オンボーディングとオフボーディングは、すべての企業の円滑な運営において基本的な役割を果たします。 これらの経験は従業員に対して長期的な影響を与えます。そのため、これらのプロセスを魅力的で記憶に残るものにすることが重要です。
オフボーディングの経験は見落とされがちですが、苦いメモで出発することは長期的な結果をもたらす可能性があるため、オンボーディングの経験ほど重要ではありません。 Glassdoorの調査によると、求職者の70%が、キャリア上の意思決定を行う前に、元従業員が書いた会社レビューを調査しています。
リモートワーク環境では、構造化されたオンボーディングおよびオフボーディングプログラムの作成が複雑化しています。コミュニケーションのギャップ、異なるタイムゾーン、対照的な文化的背景などの明確な課題があるため、既存のプロセスをこの新しい働き方に調整することが重要です。
オンボーディングおよびオフボーディングプログラムを設計する際に留意すべき基本的な側面は、コンプライアンスです。 グローバルチームの管理とは、さまざまな法律や規制に対応することを意味します。そのため、コンプライアンスは、会社の資産や情報を保護し、法的問題を回避し、評判を損なわないために、従業員のライフサイクルの各段階で最優先事項であり続ける必要があります。 この記事では、オンボーディングとオフボーディングの段階を通じてリモートチームのコンプライアンスを確保する方法について説明します。
オンボーディングとは？
通常、新入社員の最初の1週間はオンボーディングに専念します。オンボーディングは、会社のビジョン、ミッション、価値観、文化を熟知する活動で構成されます。 これにより、新入社員は組織構造と役割の特殊性を知ることができます。 簡単に言えば、これはあなたの新しい才能があなたの会社に対して持つ第一印象です。
その重要性にもかかわらず、ギャラップの調査によると、雇用主が新しいチームメンバーのオンボーディングに素晴らしい仕事をしていると思う従業員は12わずか%でした。 オンボーディングは、導入ミーティングやマネージャーのチェックインに減らすべきではありません。 各新規採用者に上級従業員を割り当てることで、さらに1マイル増やすことができます。これにより、仕事の最初の1週間に質問があれば、同僚に頼ってもらいます。
構造化されたオンボーディングプロセスは、たとえ世界中に散らばっていても、リモートの従業員が会社とつながっていると感じるための鍵となります。 また、生産性向上までの時間を短縮し、長期的にエラーの余地を削減します。
以下のタスクを完了することで、コンプライアンスに準拠したオンボーディングプロセスを確保できます。
必要な書類の確認と収集：書類作成は非常に面倒ですが、雇用契約などの書類は、国内の基準を満たすだけでなく、新しい人材に対する職務上の期待を明確に説明するために不可欠です。
このプロセスを完全に遵守するために、新入社員が雇用条件を理解し、秘密保持契約、ハラスメント防止ポリシー、健康保険フォーム、解雇条項に署名していることを確認してください。 このプロセスを完全に遵守するために、新入社員が雇用条件を理解し、秘密保持契約、ハラスメント防止ポリシー、健康保険フォーム、解雇条項に署名していることを確認してください。
この初期段階で考慮すべき重要な点は、従業員のプライバシーです。 雇用者と従業員の関係に関する義務と権利は国によって大きく異なる可能性があり、これらのニュアンスは国際チームのポリシーを作成する際に考慮する必要があります。
雇用主は通常、会社所有の機器に関する情報にアクセスできますが、従業員の同意を得ることは重要です。 企業は通常、以下の側面を監視できます。
- ビジネスメール
- 作業管理プラットフォーム
- ウェブ閲覧履歴
- 地理的位置
ワークフロープロセスを伝える：SHRMによると、コミュニケーション不足は人間関係の損傷、信頼の失墜、職場での怒りや敵意のレベルの上昇につながる可能性があります。
したがって、会社のワークフロープロセスを明確かつ動的に伝達することは、任務の合理化、チームの士気の向上、そして何よりも、従業員が仕事に対する期待を理解するのに役立ちます。
バーチャルミーティング、ハンドブック、電子メールを通じて、会社のプロセスを伝え、再確認することができます。 情報漏洩を減らすため、すべての情報は会社の電子メールと安全なサーバーで共有し、回答する必要があります。
Upworkが実施した調査では、今後5年間で、136.200万人の従業員がリモートワークをすると予測されています。 これは、パンデミック前の統計と比較して87、パーセントの増加を示しています。 したがって、リモートワーカーの繁栄を支援するために、従来のトレーニングプログラムを再評価する必要があります。
会社が従業員を適切に吟味しなかったり、職務に固有のトレーニングを提供できなかったりすると、職場での過失に対する高額な訴訟につながる可能性があります。
例えば、従業員が機器の使用を求められたものの、必要な技術的スキルが不足している場合、雇用主は、従業員が事前に適切なトレーニング手順を提供していないために、職場の自分自身または他者に損害を与えた責任を問われる可能性があります。
オフボーディングとは？
