Będąca krajem wyspiarskim Japonia jest mniejsza niż stan Kalifornia, a jednak szczyci się pozycją trzeciej gospodarki świata, plasując się tylko za Stanami Zjednoczonymi i Chinami. Istnieje wiele powodów przemawiających za ekspansją biznesową do Japonii i zatrudnianiem tam pracowników. Japonia stwarza pewne unikalne wyzwania, ale oferuje również olbrzymi potencjał odniesienia sukcesu dla firm zagranicznych.
Nasz przewodnik po zatrudnianiu pracowników w Japonii pomoże Ci w tym procesie, dzięki czemu wybierzesz właściwe osoby do swojego zespołu i zadbasz o odniesienie sukcesu w tym kraju.
Co należy wiedzieć przed rozpoczęciem organizacji zatrudnienia w Japonii
Najważniejszą wskazówką dotyczącą organizacji zatrudnienia w Japonii jest przeprowadzenie pewnych analiz w celu zrozumienia, co sprawia, że kraj ten jest tak unikatowy. Przyjrzyjmy się najważniejszym kwestiom, które musisz wiedzieć przed rozpoczęciem rekrutacji japońskich pracowników.
1. Braki siły roboczej
Dla każdego, kto myśli o ekspansji do Japonii, ważną kwestią jest to, że kraj ten jest jednym z najtrudniejszych środowisk, jeśli chodzi o przyciągnięcie kandydatów do pracy. Starzejące się społeczeństwo i spadająca liczba urodzin doprowadziły do poważnych niedoborów rąk do pracy w tym kraju. Oznacza to, że pracownicy przywykli do bezpiecznej pracy, a szukając nowego miejsca pracy, otrzymują oferty z wielu firm. Co więcej, japońscy pracownicy często preferują pracę w znanych firmach japońskich zamiast firm zagranicznych, w szczególności startupów.
Nie oznacza to, że musisz rezygnować z ekspansji do Japonii. Musisz jednak mieć świadomość wyzwań, aby przygotować skuteczną strategię. Główną różnicą pomiędzy praktykami z zakresu zatrudnienia w Japonii w porównaniu z tymi, które możesz znać ze swojego kraju, jest to, że zasadniczo musisz sprzedać swój biznes kandydatom, którzy Cię interesują, zamiast oczekiwać, że to oni będą sprzedawać swoje kandydatury Tobie.
2. Umowy o pracę i regulaminy pracy
Regulaminy i warunki pracy (płaca, godziny pracy, informacje o miejscu pracy itp.) trzeba przedstawić nowym pracownikom na piśmie. Zgodnie z japońskim prawem firmy zatrudniające 10 lub więcej pracowników w miejscu pracy muszą wypracować regulamin pracy i przesłać go do lokalnej inspekcji warunków pracy.
Regulamin pracy szczegółowo określa warunki pracy, które musisz zapewnić swoim pracownikom, w tym takie kwestie jak zarobki, godziny pracy, dni wolne, reguły firmowe oraz procedury postępowania w przypadku naruszenia tych reguł. Urząd inspekcji standardów pracy może udzielić Ci informacji na temat tego, czy Twój regulamin obejmuje wszystkie niezbędne informacje oraz czy jest zgodny z obowiązującym prawem. Urzędnicy do spraw standardów pracy mogą również przeprowadzić inspekcję Twojej firmy, aby upewnić się, że zapewniasz bezpieczne warunki pracy.
3. Tydzień roboczy i przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia
Standardowy tydzień roboczy w Japonii obejmuje 40 godzin podzielonych na ośmiogodzinne dni pracy. W niektórych przypadkach liczba ta może wzrosnąć do 44 godzin. Rząd japoński bardzo poważnie traktuje kwestię przepracowania i wymaga od pracodawców przedstawienia umowy dotyczącej zarządzania pracą w urzędzie inspekcji standardów pracy przed zleceniem pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych. Pracownicy pracujący w nadgodzinach, w nocy lub w dni ustawowo wolne są uprawnieni do płacy za nadgodziny, która zazwyczaj oznacza od 25% do 50% dodatku do standardowego wynagrodzenia.
