Soluzioni EOR vs. entità per l’assunzione globale

Punti chiave da ricordare

• Velocità e semplicità dell’EOR : un Employer of Record (EOR) consente di inserire i dipendenti in pochi minuti senza un’entità legale locale. 

• Conformità e rischio : con un’entità locale, la tua azienda è pienamente responsabile della conformità legale, fiscale e delle risorse umane, mentre un Employer of Record si assume questa responsabilità legale, gestendo le leggi locali sul lavoro e le imposte sul libro paga per te.

• Efficienza dei costi: gli EOR hanno commissioni prevedibili. La costituzione di un'entità comporta costi iniziali elevati come le spese legali e di registrazione, oltre alle spese operative locali in corso.

• Controllo vs. agilità : un'entità locale ti dà il pieno controllo ed è la migliore per gli impegni di mercato a lungo termine. Un Employer of Record è ottimo per scalare in modo agile, testare il mercato e creare team dispersi a livello globale. 

• Flessibilità strategica : un Employer of Record può fungere da ponte durante la creazione di un'entità o sostituire un'entità esistente per semplificare l'amministrazione.

Con l’aumento delle pressioni economiche a livello globale, le aziende stanno utilizzando l’occupazione globale per diversificare i flussi di entrate e raggiungere una crescita strategica. 

Esistono due modi principali per assumere a livello globale: lavorare con i datori di lavoro ( Employer of Record, Employer of Record) o stabilire un’entità locale. La decisione dipende dalle vostre esigenze e priorità aziendali uniche. Questa guida spiegherà le differenze tra EOR ed entità per aiutarti a fare una scelta informata.

Il modello EOR

Un Employer of Record assume legalmente professionisti per conto di un’altra azienda. Questo modello ti consente di assumere ovunque e di creare una forza lavoro globale senza stabilire entità legali in ogni paese. Gli Employer of Record gestiscono la conformità alle leggi locali in materia di lavoro e impiego e gestiscono i processi relativi a stipendi, imposte, benefit e altre risorse umane. L’utilizzo di un Employer of Record semplifica l’intero ciclo di vita dell’impiego e consente di concentrarsi sulle attività aziendali principali. 

Il modello di entità globale

Stabilire una persona giuridica è l'approccio tradizionale all'occupazione globale. Esistono due tipi principali di entità:

1. Controllata: una persona giuridica operante in modo indipendente di cui la capogruppo ha la piena o parziale proprietà. La società sussidiaria è responsabile della propria conformità, ma la società madre può essere protetta dalle responsabilità, a seconda delle leggi e dei regolamenti locali. L'investimento della società madre nella controllata è a rischio in caso di problemi di conformità. 
   

2. Filiale: piuttosto che essere una persona giuridica distinta, una filiale è una sede internazionale registrata che l'organizzazione madre utilizza per fare affari da. La società madre si assume la piena responsabilità per la conformità.  

La creazione di entità globali è un processo estensivo che prevede:

• Ricerca del mercato e del panorama normativo

• Scelta di un tipo di entità

• Registrazione e integrazione con le autorità locali

• Ottenere licenze e permessi

• Aprire un conto bancario locale

• Stabilire i processi delle Risorse Umane e delle buste   paga

• Garantire la conformità continua alle leggi sul lavoro, sul lavoro e fiscali

La rapida espansione in nuovi mercati era fondamentale per Boston Dynamics, ma la creazione di entità in ogni paese li avrebbe rallentati. Con l'infrastruttura G-Pglobale di , sono entrati in nove mercati in modo efficiente pur rimanendo pienamente conformi. Rachel Salamone, la loro Chief People Officer, ha osservatoG-P : “L’assunzione in più Paesi è stata senza soluzione di continuità. Ciò che richiedeva mesi ora richiede giorni e possiamo concentrarci sulla ricerca del talento giusto invece di navigare nella conformità”.

EOR vs. entità globale: confronto fianco a fianco

Gli EOR e le entità globali hanno ciascuno i propri vantaggi e servono le aziende in modo diverso. Ecco come si confrontano in termini di tempi di configurazione, complessità, costi, flessibilità e rischi di conformità. 

Gli EOR ti offrono un facile accesso ai mercati globali. Con un Employer of Record, puoi iniziare immediatamente l’onboarding dei dipendenti. Non è necessario incorporare, imparare le leggi sul lavoro e sull'occupazione di ogni paese, o navigare nelle complessità del libro paga e delle tasse. Gli EOR gestiscono queste responsabilità fornendo al contempo competenze locali e supporto continuo alla conformità. 

Dove nel mondo le aziende assumono?

Le aziende di tutte le dimensioni utilizzano gli EOR per esplorare nuovi mercati internazionali, senza il lungo processo di creazione di entità. I seguenti dati riflettono le attuali tendenze globali dei talenti per ruolo.

Importante : incrociare sempre queste informazioni con le vostre specifiche esigenze aziendali e le condizioni di mercato più aggiornate.

Se stai cercando il consenso degli stakeholder per il ridimensionamento globale, la comodità di lavorare con un Employer of Record può aiutarti a fare un caso forte. L'approccio dell'entità globale è più complesso e richiede molto tempo, richiedendo di:

• Ricercare leggi e normative locali.

• Allineare la documentazione e i processi legali agli standard di conformità.