雇用関係を終わらせることは、それが自発的な退職であろうと、解雇であろうと、決して楽しいことではありません。 しかし、構造化されたオフボーディングプログラムを作成することで、これをスムーズに移行させることができます。これは、将来の法的問題を回避するだけでなく、雇用主のブランドを育成します。
People PathとCornell Universityのレポートによると、元従業員の約3分の1が以前の雇用主とのつながりを維持し、新規採用者の15%は元従業員の紹介から来ています。 したがって、離職する従業員に良い印象を残すことは、あなたの会社を際立たせ、将来のグローバルな人材を惹きつけるのに役立ちます。
以下のアクションにより、コンプライアンスに準拠したオフボーディングプロセスを確保できます。
雇用終了の通知：リモートの社員を解雇する場合は、ビデオ通話で対面で行うのが最善です。 そうすることで、個人的な会話をし、解雇の背後にある理由を冷静に説明することができます。
退職ポリシーは国によって異なります。そのため、コンプライアンスは会社にとって将来の法的影響を避けるために不可欠です。
たとえば、米国では、自由意志による雇用により、雇用主は事前の通知なしにいつでも自由に労働者を解雇することができます。
一方、英国では、雇用主は勤続年数ごとに1週間前、または勤続12年数以上の場合は12数週間前に通知する必要があります。 これらの国固有の規制を常に把握しておくことは、オフボーディングプロセスにおけるコンプライアンスの確保に役立ちます。
一方、英国では、雇用主は勤続年数ごとに1週間前、または勤続12年数年以上の場合は12数週間前に通知する必要があります。 これらの国固有の規制を常に把握しておくことは、オフボーディングプロセスにおけるコンプライアンスの確保に役立ちます。
知的財産の保護：20パーセントの企業が元従業員からのデータ侵害を経験したことをご存知でしたか？
データを安全に保管するための実用的なヒントをいくつかご紹介します。
- 人事部門とIT部門間の部門横断的なコラボレーションを促進します。
- 共有アカウントの使用は避けてください。
- パスワードは定期的に変更してください。
- 退職する従業員のログインと電子メールアカウントを直ちに無効にします。
- 定期的なデータバックアップをスケジュールします。
リモートワーカーは、オンサイトチームと同様にデータフローを監視できないため、データ侵害の影響を受けやすくなります。 他にもいくつかの要因があります。
- 個人のデバイスを使用して会社の機密情報にアクセスする。
- 公衆Wi-Fiネットワークに接続しています。
- 企業データをクラウドに保存する。
データ侵害の法的結果は、評判と財務の両方にとって悲惨な結果となる可能性があります。 例えば、British Airwaysは、サイバー攻撃を助長したセキュリティ上の欠陥2020に対して、12000万英ポンドの罰金を支払わなければならず、その結果、顧客やスタッフの個人データが漏洩しました。
解雇に対する適切な解雇手当と報酬を提供する：従業員に与えられる最終的な解雇手当は、解雇の理由と勤続期間に基づいて計算されます。不当な支払いの訴訟などの法的問題を避けるため、国内規制を調査することが重要です。
例えば、ドイツには法定退職金はありませんが、多くの雇用主は1年間の月給の50パーセントを提供しています。 一方、中国では、退職金は勤続年数1年につき1か月分の給与全額に相当します。
退職プロセスにおけるあらゆるミスステップ、特に退職金の支払い義務の面で、深刻でコストのかかるコンプライアンス問題が発生する可能性があります。
オンボーディングとオフボーディングを成功に導く鍵
従業員の第一印象は、最後の別れと同じくらい重要です。 これらのプロセスを無視すると、従業員のパフォーマンスに影響を与えるだけでなく、評判を失い、将来の人材を保持したり獲得したりすることが困難になります。
コンプライアンスは、法的問題を回避し、会社の資産を保護するのに役立ちます。 長期的には、構造化されたオンボーディングとオフボーディングプログラムは、あなたが選ばれる雇用主になり、グローバル規模で目立つのに役立ちます。
リモートチーム向けにクラス最高のオンボーディングおよびオフボーディングエクスペリエンスを作成する方法の詳細については、Globalization Partnersにお問い合わせください。 当社の完全準拠Global Growth Platform™ップメントは、企業が国際チームを構築および拡張するのを支援し、採用やオンボーディングから、準拠した給与設定やオフボーディングまで、HRプロセス全体を1つのプラットフォームで管理できるようにします。
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このトピックの詳細については、2 つの新しいプレイブックをご覧ください。
- グローバルコンプライアンスプレイブック：オンボーディングのベストプラクティス（globalization-partners.com）
- グローバルコンプライアンスプレイブック：オフボーディングのベストプラクティス（globalization-partners.com）
