一般データ保護規則（GDPR）準拠：人事チームが知っておくべきことすべて​​ ​

主なポイント​​ ​

• 一般データ保護規則(GDPR)、または一般データ保護規則(GDPR)は、 2018 年にEUで制定され、データのセキュリティ対策とプライバシー権を強化することを目的としています。​​ ​
• 人事、人事部のリーダーは、職場内で一般データ保護規則(GDPR)の遵守を維持する責任 があり、従業員はライフサイクルのあらゆる段階で機密情報を共有します。​​ ​
• G-Pのグローバル雇用プラットフォーム™(グローバル雇用プラットフォーム)は、一般データ保護規則(GDPR)規制を含むグローバルなコンプライアンスを支援するために設計されています。​​ ​

人事、人事部のリーダーは、候補者の職歴の確認から会社のアーカイブの管理まで、従業員のライフサイクル全体を通じてプライベートデータを収集します。 消費者データ漏洩がメディアの注目を集める一方で、人事、人事部の部門は同じくらい機密性の高いデータを処理しています。 一般データ保護規則(GDPR)、または一般データ保護規則(GDPR)は、欧州連合全体で制定された法律であり、従業員の個人情報を保護することを目的としています。​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)に違反すると 罰金や違約金が科 されます。 規制当局は、1日平均で360以上の違反通知を提出しています。2018年に一般データ保護規則(GDPR)法が施行されて以来、当局はEUR以上の7を獲得しています。58 集団罰金におけるBランク。​​ ​

G-Pのagenticなグローバル雇用プラットフォーム™(グローバル雇用プラットフォーム)は、従業員のライフサイクル全体を効率化し、一般データ保護規則(GDPR)に準拠して国境を越えた労働力や従業員データを保護しています。このガイドは、従業員のデータ権利からコンプライアンスのベストプラクティスに至るまで、一般データ保護規則(GDPR)について知っておくべきことを概説しています。​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)に基づく合法的な従業員のデータ処理​​ ​

人事、人事部の一般データ保護規則(GDPR)遵守を維持するのは圧倒されることがあります。 従業員データの 収集と処理 時に考慮すべき最も重要な要素は以下の通りです。​​ ​

従業員のデータ共有に関する同意​​ ​

EU法の下では、 従業員の同意は 自由に、具体的で、十分な情報に基づいており、曖昧さを欠かさなければなりません。従業員は、特定のデータの共有を拒否すると、キャリアに悪影響が出ることを恐れるかもしれない。これにより権力の不均衡が生じ、多くの状況において職場での同意が法的に無効となる。また、給与計算などの重要な業務に対して従業員が同意を撤回した場合、業務を停止させることもあります。​​ ​

職場の監視と従業員の監視​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)規制の下では、職場での監視は必要かつ実用的であり、従業員のプライバシーを保護する必要があります。 キーストロークロガー、連続ウェブカメラ映像、分単位の追跡などは、これらのガイドラインの対象外となります。従業員は、監視が始まる前に、どのように監視されているかを認識しておく必要もある。​​ ​

データ収集および共有の法的根拠​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)は、雇用契約の履行、給与支払い、福利厚生管理など、従業員のデータ共有に関する特定の利用を承認しています。 従業員データは、税金、社会保障、その他の必要な申告など、法的目的でも使用されることがあります。​​ ​

従業員データの特別なカテゴリ​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)の下では、健康記録、生体認証データ、労働組合員資格などの機密性の高い従業員情報には追加の保護が課されます。 雇用主は、従業員が勤務適格かどうかを確認したり、病気休暇の資格を判断したりするなど、非常に特定の状況下でのみこの情報を利用できます。このような場合、必要最低限のデータを収集・保存し、同時にそのデータが厳重に保護されるようにすべきである。​​ ​

国境を越えた従業員データ転送​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)には、グローバル本社、クラウドプラットフォーム、共有サービスセンター間で人事、人事部のデータ共有に関する具体的な規則があります。 一般データ保護規則(GDPR)第 45 条によれば、個人データはEUのデータ保護基準を満たす承認された国にのみ移転可能です。 承認されていない国の場合、雇用主は追加のデータ保護対策と文書化が必要になります。​​ ​

また、米国組織へのデータ転送に関しては、EUと米国間のデータプライバシーに関する具体的な枠組みも存在する。組織は人事、人事部のデータを受信し、欧州データ保護当局と協力し、従業員に明確なプライバシーポリシーを提供する認証を受けなければなりません。​​ ​

