Guida alle assunzioni in Italia

Molte persone pensano all’Italia come a una magnifica destinazione turistica. Il paese ospita 55 siti patrimonio mondiale dell'UNESCO , più di qualsiasi altro paese. L’Italia ha certamente una storia ricca ma ha anche un futuro luminoso. L’economia italiana continua a crescere e questo Paese ha  iniziato ad attirare  aziende che cercano di costruire team internazionali. La nostra  guida all’assunzione di dipendenti in Italia  può aiutarti a comprendere il diritto del lavoro e le pratiche di  assunzione in Italia, in modo da poter navigare nel processo con maggiore sicurezza.

Cosa sapere prima di assumere in Italia

I nostri suggerimenti per assumere in Italia si concentrano sulla comprensione del mercato del lavoro e delle leggi che regolano i diritti e la remunerazione dei lavoratori. I lavoratori italiani sono protetti da estese tutele, per cui mantenere la conformità alle leggi può essere una sfida. A meno che tu non scelga di lavorare con un Employer of Record (EOR), avrai bisogno di consulenza legale per evitare di violare le leggi; tuttavia, la seguente panoramica può aiutarti a iniziare.

1.  Considerazioni  sul mercato del lavoro

I settori più importanti in Italia  includono produzione, agricoltura, commercio, servizi e  turismo. Il settore manifatturiero italiano è  particolarmente noto per  la metallurgica e l’ingegneria, le sostanze chimiche e i tessuti.

L’Italia è l’ ottava economia più grande al mondo e,  tuttavia, non è priva di sfide. Il tasso di disoccupazione italiano è aumentato costantemente dopo la crisi economica  2007-2009 globale,  ma ha iniziato a scendere dopo il picco nel 2014. Oggi,  si attesta al 9.1 percento ,  un segno positivo per le aziende internazionali che cercano di attirare candidati.

Tuttavia, parte della sfida dell’Italia risiede nella   mancanza di competenze necessarie. L’Italia ha  la seconda  percentuale più bassa  di laureati nell’Unione europea (UE). Le aziende del settore  manifatturiero in particolare  hanno  difficoltà a trovare lavoratori con le competenze necessarie. Se  trovi difficile attrarre candidati  qualificati in Italia, una soluzione che la tua azienda potrebbe voler prendere in considerazione è formare lavoratori desiderosi, possibilmente studenti, per  aiutarli a sviluppare le competenze necessarie per lavorare per la tua azienda.

Il mercato del lavoro italiano  si distingue  anche per il suo elevato numero di lavoratori  autonomi o che hanno un lavoro non standard. Questo tipo di flessibilità sul mercato può essere utile se stai assumendo lavoratori da remoto in Italia : l’opportunità di lavorare da casa può essere più attraente per i lavoratori  italiani indipendenti.

2. Lingue  parlate

La lingua ufficiale in Italia è l’italiano ed è la lingua parlata dalla vasta maggioranza della popolazione. Le aziende che prima operavano in inglese apprenderanno che l’inglese è la seconda lingua più parlata  in Italia. Solo il 1.31 % degli italiani parla inglese come  prima lingua, ma il 12.43 % parla inglese come seconda lingua. Molti italiani comprenderanno almeno un po’ di inglese dal momento che il 99.6 % dei licei italiani  studia l’inglese.

Probabilmente avrai bisogno di un traduttore perché ti aiuti con la redazione dei contratti e di altri documenti in italiano, ma non per i colloqui e altri tipi di comunicazioni se selezioni candidati che parlano correntemente in inglese.

3.  Accordi e  contratti di  contrattazione collettiva

I contratti collettivi sono comuni in tutti i settori italiani. I contratti collettivi sono un insieme di termini negoziati e concordati tra i sindacati e le associazioni dei datori di lavoro. Fortunatamente, è facile sapere se un contratto collettivo si applica alla tua azienda poiché i contratti collettivi nazionali sono vincolanti solo per le aziende che appartengono alle relative associazioni di datori di lavoro.

