polegają na wykonawcach w zakresie krótkoterminowych, niezbędnych zadań, które nie są częścią podstawowych operacji biznesowych.

Wykonawcy są uznawani za takich, jeśli:

• posiadać określoną datę rozpoczęcia i zakończenia zadania;
• Nie podlegają tym samym zasadom lub zarządzaniu co pracownicy, chyba że określono inaczej w pisemnej umowie
• Ponosi bezpośrednią odpowiedzialność za własne sukcesy, porażki, zyski i straty
• Mogą swobodnie współpracować z innymi firmami w swojej branży, o ile spełniają warunki umów o zachowaniu poufności (NDA)
• Nie są uprawnieni do żadnych świadczeń, takich jak ubezpieczenie czy płatny urlop chorobowy, a ich kwota podatku nie jest potrącana z ich wynagrodzenia
• Nie są częścią Twojej regularnej listy płac i zamiast tego są wypłacane za projekt, za godzinę lub zgodnie z inną ustaloną umową

W zależności od tego, skąd pochodzą wykonawcy, mogą być zobowiązani do płacenia podwójnych podatków w kraju, w którym pracują, oraz w kraju, w którym fizycznie mieszkają.

3. Pracownicy

W wielu krajach pracownikami są wykonawcy lub pracownicy, w zależności od struktury relacji i szczegółów pisemnej umowy. Wielka Brytania ustanowiła trzecią kategorię: pracowników. Kategoria pracownika obejmuje wszystkie osoby, które nie spełniają warunków którejkolwiek z tych kategorii.

Pracownicy, zwani czasem pracownikami bez godzin pracy, nie są zobowiązani do pracy w firmie, chyba że wyrażą na to zgodę. Podobnie firmy nie są zobowiązane do oferowania im pracy. Jeśli jednak pracownik zgadza się pracować dla firmy, na przykład na specjalne wydarzenie lub krótkoterminowo, podlega wszystkim tym samym wytycznym co pracownik stały, w tym minimalnemu wynagrodzeniu i naliczonemu urlopowi płatnemu. Są częścią firmowej listy płac.  Firma może polegać na pracowniku zamiast na pracowniku lub wykonawcy podczas specjalnych wydarzeń, gdzie potrzebuje dodatkowej pomocy fizycznej, ale niekoniecznie na pracownikach posiadających specjalistyczne umiejętności.

Gdzie zatrudnić brytyjskich wykonawców

Zatrudnianie wykonawców w Wielkiej Brytanii jest często niezbędnym elementem ekspansji na lokalny rynek, ponieważ mogą oni zaoferować regionalne wytyczne dotyczące lokalizacji produktów, usług i marketingu. Kontrahentów można znaleźć za pośrednictwem jednej z poniższych dróg:

• Agencje pracy
• Wznowienie lub bazy danych CV
• Strony internetowe freelancingu
• Bazy danych specyficzne dla branży
• Wirtualne tablice ogłoszeń
• Media społecznościowe
• Lokalne firmy outsourcingowe

Największą zaletą współpracy z wykonawcą jest wybór osoby o najwyższych kwalifikacjach do wykonania zadania. Wybierając wykonawców do projektu, dokładnie przeanalizuj ich kwalifikacje i doświadczenie. Poproś, aby zobaczyć przykłady poprzednich prac i referencji kontaktowych, jeśli to możliwe.

Wymogi prawne dotyczące zatrudniania wykonawców z Wielkiej Brytanii

Zarówno Ty, jak i wykonawca macie prawny obowiązek przestrzegać wszystkich postanowień zawartych w pisemnym kontrakcie. W niektórych przypadkach kontrahenci mogą mieć prawo do podstawowej ochrony zdrowia i bezpieczeństwa oraz prawa do dyskryminacji. Musisz podjąć kroki, aby uniknąć błędnej klasyfikacji wykonawcy i wyważać krytyczne obszary umowy, w tym prawa własności intelektualnej (IP) i wytyczne dotyczące rozwiązania umowy.

1. IR35 i błędna klasyfikacja

IR35 to ustawodawstwo pośredników, którego celem jest wyeliminowanie możliwości unikania podatków przez niezależnych wykonawców działających w tym samym charakterze co standardowy pracownik i firmy je zatrudniające. Jeśli Twoja firma będzie winna błędnej klasyfikacji, błędnie sklasyfikowany wykonawca otrzyma status pracownika i wszystkie przysługujące mu świadczenia wsteczne. Będzie Pan/Pani zobowiązany/-a do wpłacania wszystkich niezbędnych składek Pay As You Earn (PAYE) i National Insurance i może Pan/Pani podlegać odsetkom i dodatkowym karom lub opłatom prawnym.