地域の労働法規​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)第 88 条の下で、EUの各国は国内法や団体協定を通じて従業員データの取り扱い に関する追加規則を制定できます 。 例えば、ドイツの連邦データ保護法(BDSG)には、従業員データが契約の成立、実行、終了にどのように利用されるかに関する具体的な規則があります。​​ ​

フランスでは、職場での監視や、勤務時間外に仕事から離れる従業員の権利に関する追加の法律が存在する。イタリアでは、デバイス監視に関する厳格な規則があり、雇用主が従業員の政治的信条や宗教的信条を調査することを禁じている。グローバルに事業を展開する企業は、一般データ保護規則(GDPR)とこれらの国別規制の両方を遵守する必要があります。​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)と人事:分解​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)の遵守は、規制の幅広さゆえに難しく感じられることがあります。 より簡単にするために、この法律の第 5 条では、7つの基本的なデータ保護原則を人事、人事部チーム向けの実行可能な指針に分解しています。 念のため申し上げますが、健康、生体認証、民族、宗教、労働組合データなどの特別なカテゴリーのデータには、第9条に基づくより強力な保護措置が必要です。​​ ​

この表には、チームのデータを守るために必要なすべての情報が掲載されています:​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)原則​​ ​	データの種類​​ ​	人事、人事部 求人応募​​ ​	技術的および組織的安全対策（TOM）​​ ​
合法性、公平性、透明性​​ ​	氏名、連絡先、役職、契約内容、給与、納税情報、銀行口座情報、住所。​​ ​	人事、人事部は明確な従業員プライバシー通知を行い、各使用に関する適用条約 6 合法的根拠を記録します。 どのようなデータが使用されるのか、なぜ必要なのか、誰がデータを受け取るのか、そしてどのくらいの期間保存されるのかを説明してください。​​ ​	分かりやすい通知、法的根拠の記録、レビュー日、および管理者の承認を使用してください。一般データ保護規則(GDPR)遵守の証拠を簡潔に保管し、通知を見つけやすくしましょう。​​ ​
目的制限​​ ​	給与、銀行口座情報、税務情報、役職、勤務時間、契約内容。​​ ​	人事、人事部 データは最初に説明した目的のためだけに使ってください。 給与データは、販売分析や商業分析、あるいは秘密裏または予告なしの監視のために再利用することはできません。新たな用途については、作業開始前に明確な目的確認を行う必要がある。​​ ​	一般データ保護規則(GDPR)や人事ワークフローの目的マップを管理しましょう。 承認されていない輸出を阻止し、新規報告には承認を義務付け、ダッシュボードの不正使用をレビューする。​​ ​
データ最小化​​ ​	応募書類、履歴書、氏名、連絡先、役職、面接ノート。​​ ​	人事、人事部は役割に関連する応募者情報のみを収集し、「万が一」のデータは収集しません。 採用、雇用、支払い、管理、支援に必要なことだけを尋ねてください。​​ ​	簡略化されたフォーム、必須項目の確認、標準テンプレート、および採用担当者の指示を活用してください。使用していない項目を削除し、余分な個人情報を引き出すような自由記述式の質問は避けてください。​​ ​
正確さ​​ ​	氏名、住所、連絡先、銀行口座情報、緊急連絡先、役職。​​ ​	従業員が銀行口座情報や住所を迅速に更新できるよう、セルフサービスポータルを提供する。重要な変更を有効にする前に、適切な本人確認と変更ログの記録を行ってください。​​ ​	更新リマインダーの送信、主要フィールドの検証、機密性の高い変更の確認、および変更ログの保持を行います。編集権限を制限し、拒否または失敗した更新を迅速に確認する。​​ ​
ストレージ制限​​ ​	契約書、求人応募フォーム、履歴書、給与記録、税務情報、住所、アクセスログなどです。​​ ​	必要な時だけ人事、人事部の記録は保管してください。 自動削除または匿名化は、適用される法的、契約上、および請求関連の保存期間が満了した後に行われます。理由もなく古いファイルを保管しないでください。​​ ​	保持スケジュール、システムアラート、ロックされたアーカイブ、削除承認、および匿名化ルールを活用してください。例外事項を確認し、ファイルが長期間保存される理由を文書化する。​​ ​
誠実さと機密保持​​ ​		人事、人事部のデータを紛失、漏洩、誤用、不正アクセスから守りましょう。 業務上必要な人にのみアクセス権を与え、役割が変わった場合はアクセス権を削除する。​​ ​	役割ベースアクセス制御（RBAC）、多要素認証（MFA）、フィールドレベル暗号化、安全なデータ転送、監査ログ、およびスタッフ研修を活用する。アクセス状況を定期的にテストし、アラートが発生した場合は対応してください。​​ ​
説明責任​​ ​		30活動記録（ROPA）を定期的に維持および更新します。所有者の割り当て、意思決定の記録、リスクの追跡、監査管理を行い、人事部が何をなぜそうしているのかを示せるようにしましょう。​​ ​	プロセス責任者を指名し、承認を記録し、管理体制を見直し、例外事項を記録し、定期的な監査を実施する。システム、ベンダー、目的、または保存期間が変更された場合は、記録を更新してください。​​ ​