Japonia nie ma jednej stawki minimalnego wynagrodzenia dla całego kraju. Zamiast tego poszczególne regiony i branże mają własne minimalne wynagrodzenie, dlatego konieczne będzie ustalenie, jaka płaca minimalna obowiązuje w przypadku Twojej firmy. Pamiętaj jednak, że przyciągnięcie najbardziej utalentowanych pracowników będzie wymagać zaproponowania im imponujących zarobków i świadczeń.
4. Płatny czas wolny
Japońscy pracownicy są uprawnieni do płatnego czasu wolnego po przepracowaniu w firmie sześciu miesięcy. Po tym czasie automatycznie zyskują prawo do 10 dni urlopu wypoczynkowego. Po sześciu miesiącach każdy kolejny przepracowany rok zapewnia jeden dodatkowy dzień urlopu wypoczynkowego w roku. Zatem po 18 miesiącach pracownikowi przysługuje 11 dni wolnych. Wymóg minimalny to 20 dni, które przysługują pracownikowi po przepracowaniu 6.5 roku lub więcej.
Pracodawcy mogą oczywiście zaoferować pracownikom więcej płatnych dni wolnych, niż wynosi ustawowe minimum. Wielu pracodawców daje pracownikom płatne wolne także w święta, mimo iż zapłata za dni świąteczne nie jest wymogiem prawnym. Japonia ma w sumie 16 świąt państwowych, więc zapewnienie tych dni jako płatnych dni wolnych od pracy jest dużym atutem w porównaniu z po prostu umożliwieniem pracownikom korzystania z płatnego urlopu lub korzystania z bezpłatnego urlopu. Płatny urlop chorobowy nie jest wymogiem w Japonii.
5. Podatki i ubezpieczenie społeczne
W Japonii pracodawcy potrącają podatek dochodowy z pensji pracowników, a jego wysokość różni się w zależności od wysokości dochodów danego pracownika. Ponadto pracownicy potrącają część wypłaty pracowników na Shakai Hoken, czyli ubezpieczenie społeczne. Pracodawcy płacą równowartość składek pracowników na ubezpieczenie społeczne. Ubezpieczenie społeczne w Japonii obejmuje ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie od odszkodowań dla pracowników, ubezpieczenie na wypadek utraty pracy oraz składki emerytalne.
Ponieważ ubezpieczenie społeczne obejmuje ubezpieczenie zdrowotne, pracodawcy nie muszą zapewniać pracownikom prywatnych programów ubezpieczeniowych. Pracodawcy muszą jednak zapewnić swoim pracownikom coroczne badania fizyczne i kontrolne. Regularne kontrole stresu są wymagane we wszystkich firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników, bez względu na branżę oraz rodzaj wykonywanej pracy.
Koszt zatrudnienia pracownika w Japonii
Proces rekrutacyjny może być kosztowny w każdym scenariuszu, ale przy zatrudnianiu pracowników w nowym kraju warto wziąć pod uwagę dodatkowe koszty. Zatrudnienie nowych pracowników w Japonii może pociągać za sobą następujące koszty:
- Badania: Ponieważ japoński rynek pracy prawdopodobnie bardzo różni się od Twojego, a kraj ten ma własne przepisy prawa pracy, musisz przeprowadzić badania, aby upewnić się, że ekspansja do Japonii jest właściwym krokiem dla Twojej firmy i zrozumieć wszystkie istotne przepisy prawne.
- Pomoc prawna: Możesz również zatrudnić prawnika, który pomoże Ci zachować zgodność z przepisami i upewnić się, że postępujesz zgodnie z książką, aby uniknąć problemów.
- Komisja rekrutacyjna: Możesz chcieć zarządzać zatrudnieniem za pośrednictwem komisji rekrutacyjnej złożonej z członków Twojej firmy. Czas poświęcony przez nie na proces rekrutacyjny będzie istotną częścią całkowitych kosztów.
- Podróże: Jeśli Ty lub Twoja komisja rekrutacyjna musicie udać się do Japonii w celu rekrutacji lub utworzenia tam nowego biura, należy wziąć pod uwagę koszty podróży.