Aby określić, czy jesteś zaangażowany w relację wykonawca-pracodawca — a nie w relację pracownik-pracodawca — zadaj następujące pytania:

• Czy ta osoba może odmówić przyjęcia zadania lub wykonania zadania dla mojej firmy?
• Czy ta osoba może zastąpić innego wykonawcę lub podwykonawcę, aby ukończyć część lub całość przydzielonego projektu?
• Jaką kontrolę ma firma nad harmonogramem, lokalizacją i metodą pracy tej osoby?
• Czy ta osoba jest odpowiedzialna za podstawowy element operacji biznesowych?
• Czy ta osoba otrzymuje świadczenia lub zwrot kosztów od firmy?
• Jakie stanowisko zajmuje ta osoba w hierarchii zarządzania?
• Czy ta osoba otrzymuje od firmy płatny urlop chorobowy, zasiłek urlopowy lub urlop wypoczynkowy?
• Czy ta osoba może współpracować z inną firmą, klientem lub konkurentem w branży i poza nią?

W niektórych sytuacjach IR35 may wymaga od firm międzynarodowych z siedzibą poza Wielką Brytanią, które mają ograniczoną obecność lokalną, zarejestrowania się w PAYE i prowadzenia listy płac w Wielkiej Brytanii, nawet jeśli zatrudniają wykonawców. Współpracuj z pracodawcą formalnym, aby dowiedzieć się, czy Twoja sytuacja kwalifikuje się do wzięcia pod uwagę specjalnych kwestii.

2. Umowa pisemna

Pisemne umowy to najlepszy sposób na określenie jasnych oczekiwań dotyczących relacji pracodawca-wykonawca i mogą być kluczowym elementem udowodnienia, że nie naruszasz IR35, jeśli zostaniesz poddany audytowi. Umowy pisemne powinny obejmować:

• Szczegóły dotyczące projektu, w tym jego zakres i związane z nim zadania
• Kiedy umowa zaczyna się i kończy, jeśli dotyczy
• Kwota wynagrodzenia, częstotliwość wypłat i struktura płatności
• Kto jest odpowiedzialny za wykonanie określonych zadań i zapewnienie niezbędnych zasobów
• Umowy o zachowaniu poufności i klauzule o zakazie konkurencji, w stosownych przypadkach
• Wytyczne dotyczące wzajemnego rozwiązania umowy i związanych z tym kar

Pierwotny właściciel dzieła, praw autorskich, projektu, wynalazku lub tajemnicy handlowej jest zazwyczaj prawowitym właścicielem, ale konkretne warunki mogą zostać wyrażone w pisemnej umowie przeniesienia tych praw własności intelektualnej na pracodawcę.

3. Rozwiązanie umowy i odprawa

Kontrahenci pracują w oparciu o projekt, więc rozwiązanie umowy nie jest zwykle konieczne, chyba że kontrahent lub firma nie utrzyma części pisemnej umowy lub Twoja firma zdecyduje się anulować projekt lub zadanie w trakcie trwania umowy. Twoja pisemna umowa powinna zawierać punkt dotyczący zasad rozwiązania umowy i wymaganego wypowiedzenia. W zależności od Twojej zgody możesz nadal być odpowiedzialny za zapłacenie części lub całości uzgodnionej wpłaty.

Schemat branży budowlanej

Rząd Wielkiej Brytanii wprowadził specjalne przepisy dotyczące kontrahentów pracujących w branży budowlanej, znane jako Construction Industry Scheme (CIS). Kontrahenci CIS rejestrują się w programie, potrącają pieniądze z płatności podwykonawców i przekazują je do HM Revenue and Customs (HMRC), co stanowi zaliczkę na poczet podatku tego podwykonawcy i płatności z tytułu ubezpieczenia społecznego.

Wykonawcy rejestrują się w CIS jako standardowy wykonawca, jeśli płacą podwykonawcom za prace budowlane i biznesowe, ale sami nie wykonują prac. Podwykonawcy rejestrują się jako tacy, jeśli zakończą prace budowlane dla wykonawcy, który ich zatrudnia. Kontrahent może zarejestrować się zarówno jako wykonawca, jak i podwykonawca.

Praktyki i kwestie podatkowe

Nie płacisz pojedynczemu wykonawcy za pośrednictwem PAYE, chyba że zostaniesz uznany za naruszającego IR35. Wykonawca jest odpowiedzialny za potrącanie i składanie własnych podatków i ubezpieczeń, a w niektórych sytuacjach może być zmuszony do zarejestrowania się w celu uzyskania podatku od towarów i usług (VAT). Płatności za usługi świadczone przez niezależnych wykonawców nie są dochodami do zgłoszenia w związku z podatkiem dochodowym.

