Rozszerzenie działalności na Stany Zjednoczone wymaga zatrudniania lokalnych utalentowanych pracowników i ustanowienia zgodnego z przepisami systemu listy płac, który spełnia wszystkie zobowiązania prawne. Poruszanie się po wielowarstwowej strukturze podatkowej kraju jest kluczowym pierwszym krokiem dla każdej firmy planującej działać na tym nowym rynku.
Przepisy dotyczące płac i podatków w USA
Płace w USA podlegają przepisom federalnym, stanowym, a czasem lokalnym, tworząc złożony krajobraz zgodności. Pracodawcy muszą być na bieżąco, aby dostosować się do zmieniających się przepisów i zapewnić płynne działanie. Pracodawcy są odpowiedzialni za prawidłowe obliczanie, potrącanie i odprowadzanie wszystkich wymaganych podatków od wynagrodzeń pracowników.
-
Federalny podatek dochodowy : USA stosuje progresywny system podatkowy z siedmioma federalnymi przedziałami podatkowymi. Na dzień 2025, te stawki wahają się od 10% do 37%. Pracodawcy określają poprawną kwotę potrącenia dla każdego pracownika na podstawie informacji podanych w formularzu W-4. Nawiasy te są corocznie korygowane przez Internal Revenue Service (IRS) pod kątem inflacji.
-
Stanowy i lokalny podatek dochodowy : Oprócz federalnego podatku większość stanów i niektórych gmin pobiera własne podatki dochodowe. Różnią się one znacznie, a niektóre stany używają nawiasów progresywnych, niektóre stawki ryczałtowe, a niektóre nie mają podatku dochodowego w ogóle.
Cykle płacowe w USA
W Stanach Zjednoczonych okresy wypłaty wynagrodzenia mogą być tygodniowe, dwutygodniowe, półmiesięczne lub miesięczne. Wybrany cykl płac wpływa na koszty, planowanie zasobów i zgodność z przepisami.
Cykle tygodniowe są powszechne dla pracowników godzinowych, ponieważ upraszczają obliczenia nadgodzin. Natomiast cykle miesięczne są często używane do ról etatowych, ponieważ ułatwiają śledzenie zarobków. Wybór odpowiedniego cyklu płacowego pomaga w efektywnym zarządzaniu listą płac i utrzymywaniu zadowolenia zespołów.
Kluczowe składki na liście płac w USA
Poza podatkiem dochodowym pracodawcy muszą zarządzać kilkoma innymi obowiązkowymi składkami.
-
Podatki FICA :Federal Insurance Contributions Act (FICA) to obowiązkowe odliczenie od wynagrodzenia składające się z dwóch części:
-
-
Ubezpieczenia Społeczne : Począwszy od 2025, stawka podatkowa wynosi 6.2% zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, stosowana do wynagrodzenia do rocznego limitu 177300 USD.
-
-
-
Medicare : Stawka podatkowa wynosi 1.45% zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, bez limitu wynagrodzenia. Pracownicy o wysokich dochodach podlegają również dodatkowemu 0.9% podatkowi Medicare, który pracodawcy muszą potrącać, ale nie dorównują.
-
-
Podatki od bezrobocia:
-
-
FUTA (Federal Unemployment Tax Act): Standardowa stawka podatku FUTA wynosi 6.0% od pierwszego 7000 USD rocznego wynagrodzenia każdego pracownika. Jednak pracodawcy, którzy płacą państwowe podatki od bezrobocia na czas, zazwyczaj otrzymują kredyt w wysokości do 5.4%, co skutkuje efektywną stopą federalną w wysokości 0.6%.
-
-
-
SUTA (State Unemployment Insurance): Każde państwo zarządza własnym programem ubezpieczenia od bezrobocia z unikalnymi stawkami podatkowymi i bazami płacowymi. Stawki są przypisywane nowym pracodawcom, a następnie dostosowywane na podstawie ich historii zatrudnienia.
-
Poruszanie się po podatkach od wynagrodzeń w stanach USA
Zarządzanie podatkami od wynagrodzeń w różnych stanach USA jest skomplikowane. Każdy stan ma własne zasady dotyczące potrącania, składania i przekazywania podatków od zatrudnienia, w tym państwowego podatku dochodowego i podatku od bezrobocia (SUTA).
Pracodawca formalny (EOR) oferuje kompleksowe rozwiązanie. Jako legalny pracodawca , pracodawca formalny obsługuje wszystkie rejestracje podatkowe, obliczenia i zgłoszenia w Twoim imieniu. Eliminuje to ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów i obciążenie administracyjne, umożliwiając zatrudnianie utalentowanych pracowników w dowolnym miejscu w Stanach Zjednoczonych.
Opcje listy płac w USA dla firm
Firmy mają kilka możliwości wyboru podczas tworzenia listy płac w USA:
-
Wewnętrzna lista płac :Wiąże się to z utworzeniem amerykańskiej filii i zatrudnieniem personelu do zarządzania listą płac. Takie podejście zapewnia maksymalną kontrolę, ale wymaga znacznych zasobów i dogłębnej znajomości złożonych, stale zmieniających się przepisów federalnych i stanowych.
