Spanien ist bekannt für seine lebendige Kultur und Geschichte, aber es ist auch ein großartiges Tor zum EU-Markt. Beim Aufbau Ihres Teams in Spanien ist ein gutes Verständnis der Lohn- und Gehaltsabrechnung unerlässlich. Allerdings können die Arbeitsmarkt- und Lohnvorschriften des Landes Ihren Markteintritt verhindern.
Anstatt sich allein mit dieser Komplexität auseinandersetzen zu müssen, bietet G-P eine optimierte Lösung für alle Ihre Personalbedürfnisse. Dieser Leitfaden beschreibt Überlegungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung in Spanien.
Wie man die Lohnbuchhaltung in Spanien einrichtet
Die Beratung durch einen erfahrenen Lohnabrechnungsdienstleister in Spanien kann Ihnen helfen, die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicherzustellen. Bevor Sie in Spanien Mitarbeiter einstellen und bezahlen können, benötigen Sie zunächst eine rechtliche Präsenz im Land, was in der Regel die Gründung einer Tochtergesellschaft bedeutet. Dieser Prozess beinhaltet die Registrierung bei der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria) und der allgemeinen Social (Tesorería General de la Seguridad Social – TGSS).
Nach der Registrierung müssen Sie von jedem Mitarbeiter bestimmte Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung erfassen, darunter:
- Vollständiger Name, Adresse und Geburtsdatum
- Steueridentifikationsnummer (Número de Identificación Fiscal – NIF) für spanische Staatsbürger oder Ausländeridentitätsnummer (Número de Identidad de Extranjero – NIE) für Nichtstaatsangehörige
- Social
- Spanische Bankkontodaten
- Persönliche Daten für Zwecke der Einkommensteuer-Einbehaltung (Familienstand, Unterhaltsberechtigte usw.) über Formular 145 (Modelo 145)
Eine einfachere Alternative ist es, mit einem offiziellen Arbeitgeber (Employer of Record) wie G-Pzusammenzuarbeiten. Bei uns müssen Sie keine lokale Einrichtung einrichten. Wir stellen die vollständige Einhaltung aller Gehalts- und Arbeitsverpflichtungen sicher.
Lohnsteuern und Sozialversicherung in Spanien
Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Spanien fallen erhebliche Abzüge sowohl für die Einkommensteuer als auch für die Sozialversicherungsbeiträge an, die direkt von der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters einbehalten werden.
Spanische Einkommensteuer (IRPF)
Spanien erhebt eine progressive Einkommensteuer (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas – IRPF) auf die Einkünfte von Mitarbeitern. Die Tarife werden zwischen dem Staat und den autonomen Regionen aufgeteilt, was zu geringfügigen Abweichungen führt. Die nationalen progressiven Steuerklassen für 2025 sind:
- Bis zu EUR 12,450: 19%
- EUR 12,450 zu EUR 20,199: 24%
- EUR 20,200 zu EUR 35,199: 30%
- EUR 35,200 zu EUR 59,999: 37%
- EUR 60,000 zu EUR 299,999: 45%
- Über EUR 300,000: 47%
Beiträge zur Sozialversicherung in Spanien
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer leisten monatliche Beiträge zum Sozialversicherungssystem. Diese Fonds decken Renten, Arbeitslosenunterstützung, Elternurlaub und Spaniens Gesundheitsleistungen ab. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Beiträge korrekt berechnet werden, um den spanischen Lohnabrechnungsrichtlinien zu entsprechen. Die Beiträge werden auf einer Vergütung-Basis zwischen einem gesetzlichen Mindest- und einem Maximum berechnet, das jährlich aktualisiert wird.
- Spain employer contribution: Approximately 31.10% of an employee's contribution base. This includes payments for common contingencies (23.6%), unemployment (5.5%), professional training (0.6%), and the wage guarantee fund (FOGASA, 0.2%), plus a variable rate for occupational accidents.