- Agencja rekrutacyjna: Ponieważ zatrudnianie w Japonii stanowi poważne wyzwanie dla firm zagranicznych, popularną decyzją jest współpraca z agencją rekrutacyjną. Jednakże rekruterzy w Japonii mają zwykle wyższe stawki niż agencje w innych krajach. Możesz zakładać, że japońskiemu rekruterowi trzeba będzie zapłacić od 30% do 35% oczekiwanej łącznej płacy w porównaniu z 20% do 25%, które zwykle trzeba zapłacić w innych krajach.
- Ogłoszenia o pracy: Reklamowanie pracy online lub w publikacjach drukowanych może również zwiększyć koszty rekrutacji. Istnieją też witryny, gdzie można publikować ogłoszenia za darmo.
Tłumacz: Prawdopodobnie będziesz musiał zatrudnić tłumacza, który pomoże Ci komunikować się z japońskimi kandydatami do pracy, zarówno na piśmie, jak i podczas rozmów kwalifikacyjnych. - Kontrole przesiewowe: Kontrole przesiewowe mogą również zwiększyć koszty. Japonia nie zezwala na kontrolę historii karalności, ale dozwolone są pewne kontrole przed zatrudnieniem, na przykład sprawdzenie statusu imigracyjnego kandydata.
Czego potrzebuje firma do zatrudniania pracowników w Japonii?
Korzystając z organizacji ds. zatrudnienia profesjonalnego przy zatrudnianiu nowych pracowników w Japonii, możesz od razu przejść do procesu rekrutacji. Bez tego musisz dopilnować pewnych kwestii, zanim zgodnie z prawem zyskasz miano pracodawcy w Japonii. Możesz utworzyć oddział lub podmiot zależny swojej firmy. Najlepszą opcją dla większości firm zagranicznych jest Kabushiki-Kaisha (KK), czyli spółka akcyjna.
Aby zatrudniać w Japonii, najpierw musisz spełnić następujące wymogi:
- Rejestracja na potrzeby potrąceń podatku z pensji pracowników
- Rejestracja w japońskim programie emerytalnym
- Rejestracja w publicznym centrum zatrudnienia celem uzyskania ubezpieczenia na wypadek utraty pracy
- Uzyskanie ubezpieczenia od wypadków pracowników w urzędzie standardów pracy
- Japońskie konto bankowe
Pracodawca formalny może oszczędzić Ci tych wymogów, gdyż będzie służył jako oficjalny pracodawca dla Twoich japońskich pracowników. Obecne ustanowienie pracodawcy formalnego jako pracodawcy w Japonii oraz wiedza specjalistyczna w zakresie japońskiego prawa pracy pozwalają na szybkie dodawanie nowych pracowników do listy płac, przyspieszając i upraszczając ten proces.
Etapy organizacji zatrudnienia w Japonii
Gdy przyjdzie czas na rozpoczęcie rekrutacji, musisz wiedzieć, jak organizować zatrudnienie w Japonii. Niektóre aspekty tego procesu będą różnić się od tego, co znasz ze swojego kraju ojczystego, ale podstawowe kroki procesu powinny być Ci znane.
1. Wypuść informację
Pierwszym krokiem jest przekazanie osobom poszukującym pracy w Japonii informacji o wakatach. Oznacza to utworzenie ofert pracy i opublikowanie ich w Internecie w miejscach, gdzie zobaczy je najwięcej osób. Pamiętaj, że Japończycy zwykle nie korzystają z serwisów społecznościowych do szukania pracy, więc publikacja na LinkedIn raczej nie przyniesie sukcesów. Zamiast tego skorzystaj z popularnych japońskich portali z ogłoszeniami o pracę. Przygotuj swoje oferty w języku japońskim, chyba że szukasz wyłącznie kandydatów mówiących po angielsku.
Portale te zapewnią Ci widoczność, a oprócz tego mogą pomóc w nawiązaniu osobistych kontaktów z osobami poszukującymi pracy. Jeśli masz koneksje w Japonii, użyj swojej sieci do namierzenia pracowników, którzy mogą zechcieć dołączyć do Twojego zespołu. Osoby szukające pracy w Japonii zwykle zwracają większą uwagę na rekomendacje niż telefony od nieznanych osób czy oferty publikowane online.