Jak działa lista płac przy płacach kontrahentów w Wielkiej Brytanii

Oficjalną walutą Wielkiej Brytanii jest funt brytyjski (GBP).  Minimalne krajowe wynagrodzenie za życie wynosi GBP£8.91, a oczekiwania branżowe różnią się w zależności od doświadczenia i umiejętności pracownika oraz aktualnego zapotrzebowania rynkowego na jego usługi. Uczestnik i kontrahent uzgodnią dogodną dla obu stron strukturę płatności, w tym:

• Przedpłata: przedpłata obejmuje zapłatę wykonawcom za całość usług przed zakończeniem projektu. Kontrahenci mogą wykorzystać tę płatność do pokrycia kosztów sprzętu lub zasobów potrzebnych do wykonania zadania i zapewnia to, że ich czas zostanie zrekompensowany. Przedpłata może stanowić zagrożenie dla firm, jeśli kontrahenci nie dotrzymują warunków umowy lub produkt końcowy nie jest zgodny ze standardami. W przypadku korzystania z tej metody płatności należy pamiętać o uwzględnieniu w umowie pisemnej postanowień dotyczących zwrotu kosztów.
• Płatność po zakończeniu: Zapłata kontrahenta po zakończeniu projektu jest bezpiecznym sposobem ochrony inwestycji i zapewnienia, że wynik końcowy spełnia uzgodnione standardy. Kontrahenci mogą jednak chcieć zawrzeć w Państwa pisemnej umowie konkretne postanowienia, które zapewnią, że otrzymają minimalne wynagrodzenie za poświęcony czas.
• Płatność częściowa: płatność częściowa polega na wpłaceniu na rzecz wykonawcy depozytu przed projektem oraz pozostałej części płatności po otrzymaniu produktu końcowego lub zakończeniu świadczenia usług. Jest to dobry sposób na ochronę zarówno inwestycji finansowych, jak i czasu wykonawcy. Ustal w pisemnej umowie jasny harmonogram realizacji projektu i kolejnych płatności.

Możesz również wybrać pomiędzy płatnościami za projekt lub za godzinę, w zależności od pisemnej umowy i szacowanego harmonogramu ukończenia projektu.

1. Waluta i kursy wymiany

Funt ma jedną z najwyższych globalnych wartości obrotu . Kursy wymiany walut i opłaty transferowe różnią się w zależności od kraju pochodzenia, metody płatności, instytucji finansowej, z którą współpracujesz, oraz kwoty, którą płacisz.

Dla szybkiego odniesienia się do bieżących wartości wymiany GBP£1 jest równa:

• EUR€1.16
• USD1.42
• CNY¥9.07
• MXN$28.37
• INR₹103.31
• JPY¥156.02

2. Metody obsługi listy płac

W przypadku  płatności na rzecz wykonawcy z Wielkiej Brytanii dostępnych jest kilka opcji:

• Przelewy: przelewy umożliwiają międzynarodowe przekazywanie środków między instytucjami finansowymi. Chociaż jest to szybka i niezawodna metoda płatności, Twoja firma będzie podlegać opłatom za przelewy.
• Depozyty bezpośrednie: Bezpośrednie wpłaty są podobne do przelewów, ale lepiej nadają się do płatności cyklicznych, ponieważ można określić konkretną datę, w której płatność ma zostać wpłacona na konto wykonawcy. W zależności od banku mogą obowiązywać opłaty za przelewy.
• Czeki papierowe: czeki papierowe były kiedyś standardem płatności, ale mogły zostać utracone, zniszczone lub opóźnione podczas transportu. W niektórych regionach czeki papierowe mogą być jedyną formą akceptowanej płatności za usługi wykonawcy.
• Przekazy pieniężne: Przekazy pieniężne są szybkim sposobem wysyłania środków międzynarodowych, ale wymagają, aby zarówno Ty, jak i wykonawca mieszkaliście w pobliżu urzędu pocztowego lub instytucji finansowej zdolnej do przetwarzania płatności. Z tego powodu jest to mniej wygodna i bardziej czasochłonna metoda płatności niż inne opcje.
• Wirtualne portfele: wirtualne portfele to bezpieczne i niemal natychmiastowe rozwiązanie płatnicze dla międzynarodowych wykonawców. Chociaż nadal podlegasz opłatom za transfer, środki są zazwyczaj chronione przez wirtualne szyfrowanie.

Zatrudniaj pracowników w Wielkiej Brytanii z pomocą Globalization Partners

Współpraca z międzynarodowymi wykonawcami w Wielkiej Brytanii daje Twojej firmie elastyczną alternatywę dla tradycyjnych pracowników, pozwalając jednocześnie wybrać najbardziej wykwalifikowanego kandydata do nadchodzącego projektu. Wiele firm polega na wykwalifikowanych wykonawcach w zakresie potrzeb projektowych i zatrudnia pracowników pełnoetatowych w kluczowych obszarach codziennej działalności.

Jeśli Twoja firma chce zatrudniać pracowników w Wielkiej Brytanii bez zakładania filii, Globalization Partners może pomóc. Jesteśmy globalnym pracodawcą formalnym, który zajmuje się wszystkimi międzynarodowymi rekrutacjami, listami płac i zarządzaniem zasobami ludzkimi Twoich stałych pracowników, w tym zgodnością z regionalnymi przepisami prawa pracy, bez potrzeby posiadania lokalnego oddziału lub podmiotu.

Dowiedz się więcej o tym, jak  nasze kompleksowe rozwiązanie  może pomóc Ci zatrudnić najbardziej utalentowanych pracowników w Wielkiej Brytanii i już dziś  poproś o demonstrację .