- Spain employee contribution: Approximately 6.45% of an employee’s contribution base. This includes payments for common contingencies (4.8%), unemployment (1.55%), and professional training (0.10%).
Sonstige spanische Unternehmenssteuern
Unternehmen, die in Spanien tätig sind, unterliegen außerdem einem einheitlichen Körperschaftsteuersatz von 25% und einer Mehrwertsteuer (MwSt.) von 21%.
Grundlagen der Lohnbuchhaltung in Spanien
- Payment frequency: Salaries must be paid on a punctual, monthly basis.
- 13th- and 14th-month salary: By law or under most Collective Bargaining Agreements (CBAs), employees are entitled to two extra salary payments (pagas extraordinarias) per year, typically paid in July and December. These can also be paid prorated within the 12 monthly payments. Learn more about 13th-month pay by country.
- Payslip requirements: Employers must provide each employee with a detailed payslip (nómina) that follows an official model. It should clearly itemize gross earnings, all deductions for IRPF and social security, and the final net pay.
- Reporting and deadlines: Employers must report and remit withheld taxes and social security contributions to the authorities on a monthly or quarterly basis using specific forms (e.g., Modelo 111 for IRPF, RLC/RNT files for social security) and provide annual summaries (e.g., Modelo 190).
Lohnabrechnungsoptionen für Unternehmen in Spanien
Unternehmen, die nach Spanien expandieren, haben drei Hauptoptionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung:
- Internal payroll: A company with a registered subsidiary in Spain and a large HR team can manage payroll internally. This approach requires hiring staff with expertise in Spanish labor and tax law and is often best suited for large organizations with a long-term commitment to the country.
- Partner with an employer of record (EOR): Working with an EOR like G-P is the most efficient and secure option. As the EOR, G-P handles all payroll, tax, and compliance obligations, allowing you to focus on growing your business.
- G-P Contractor™: Although independent contractors aren’t part of payroll, some companies rely on this worker type for specialized projects. With G-P Contractor, you can hire and pay contractors in 190 countries and your choice of currency, using a digital wallet, bank transfer, or virtual card.
Bezahlung von unabhängigen Auftragnehmern in Spanien
Unabhängige Auftragnehmer in Spanien sind dafür verantwortlich, sich vor Beginn ihrer Tätigkeit bei der spanischen Steuerbehörde und dem Social Sicherheitssystem im Rahmen des Sonderregimes für Selbstständige (RETA) registrieren zu lassen. Sie müssen formelle Rechnungen für ihre Leistungen ausstellen und sind verpflichtet, vierteljährliche Einkommensteuererklärungen einzureichen. Social Sicherheitsbeiträge für Autónomos basieren auf ihrem tatsächlichen Nettoeinkommen, mit der Möglichkeit, die Beitragsbasis mehrmals im Jahr anzupassen.
Bei der Beauftragung von unabhängigen Auftragnehmern in Spanien ist zu beachten, dass sich die rechtlichen und steuerlichen Verpflichtungen erheblich von denen für Angestellte unterscheiden. Freiberufler sind selbstständig und für ihre eigenen Steuererklärungen und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.
Anspruchs- und Kündigungsbedingungen für Spanien
Die Arbeitsgesetze in Spanien schützen die Arbeitnehmer. Ein gesetzlich Compliance-Arbeitsvertrag sollte alle Bedingungen festlegen, einschließlich der Kündigung. Die Entlassung eines Mitarbeiters ist streng reguliert. Wenn eine Kündigung von einem Gericht als unfair angesehen wird, muss der Arbeitgeber entweder den Mitarbeiter wieder einstellen oder eine Abfindung zahlen.
Bei Verträgen, die nach 12 Februar , 2012 Februar unterzeichnet wurden, beträgt diese Abfindung 33 Tage Vergütung pro Dienstjahr, maximal jedoch 24 Monate Vergütung.
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