Se non fai parte di un’associazione di datori di lavoro italiana, non sei obbligato a rispettare un contratto collettivo. In ogni caso, puoi sempre decidere di adottare i termini di un contratto collettivo e di farvi riferimento nel tuo contratto di assunzione.

I contratti di lavoro sono  legalmente richiesti in Italia, ma non devono essere in italiano. La questione fondamentale è assicurarsi che i dipendenti possano comprendere i contratti. Esamineremo più dettagliatamente i contratti di assunzione italiani quando discuteremo il processo di assunzione alla conclusione di questo  post.

4. Remunerazione

L’Italia non prevede un minimo salariale nazionale e neppure lo prevedono le Regioni. Per contro, i datori di lavoro normalmente guardano ai contratti collettivi per fissare il minimo salariale. La  Costituzione italiana dà diritto ai dipendenti  a uno stipendio adeguato alla quantità e alla qualità del lavoro che svolgono. È anche  sufficiente fornire uno stile di vita dignitoso per se stessi e per le loro famiglie. Naturalmente, si tratta di uno standard soggettivo.

Quando il tribunale è coinvolto,  è probabile che gli esperti legali facciano riferimento ai tassi salariali minimi stabiliti dai contratti collettivi nazionali all’interno del tuo settore, quindi anche se la tua azienda non è soggetta ad alcun contratto collettivo, è comunque intelligente offrire salari in linea con le norme del settore. Offrire stipendi più alti è un modo efficace per attrarre i talenti migliori.

Si noti che molti  dipendenti italiani sono abituati  a ricevere i loro stipendi in 13 o 14 rate anziché 12 per ogni mese solare. La tredicesima rata mensile viene pagata a dicembre e la 14th viene pagata a giugno. I contratti collettivi dei dipendenti specificano se hanno diritto a questi pagamenti annuali extra.

5. La settimana  lavorativa e  i  permessi

La settimana lavorativa standard in Italia è di 40 ore, anche se i contratti collettivi possono imporre uno standard diverso. La  settimana lavorativa massima è di 48 ore, calcolate come media su quattro mesi. L’unico punto fermo in merito agli straordinari è che non possono superare le 250 ore all’anno. Gli altri aspetti del lavoro straordinario e della paga sono definiti dai contratti collettivi.

Oltre alle 12 festività pubbliche italiane, i datori di lavoro devono garantire ai dipendenti italiani almeno quattro settimane di ferie retribuite all’anno. Alcuni contratti collettivi richiedono una quantità di giorni di ferie più generosa. Il diritto del lavoro italiano consente inoltre ai dipendenti di trasferire il loro congedo annuale inutilizzato ai colleghi  in  circostanze speciali.

6. Tasse e  previdenza  sociale

I dipendenti italiani pagano l’imposta sul reddito secondo un’aliquota fiscale progressiva. L’Italia adotta il sistema di ritenuta alla fonte (Pay As You Earn, PAYE), pertanto i datori di lavoro sono obbligati a trattenere l’importo corretto di tasse dalle buste paga dei dipendenti.

I dipendenti e i datori di lavoro devono inoltre versare i contributi alla previdenza sociale. Le aliquote per la previdenza sociale dipendono dal tipo di azienda e dalla posizione del dipendente in azienda. I datori di lavoro contribuiscono per un  importo pari a circa il 27-28 per cento  dei guadagni lordi annuali di un dipendente. L’aliquota attuale per i dipendenti è il 9.19 percento, o 102.543 EUR se il 9.19 percento del loro salario è superiore a tale importo.

Il  costo dell’assunzione di un dipendente in Italia

Quando assumi nuovi dipendenti in Italia o in qualsiasi altro Paese, devi considerare il costo del lavoro, così come i costi coinvolti nel processo di ricerca del personale. Il costo del lavoro dipende in gran parte dal settore e dalla posizione, ma come punto di riferimento, il  costo orario stimato del lavoro in Italia  è di EUR28.80, appena EUR1.10 superiore alla media per l’UE. I costi di reclutamento internazionali possono comportare un elenco di spese,  tra cui:

• Pagare una tassa di registrazione dell’azienda in Italia
• La consulenza di uno studio legale italiano per assicurare la conformità legale durante il processo di assunzione
• Pubblicare le posizioni lavorative aperte, tranne nei casi di pubblicazioni gratuite
• Pagare premi per le raccomandazioni a dipendenti con connessioni in Italia
• Utilizzo di un’agenzia di ricerca del personale
• Pagare una commissione per le assunzioni interna
• Viaggiare a e dall’Italia, incluso l’alloggio in hotel, i pasti e il trasporto
• Collaborare con un traduttore per redigere documenti o facilitare le conversazioni.
• Utilizzare un servizio di accertamento dei precedenti per la selezione dei candidati

Di cosa necessita un’azienda per assumere dipendenti in Italia?

Prima di poter assumere qualcuno in Italia, devi costituire la tua azienda nel Paese. Molte aziende internazionali scelgono una struttura aziendale nota come societá a responsabilitá limitata (SrL) per la propria società sussidiaria italiana. Sotto molti aspetti, una S.r.l. equivale a una società privata a responsabilità limitata. Alcuni dei requisiti principali per aprire una S.r.l. includono:

• Documenti: dovrai firmare lo statuto aziendale e un atto costitutivo pubblico in presenza di un notaio.
• Imposte: dovrai anche pagare una tassa di sovvenzione governativa e la tassa di registrazione per stabilire la tua azienda.
• Numero di partita IVA della società: la società dovrà richiedere un numero di partita IVA online all’Agenzia delle Entrate.
• Codici fiscali: i Suoi amministratori e azionisti avranno anche bisogno di un codice fiscale italiano dell’Agenzia delle Entrate.
• Conto bancario: Una volta ufficialmente costituito, è necessario aprire un conto bancario in Italia.
  A seconda di  fattori come  la struttura aziendale  e il  settore, potrebbero esserci altri passi da intraprendere prima di poter iniziare ad assumere dipendenti. Per esempio, potresti dover richiedere permessi o licenze speciali. Il processo di creazione di un’azienda  in Italia può richiedere più tempo e spese di quanto desideri.

Prima di assumere dipendenti italiani, prendi in considerazione la possibilità di collaborare  con un  Employer of Record  in Italia. Questo  ti salverà da tutti i passaggi precedenti, consentendoti di iniziare subito ad assumere senza dover affrontare tutte le complessità della creazione della tua azienda  e di garantire la conformità legale. Eviterai anche di doverti districare tra le leggi italiane in materia di fisco e lavoro e i contratti collettivi. Con un Employer of Record, sei sempre tu che scegli i neoassunti, che lavoreranno per la tua azienda ma saranno iscritti nel libro paga dell’Employer of Record.

 Esternalizzate tutte le attività delle Risorse Umane per i vostri dipendenti italiani ed evitate di costituire un’ entità  locale. Potete comunque decidere di costituire una società sussidiaria in Italia in futuro, ma l’uso di un Employer of Record inizialmente vi dà la possibilità di  garantire un’ espansione globale di successo nel mercato italiano e di  garantire i migliori talenti per il vostro team internazionale.

I  passi per assumere in Italia

I passaggi necessari per assumere in Italia seguiranno lo stesso ordine a cui sarai probabilmente abituato nel tuo Paese. Cionondimeno, gli aspetti specifici di ciascun passaggio possono sembrare un po’ diversi per via delle leggi e le consuetudini italiane. Diamo un’occhiata al processo di assunzione in Italia.

1. Raggiungere le persone alla ricerca di un lavoro con le inserzioni

Puoi stilare le inserzioni nella tua madrelingua, in italiano o in entrambe le lingue. In Italia, le persone alla ricerca di un lavoro cercano le posizioni online sui siti aggregatori di offerte di lavoro più importanti, ma anche sulle bacheche degli annunci di lavoro specifiche di settore. Più recentemente, chi cerca lavoro guarda anche i canali di social media. Il numero di utenti LinkedIn in Italia, ad esempio,  è più che raddoppiato  da 2014 a 2018. Il  tasso di penetrazione di Internet in Italia è 70.4 del %, quindi è probabile che la maggior parte degli italiani approfitti degli annunci di lavoro online.

