La Regione Amministrativa Speciale di Hong Kong, di solito chiamata semplicemente Hong Kong, è un’area metropolitana all’interno della Repubblica Popolare Cinese con governo, lingua e consuetudini propri che la differenziano da altre regioni della Cina. Può essere un posto attraente per le aziende estere che vogliono fare impresa perché è un crogiuolo di culture e, come sostiene il governo di Hong Kong, la sua economia è caratterizzata da libero commercio, basso livello di tassazione e minimo intervento dello stato.
Se la tua azienda sta pensando di assumere personale in questa regione, la nostra guida alle assunzioni a Hong Kong può aiutarti a districarti tra le questioni da prendere in considerazione e i costi implicati dal processo.
Cosa sapere prima di assumere a Hong Kong
Per assumere dipendenti a Hong Kong, devi essere a conoscenza delle normative doganali, di remunerazione e governative che regolano le pratiche di lavoro a Hong Kong.
1. Lingua
Uno dei vantaggi dell’espansione a Hong Kong per le aziende di Paesi anglofoni è che l’inglese è una delle lingue ufficiali di Hong Kong, insieme al cinese, ed è particolarmente diffuso nell’ambiente aziendale. Detto questo, il cantonese, diverso dal cinese mandarino, è di gran lunga la lingua parlata più comunemente a Hong Kong. È molto facile assumere persone perlomeno madrelingua cantonese e inglese, se non addirittura che parlano correntemente altre lingue come il mandarino o il putonghua.
A causa dell’influenza occidentale a Hong Kong e dell’uso diffuso dell’inglese, puoi constatare che alcuni candidati hanno sia un nome cinese sia un nome inglese pensato per essere pronunciato e ricordato più facilmente dai nordamericani e gli europei. Assicurati di sapere quale nome desidera usare ogni persona. È anche segno di gentilezza imparare alcune frasi in cantonese da usare quando si salutano gli abitanti di Hong Kong, anche se il resto della discussione si svolge in inglese.
2. Considerazioni sul libro paga
La gestione del libro paga dei dipendenti a Hong Kong è più semplice che in molti altri Paesi. Quando si tratta di pagare i dipendenti, devi sempre essere al corrente del minimo salariale definito dal governo. A partire dal maggio 2019, il tasso salariale minimo legale a Hong Kong è di HK$37.5 all'ora. La valuta ufficiale di Hong Kong è il dollaro di Hong Kong.
Una delle ragioni per cui il libro paga è più semplice a Hong Kong è perché i datori di lavoro non devono detrarre fondi per la sanità pubblica o l’imposta sul reddito. Al contrario, i dipendenti gestiscono il pagamento delle tasse direttamente all’Agenzia delle Entrate (Inland Revenue Department, IRD), ma i datori di lavoro devono preparare i modelli fiscali per i loro dipendenti. I datori di lavoro devono detrarre i contributi per il fondo di previdenza obbligatorio (Mandatory Provident Fund, MPF), un programma pensionistico. Il governo definisce gli importi minimi che datori di lavoro e dipendenti devono versare mensilmente. Nella maggioranza dei casi, è il 5%. Dovrai lavorare con un’organizzazione privata per istituire un fondo MPF.
3. La settimana lavorativa
Hong Kong non prevede normative in materia di ore massime lavorabili per i dipendenti e il dipendente medio a Hong Kong lavora circa 42 ore a settimana. Tale numero è in costante discesa, specialmente da quando il governo ha iniziato a incoraggiare la settimana lavorativa di cinque giorni invece che di sei giorni per gli impiegati.
Sebbene il governo lasci la quantità di ore di lavoro a discrezione dei datori di lavoro, obbliga comunque a concedere un giorno di riposo ogni sette cosicché i dipendenti assunti con contratti continuativi possano recuperare. In questo caso, con una giornata si intendono 24 ore senza impegni di lavoro. Normalmente il giorno di riposo cade di domenica ma i datori di lavoro possono scegliere un giorno che funzioni per l’azienda. Se un datore di lavoro ignora questo requisito, potrebbe essere soggetto a multe salate.
4. Festività e ferie
A Hong Kong si rispettano 12 festività. Quando un dipendente con un contratto continuativo lavora per un’azienda già da tre mesi, ha diritto a ricevere le ferie retribuite per tutte le festività pubbliche che seguono nel calendario. Se una festività coincide con un giorno di riposo, i datori di lavoro devono scegliere un altro giorno come festività retribuita.
Oltre alle festività, i dipendenti hanno diritto a giorni di ferie retribuite. Al raggiungimento di un anno di lavoro per un’azienda, un dipendente ha diritto a sette giorni di congedo retribuito. L’anno successivo, avrà diritto a sette giorni di ferie in più. In seguito, il numero di giorni di ferie aumenta di una giornata ogni anno, con un tetto massimo di 14 giorni al raggiungimento di nove anni di anzianità in azienda. I giorni di ferie non scadono alla fine dell’anno. I dipendenti possono accumularli per l’anno successivo, se lo desiderano.