-
Amerykańska firma zajmująca się przetwarzaniem listy płac : Lokalny dostawca może obsługiwać obliczenia i płatności listy płac. Jednak odpowiedzialność prawna za zgodność z przepisami, w tym zgłoszenia podatkowe i przekazy pieniężne, ostatecznie pozostaje w firmie zatrudniającej.
-
G-P (Pracodawca formalny G-P G jest najlepszym pracodawcą formalnym, pomagającym w finansowaniu listy płac w ponad 130 walutach. Uzyskaj terminową, bezbłędną listę płac dzięki elastycznym opcjom płatności i łatwo dodawaj premie, prowizje i wyjątki za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
G-P Pracodawca formalny jest preferowanym partnerem dla wiodących platform HCM, PEO i płac. Połącz dane pracowników w jednym miejscu, aby utrzymać istniejące przepływy pracy, jednocześnie gwarantując spójne i dokładne dane w zintegrowanych systemach.
Jak utworzyć listę płac w USA
Tradycyjny proces tworzenia listy płac w USA wymaga kilku kluczowych kroków:
-
Uzyskaj federalny numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) od IRS.
-
Zarejestruj się w odpowiednich państwowych agencjach podatkowych i agencjach pracy.
-
Zbierz formularz W-4 od każdego pracownika w celu ustalenia federalnego podatku dochodowego u źródła oraz formularz I-9 w celu weryfikacji uprawnień do zatrudnienia.
-
Ustal harmonogram płac (np. co tydzień, co dwa tygodnie, co pół miesiąca) zgodnie z przepisami prawa stanowego.
-
Skonfiguruj system, aby dokładnie obliczać potrącenia i przetwarzać płatności.
-
Przekazuje podatki władzom federalnym i stanowym w ich odpowiednich terminach, często korzystając z elektronicznego federalnego systemu płatności podatkowych (EFTPS) dla podatków federalnych.
-
Regularne składanie sprawozdań, takich jak kwartalny formularz 941 i roczny formularz 940, w IRS i agencjach państwowych.
Wymagania dotyczące ostatecznej wypłaty i odcinka wypłaty
Amerykańskie przepisy dotyczące zatrudnienia dyktują również konkretne zasady płacowe dotyczące rozwiązania stosunku pracy i przejrzystości wynagrodzeń. Przepisy stanowe, a nie federalne, określają ostateczny termin wypłaty pracownika, który może wynosić od jego ostatniego dnia pracy do następnego zaplanowanego dnia wypłaty. Ponadto, podczas gdy prawo federalne wymaga od pracodawców prowadzenia dokładnej dokumentacji płacowej, przepisy stanowe zazwyczaj nakazują dostarczanie pracownikom regularnych odcinków wypłaty (odcinków wypłaty). Muszą one zasadniczo obejmować szczegóły, takie jak wynagrodzenie brutto, wszystkie potrącenia wyszczególnione, wynagrodzenie netto i okres wypłaty wynagrodzenia.
Jak zarządzanie płacami wpływa na zaufanie pracowników
Skuteczne zarządzanie listą płac ma kluczowe znaczenie dla budowania zaufania pracowników i zapewnienia ciągłości działalności. Dokładne i terminowe płacenie zespołowi buduje pewność siebie i satysfakcję.
Jasna komunikacja na temat potrąceń z tytułu podatków, ubezpieczeń społecznych i świadczeń poprawia również przejrzystość. Gdy członkowie zespołu rozumieją swoje odcinki wypłaty, buduje to zaufanie i zwiększa lojalność. Współpraca z pracodawcą formalnym G-P takim jak G, jest jednym z najskuteczniejszych sposobów zapewnienia doskonałości płacowej i budowania zaufania, przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążenia administracyjnego zespołów HR.
Czy trzeba płacić niezależnym wykonawcom?
G-P Contractor pomaga Twoim zespołom w dokonywaniu natychmiastowych, dokładnych płatności na rzecz kontrahentów w ponad 180 krajach i wyborze waluty za pomocą portfela cyfrowego, przelewu bankowego lub karty wirtualnej.
Uproszczenie globalnego zarządzania listą płac dzięki G-P
G-P usprawnia każdy etap procesu zarządzania płacami dzięki naszej wiodącej na rynku platformie G-P. Zapłać swojemu zespołowi z pełnym zaufaniem w dowolnym miejscu na świecie — w ponad 150 walutach — dzięki naszemu automatycznemu systemowi płac w 99% na czas, a wszystko to za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Nasze produkty integrują się również z wiodącymi rozwiązaniami HCM, automatycznie synchronizując dane płacowe pracowników na różnych platformach, tworząc jedno niezawodne i wygodne źródło prawdy dla zespołów HR.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy Ci pomóc.