一般データ保護規則(GDPR) 人事、人事部 Checklist for People Operations​​ ​

リーダーは従業員ライフサイクルのあらゆる段階で、人事、人事部の一般データ保護規則(GDPR)遵守を維持するための具体的な措置を講じる必要があります。 このチェックリストは、採用から入社後まで従業員のデータプライバシーを守るために必要なことを正確に示しています。​​ ​

人材ライフサイクルの段階​​ ​	一般データ保護規則(GDPR)遵守を維持するためのステップ​​ ​
候補者の発掘と採用​​ ​	求人応募フォームを標準化しましょう。​​ ​ 人工知能(AI)が採用プロセスでどのように活用されているかを明かしてください。​​ ​ 候補者のプライバシーに関する通知を発行する。​​ ​ 人材プールのオプトイン同意を確保し、保持期限は 3〜6 ヶ月です。​​ ​ 身元調査は法定職務に限定する。​​ ​
入社手続きと就業開始​​ ​	社内従業員向けプライバシー通知を配布する。​​ ​ 診断書は他のデータとは分けて保管してください。​​ ​ モニタリングツールとして、データ保護影響評価（DPIA）を活用する。​​ ​ ロールベースアクセス制御（RBAC）の権限を設定します。​​ ​ データ主体アクセス要求（DSAR）に期限内に対応する。​​ ​
離職時のサポートと保持​​ ​	最終日にIT/人事部のシステムアクセスを取り消してください。​​ ​ 削除するファイルを暗号化されたアーカイブに移動します。​​ ​ 過去の税務台帳には、自動削除スケジュールを使用してください。​​ ​
ガバナンスとセキュリティ​​ ​	処理活動記録（ROPA）を毎年維持する。​​ ​ 必要に応じてデータプライバシー責任者（DPO）を任命する。​​ ​ 正当なデータ消去要求に対応する。​​ ​ 72時間以内の侵害通知プロトコルを作成します。​​ ​

G-P一般データ保護規則(GDPR)遵守を支援する方法​​ ​

セキュリティとコンプライアンスは、 G-Pのエージェント型グローバル雇用プラットフォーム™(グローバル雇用プラットフォーム)に組み込まれています。 このプラットフォームは、 人事、人事部における一般データ保護規則(GDPR)をサポートするよう設計されており、自動データ保持スケジュール、役割ベースの権限、監査ログを備えています。 G-PWorkday、ADP、SAPなどの人材管理ツールとシームレスに連携し、データの断片化や重複項目の排除にも役立ちます。​​ ​

以下は G-P が一般データ保護規則(GDPR)準拠をどのようにサポートしているかです:​​ ​

• 役割ベースのアクセス制御（RBAC）は、組織全体にわたって明確な運用境界を定義し、機密情報やワークフローへのアクセスを保護します。​​ ​
• 多要素認証(MFA)は、機密性の高い労働力データを保護します。​​ ​
• 人工知能(AI)ガバナンスフレームワークは、人工知能(AI)技術の開発、展開、監視の責任ある管理のためにISO/IEC 42001 認証を受けています。​​ ​
• 継続的に評価することで、当社のテスト、法令順守、プライバシーは、安全性と法令順守に関する国際的基準に準拠し続けています。​​ ​

一般データ保護規則(GDPR)の遵守は、信頼を育むことで戦略的成長を支援します。 これにより、会社の評判が守られ、組織の機敏さが保たれ、新たな人材が引き寄せられます。ご連絡いただくか、デモ予約をご希望いただき、G-Pに準拠したグローバルチームの構築方法180+国でご確認ください。​​ ​