5. Congedo per malattia
I dipendenti di Hong Kong maturano anche giorni di congedo per malattia. Per ogni mese di lavoro nel primo anno di un dipendente presso un’azienda, il dipendente ha diritto a due giorni di malattia retribuiti. Dopo il primo anno, i dipendenti hanno diritto a quattro giorni di malattia per ogni mese di lavoro. Questi giorni possono essere accumulati fino a un massimo di 120 giorni.
I dipendenti possono ricevere una retribuzione se utilizzano almeno quattro giorni di malattia quando si ammalano, ad eccezione delle cure correlate alla gravidanza, e hanno un certificato da parte di un professionista medico. Per i giorni di malattia approvati, i dipendenti devono ricevere quattro quinti del loro salario giornaliero medio.
Il costo dell’assunzione di un dipendente a Hong Kong
Assumere nuovi dipendenti a Hong Kong implica dei costi, specialmente se è la prima volta che espandi la tua attività lì. Tra gli aspetti del processo di ricerca del personale e di assunzione che possono aumentare i costi totali ci sono:
- Conformità legale: ogni volta che iniziate ad assumere persone in un nuovo Paese, assumete una serie completamente nuova di leggi relative all’impiego in quel Paese. Non è sufficiente dire che non conosci la legge per evitare multe o ripercussioni legali. Pertanto, è fondamentale condurre una ricerca dettagliata o pagare un professionista esperto per essere conforme con il diritto del lavoro di Hong Kong.
- Istituzione aziendale: a meno che non utilizziate un’organizzazione di lavoro professionale (PEO) come vostro Employer of Record, dovete avere un’entità commerciale legale a Hong Kong. Per ingrandire la tua attività in un nuovo Paese, puoi creare una succursale, un ufficio di rappresentanza o una società controllata. Ognuna di queste opzioni comporta dei costi.
- Agenzie di selezione del personale: le agenzie di selezione del personale possono aiutarti a sfruttare i talenti di cui hai bisogno per aiutare la tua attività ad avere successo a Hong Kong. Naturalmente, come qualsiasi azienda che abbia lavorato con un’agenzia di assunzione di personale può confermare, questo servizio può accrescere notevolmente i costi totali di assunzione.
- Comitato per le assunzioni: Alcune aziende utilizzano un comitato interno per le assunzioni per definire le nuove posizioni, reclutare candidati, condurre colloqui e prendere decisioni sulle assunzioni. Le ore retribuite che i membri della commissione dedicano alle assunzioni costituiscono una buona porzione dei costi totali di assunzione. Aggiungi le spese di viaggio se i membri della commissione per le assunzioni viaggiano a Hong Kong per condurre i colloqui.
- Bacheche di lavoro: pubblicare il tuo annuncio di lavoro online può anche aumentare i costi di reclutamento. Puoi trovare alcuni siti dove pubblicare le inserzioni gratuitamente e così eliminare o minimizzare i costi di pubblicazione delle nuove posizioni.
- Controlli di screening: il processo pre-assunzione spesso prevede la verifica dell’identità e delle credenziali di una persona e la conduzione di un controllo dei precedenti personali per assicurarsi che abbia un registro pulito. Potresti dover contrattare un’altra società per lo svolgimento di queste attività di controllo.
Di cosa necessita un’azienda per assumere dipendenti a Hong Kong?
Prima di cominciare ad assumere personale a Hong Kong, devi costituire un’entità commerciale legale in loco. I requisiti esatti dipenderanno dal tipo di succursale o società controllata che scegli di aprire. Alcuni aspetti che devi definire includono:
- Istituzione legale: la creazione di una presenza legale per la tua attività a Hong Kong comporta l’invio di un modulo di domanda, documenti di costituzione, statuto, certificato di costituzione, memorandum della tua società madre e documenti di identificazione per i funzionari della tua azienda.
- Registrazione IRD: per ottenere un certificato di registrazione, è necessario registrare anche la propria filiale o società sussidiaria presso l’IRD.
- Licenze o permessi: a seconda del settore, potrebbe essere necessario ottenere altri permessi specifici per il settore prima di iniziare ad assumere qualcuno a Hong Kong.
Puoi risparmiarti tutti questi requisiti di legge se, invece, collabori con un Employer of Record per i tuoi dipendenti a Hong Kong, che ti eviterà di dover costituire una presenza legale in loco e, inoltre, toglierà la responsabilità della conformità legale in materia di occupazione e libro paga dalle spalle della tua azienda.
Passaggi delle assunzioni a Hong Kong
I passaggi di base del processo di assunzione a Hong Kong sono cinque e vanno dalla pubblicazione dell’annuncio di lavoro all’inserimento in azienda dei nuovi dipendenti.