Inną opcją jest skorzystanie z procesu zwanego shinsotsu. Obejmuje on rekrutację wśród absolwentów uniwersytetów, którzy wkraczają właśnie na rynek pracy. Raczej nie mają tak rozwiniętych umiejętności zawodowych jak doświadczeni pracownicy, ale oferują świeże spojrzenie, są ambitni oraz mają solidne wykształcenie.
2. Przeanalizuj aplikacje
Po napłynięciu aplikacji Twoja komisja rekrutacyjna lub agencja zatrudnienia musi je przeanalizować. W niektórych sytuacjach, gdy wielu kandydatów ubiega się o dane stanowisko, może to być duże wyzwanie. Musisz się jednak przygotować na to, że w Japonii raczej otrzymasz mniej aplikacji w odpowiedzi na ofertę pracy niż w innych krajach. Na każdego kandydata w Japonii przypada 1.62 ofert pracy, dlatego bywają oni dość wybredni.
Oznacza to, że pracodawcy nie mogą być tak wybredni, jak być może mają to w zwyczaju. Przy ocenie aplikacji pamiętaj, że możesz nie znaleźć kandydata idealnego, ale zawsze możesz zapewnić szkolenia, aby pomóc nowemu pracownikowi odnieść sukces w Twoim zespole.
3. Przeprowadź rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami
Teraz możesz przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami, którzy mogą pasować do Twoich wakatów. Jeśli zatrudniasz pracowników zdalnych w Japonii, możesz przeprowadzić rozmowy wirtualne, ale pamiętaj o wzięciu pod uwagę różnicy czasu. Na przykład czas w Nowym Jorku jest o 13 lub 14 godzin późniejszy niż w Tokio, w zależności od tego, czy w USA używany jest aktualnie czas letni.
4. Przedstaw formalne oferty i umowy o pracę
Po zidentyfikowaniu właściwych kandydatów do dołączenia do Twojej firmy możesz formalnie zaoferować im pracę. Jeśli jeszcze tego nie wiedzą, poinformuj ich o płacy oraz wszelkich świadczeniach, które oferujesz.
To również etap, na którym należy przekazać regulamin pracy lub utworzyć indywidualną umowę o pracę dla każdego nowego pracownika. Upewnij się, że macie zbieżne wizje dotyczące zakresu obowiązków, wynagrodzenia i innych istotnych kwestii, tak aby kandydat mógł podjąć świadomą decyzję.
5. Wdróż nowych pracowników
Na koniec możesz rozpocząć wdrażanie nowych pracowników. Wiele agencji wymaga licznych dokumentów, a każda z nich będzie wymagać innych terminów ich dostarczenia. Na przykład musisz przesłać formularze na potrzeby składek emerytalnych oraz ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu pięciu dni od daty rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika. Jeśli zdecydujesz się na współpracę z pracodawcą formalnym, zajmie się on wszystkimi kwestiami związanymi z wymaganą dokumentacją czy zapewnieniem zgodności z przepisami. Pamiętaj, że zatrudniając obcokrajowców w Japonii, musisz też przesłać stosowną dokumentację do publicznego centrum zatrudnienia.
Oprócz przygotowania dokumentacji musisz też poinformować nowych pracowników o ich planie zadań na pierwszy tydzień pracy oraz zapewnić im wszelkie niezbędne szkolenia, których mogą potrzebować do odniesienia sukcesu w nowej pracy.
Zatrudnianie w Japonii z Globalization Partners jako pracodawcą formalnym
Globalization Partners to globalny pracodawca formalny, który może pomóc Twojej firmie z ekspansji do wielu krajów, w tym do Japonii. Zajmiemy się wdrażaniem pracowników, listą płac oraz zapewnieniem zgodności z przepisami prawa, a także przygotujemy atrakcyjny pakiet świadczeń dla Twoich pracowników. Ty możesz się skupić na prowadzeniu swojej firmy. Ekspansja globalna nie musi być skomplikowanym i czasochłonnym procesem. Z pomocą Globalization Partners możesz sprawnie rozpocząć działalność w innych krajach. Poproś o ofertę, aby rozpocząć.