In ogni caso, puoi anche pubblicare annunci sui giornali e sulle riviste specifiche del settore. Un altro  canale di reclutamento popolare in Italia  sono le raccomandazioni personali. Se conosci già qualcuno nel mondo degli affari in Italia, prendi in considerazione la possibilità di invitarlo personalmente a candidarsi.

2. Revisione  delle applicazioni

Fai risaltare i candidati migliori integrando nel processo di candidatura attività come questionari o test di capacità. Oppure, se desideri esaminare una rosa più vasta di candidati, limitati a chiedere loro di inviare una lettera di accompagnamento e il curriculum vitae (CV). I curriculum vitae italiani hanno più cose in comune con quelli nordamericani rispetto ai curriculum tipici di altri Paesi. Ad esempio, i CV italiani tendono a non includere gli hobby personali del richiedente e  sono limitati a due pagine.

I candidati devono elencare le informazioni salienti sulla loro istruzione ed esperienza di lavoro. Ricorda che, se stai cercando candidati che abbiano determinate lauree, potresti dover modificare le tue aspettative se non trovi candidati con quella laurea specifica. Potresti cercare di trovare personale mediante un’università che preveda quel determinato corso di laurea o offrire un programma di formazione a candidati promettenti ma sottoqualificati.

3. Colloquio con  candidati  straordinari

Una volta ristretta la rosa di talenti, puoi programmare i colloqui con i candidati migliori. Se stai assumendo dipendenti da remoto in Italia, puoi condurre i colloqui per videochiamata Internet, risparmiando al tuo team di dover viaggiare in Italia e trovare un luogo dove svolgere i colloqui. Assicurati di tenere in conto la potenziale differenza oraria quando programmi i colloqui, dal momento che l’Italia rientra nell’Orario standard dell’Europa Centrale.

Durante i colloqui, puoi sostenere una conversazione amabile ma fai attenzione a evitare domande che possano risultare troppo sensibili per i candidati. L’Italia ha una lunga lista di classi protette nelle sue leggi contro la discriminazione, come religione, orientamento sessuale, opinione politica e origine etnica, nazionale o sociale.

4. Estensione delle  offerte di  lavoro e  stesura dei  contratti

Una volta selezionati i candidati più qualificati, puoi offrire loro una posizione. Potrebbero voler visualizzare il loro contratto a questo punto, anche se legalmente, il tuo obbligo è condividerlo con loro entro 30 giorni dalle  date di inizio. Il contratto deve essere in linea con tutti i requisiti legali e qualsiasi contratto collettivo pertinente o offrire termini più generosi. I contratti devono contenere:

• Identità del datore di lavoro e del dipendente;
• Sede di lavoro;
• Data di inizio;
• Durata: a tempo determinato o indeterminato;
• Periodo di prova, se applicabile;
• Categoria o qualifica lavorativa;
• Salario;
• Numero di giorni di ferie retribuite;
• Orario di lavoro tipico;
• Periodo di preavviso in caso di licenziamento;

5. Inserire in azienda i nuovi dipendenti

Se lavori con un EOR, il processo di onboarding  viene gestito, tra cui la definizione del libro paga e  il  completamento della documentazione necessaria. I datori di lavoro devono anche notificare l’Ufficio Provinciale del Lavoro e della Massima Occupazione (UPLMO) competente per ogni singola assunzione di lavoratori.

Se non hai ancora esaminato il contratto del dipendente, assicurati di farlo durante l’onboarding e rivedi eventuali  informazioni  aggiuntive che il dipendente dovrebbe conoscere sulle politiche aziendali e sulle sue mansioni lavorative. Puoi anche dover formare i neoassunti perché inizino a lavorare in azienda.

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Metteremo i tuoi dipendenti italiani sul nostro libro paga e gestiremo tutte le attività complesse delle Risorse Umane internazionali, nel rispetto delle leggi pertinenti e dei contratti collettivi previsti dal processo. Ciò significa che puoi rinunciare alla responsabilità della conformità legale e godere comunque di un solido rapporto di lavoro con i tuoi dipendenti italiani. Richiedi una proposta  per iniziare.