1. Pubblicare l’inserzione
Crea un’inserzione che descriva la posizione e il tipo di candidato che stai cercando. Puoi pubblicare le inserzioni in inglese, in cantonese o in entrambe le lingue. Se stai cercando un candidato plurilingue che aiuti a connettere la tua attività con diversi mercati, assicurati di specificarlo nell’inserzione.
Puoi pubblicare l’inserzione in vari siti online dove i residenti di Hong Kong possano leggerla. Oltre ai siti di ricerca di lavoro privati, dovresti anche pensare di pubblicare l’annuncio nel Servizio interattivo per il lavoro (Interactive Employment Service), un servizio offerto dal Dipartimento del Lavoro.
2. Vagliare i candidati
Puoi creare questionari o test di capacità nel processo di candidatura, che ti aiutino a vagliare i candidati. Il governo di Hong Kong sottolinea quanto sia importante che tutte le pratiche di assunzione in loco, tra cui le domande o i test per la selezione, non siano discriminatorie. Ciò significa che devi evitare ogni metodo di selezione che potrebbe svantaggiare le persone a causa di fattori come razza, sesso o stato di famiglia.
Puoi anche avvalerti di un software o di un’agenzia di ricerca del personale per aiutarti in questa fase e fornirti una lista ristretta dei candidati più qualificati.
3. Intervistare i migliori aspiranti
Una volta prodotta la lista dei candidati più qualificati, puoi cominciare con i colloqui. Come per la selezione, assicurati di non inserire nei colloqui domande potenzialmente discriminatorie. A Hong Kong, i colloqui, incluso il formato e i tipi di domande poste, normalmente rispecchiano il processo del colloquio dei Paesi occidentali. Puoi condurre i colloqui nel tuo ufficio di Hong Kong, se ti stai stabilendo lì fisicamente.
Se invece vuoi solo assumere dipendenti da remoto a Hong Kong, puoi scegliere di condurre i colloqui virtualmente. Quando programmi i colloqui telefonici o per videochiamata, assicurati di tenere presente la possibile differenza oraria tra la tua sede e l’Orario di Hong Kong (HKT). Per esempio, Hong Kong è avanti di sette ore rispetto a Londra, per cui un’azienda britannica potrebbe dover programmare i colloqui di mattina presto in modo da coincidere con l’ultima parte della giornata lavorativa di Hong Kong.
4. Creare un contratto di lavoro
Quando hai deciso quali candidati sono più adatti per la tua azienda, devi presentare loro un’offerta di lavoro formale che specifichi le loro funzioni di lavoro e i termini di assunzione. A Hong Kong il contratto di assunzione scritto non è obbligatorio ma è fortemente raccomandato per garantire che tu e il tuo dipendente siate sulla stessa lunghezza d’onda.
Il contratto deve tener conto di tutti i requisiti in materia di lavoro previsti a Hong Kong, ma puoi andare oltre questi requisiti offrendo più giorni di ferie o una polizza assicurativa integratrice; sono fattori non obbligatori ma abituali per molte aziende di Hong Kong.
5. Inserire il neoassunto
Quando un dipendente ha firmato il contratto, puoi avviare il processo di inserimento in azienda. Dal momento che non devi preoccuparti per le trattenute fiscali o di assicurazione medica, l’inserimento in azienda può essere un po’ più facile per i dipendenti di Hong Kong che per quelli di altri Paesi. Tuttavia, rimane un bel po’ di documentazione da compilare, tra cui quella a uso interno dell’azienda. Lavorare con un Employer of Record che gestisce l’inserimento in azienda può evitare questo passaggio alla tua azienda.
Devi anche assicurarti di inviare un IR56E modulo all’IRD entro tre mesi dalla data di inizio del nuovo dipendente. Questo modulo notifica all’Agenzia delle Entrate che hai assunto un nuovo dipendente e devi presentarlo ogni volta che ingrandisci il tuo team o sostituisci qualcuno.
Usa Globalization Partners come organizzazione di lavoro professionale (PEO) a Hong Kong
Speriamo che questa guida ti abbia fornito delucidazioni su come assumere a Hong Kong. Se ci è concesso dare un suggerimento sulle assunzioni a Hong Kong, sarebbe quello di semplificare il processo collaborando con un’organizzazione di lavoro professionale (PEO) globale come Globalization Partners.
Grazie alla nostra presenza in 187 Paesi, abbiamo l’esperienza di cui hai bisogno per espandere la tua azienda a livello internazionale. Tu sei quello che trova i candidati potenziali e loro lavorano per la tua azienda, ma noi fungiamo da Employer of Record gestendo l’inserimento in azienda, il libro paga e la conformità legale così da risparmiare a te il dispendio di tempo ed energia. Contattaci oggi stesso per saperne di più su Globalization Partners può aiutarti a iniziare ad assumere dipendenti a Hong Kong o in altri Paesi in cui desideri espanderti.
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