• Navigare tra le funzioni di retribuzione, imposte e altre funzioni HR in una nuova sede.

• Assumersi la responsabilità legale del lavoro.

Costo di configurazione EOR vs entità

Sia il modello di entità che il modello EOR vengono forniti con spese che devi tenere in considerazione nel tuo budget. 

Gli EOR in genere addebitano una commissione per coprire i loro servizi. Questa commissione è un importo fisso o una percentuale dello stipendio del dipendente.

Le spese di configurazione dell’entità globale includono:

• Costi di registrazione: la creazione di un'entità locale comporta costi di registrazione, spese legali e spese contabili. I costi esatti dipendono dal paese di costituzione.

• Spese operative : le spese ricorrenti includono lo spazio ufficio, le utenze e gli stipendi per i membri del team HR, legale e finanziario locale.  

• Spese di conformità fiscale: le entità locali sono responsabili della preparazione e della presentazione delle dichiarazioni dei redditi, nonché della gestione dell'IVA, ove applicabile. 

• Spese di revisione: la conformità e gli audit finanziari sono importanti per mantenere l'entità in linea con i requisiti locali. 

• Ammende potenziali: Assumersi la responsabilità della conformità significa accettare il rischio finanziario di errori, come errori fiscali sui salari, violazioni dell'immigrazione e classificazione errata dei dipendenti.

Tenendo conto di tutte le spese e degli ostacoli amministrativi, un Employer of Record è la scelta più conveniente. La piattaforma finanziaria OneStream può garantirlo attraverso la sua esperienza di collaborazione con G-P. “Tutte le nostre fatture vivono in un unico posto e i costi sono facili da comprendere. G-P Ci ha aiutato a eliminare confusione, discrepanze e la necessità di gestire più fonti di informazioni”, afferma Martha Angle, Vicepresidente di Cultura, Diversità e Persone di OneStream.

Confronto tra gestione dell’entità e dell’EOR e flessibilità

La creazione di un'entità ti dà il controllo completo sulle tue operazioni e sui tuoi dipendenti. Sei anche pienamente responsabile della conformità e degli investimenti finanziari nell'infrastruttura dell'entità. Questo ti dà flessibilità nella gestione quotidiana, ma aumenta i rischi e limita la tua capacità di scalare rapidamente su o giù.

Un Employer of Record ti dà anche il controllo sulle tue operazioni e sulle decisioni relative ai dipendenti, come promozioni e licenziamenti. La differenza principale è che gli EOR gestiscono la conformità, il libro paga e l’amministrazione dei benefit, in modo da poter espandersi riducendo al minimo i rischi. 

Utilizzando l’infrastruttura dell’entità dell’EOR, si ha la flessibilità di scalare verso l’alto o verso il basso secondo necessità.

Sia che utilizziate un Employer of Record o stabiliate un’entità globale, dovrete pianificare la conformità in aree quali: 

• Legge sul lavoro: è necessario soddisfare i requisiti locali per i contratti di lavoro, le condizioni di lavoro, i benefit e le procedure di cessazione del rapporto di lavoro.

• Conformità del libro paga: l'amministrazione del libro paga comporta la trattenuta delle imposte corrette e l'erogazione di tutti i contributi necessari del datore di lavoro.  

• Protezione dei dati: i paesi hanno diverse protezioni della privacy dei dati, compresi gli standard per la raccolta e l'archiviazione dei dati.

• Immigrazione: visti e permessi di lavoro assicurano che ogni dipendente della tua azienda abbia il diritto legale di lavorare.

Le entità locali possono comportare più rischi legali che lavorare con un Employer of Record se non gestiti correttamente. Un Employer of Record di alto livello dispone di un team di esperti legali e delle Risorse umane per gestire requisiti di conformità complessi, in modo da non doverlo fare.

Se si adotta l’approccio di configurazione dell’entità globale, assicurarsi che il team HR interno abbia il tempo, gli strumenti e le conoscenze per rimanere al passo con gli obblighi di conformità in evoluzione.

Sfide nella gestione di entità globali 

Per molti anni, la creazione di una persona giuridica è stata il modo predefinito per espandersi a livello globale. Sono emerse soluzioni EOR per semplificare l'onere amministrativo, di conformità e finanziario dei sistemi di gestione delle entità globali. 

1. Problemi del quadro di conformità con le entità globali

La creazione di un'entità globale richiede la navigazione delle leggi sul lavoro e sull'occupazione e dei requisiti fiscali che variano a seconda dei paesi. Le lacune di conformità non rilevate possono comportare multe costose e danni alla reputazione. Mantenere un’entità richiede competenze locali e un attento monitoraggio delle modifiche normative. 

Un Employer of Record fa tutto questo per te e fornisce le competenze, il supporto e la tecnologia per mitigare i rischi di conformità. 

2. Problemi del carico di lavoro amministrativo con la configurazione dell'entità

La gestione delle buste paga internazionali, dei benefit e delle funzioni delle Risorse Umane crea gravi oneri amministrativi.  Il rapporto 2026 Workforce Trends ha evidenziato che il 35% dei responsabili delle risorse umane dedica troppo tempo alle attività amministrative e il 61% fatica a tenere il passo con le normative in evoluzione. 

Con una persona giuridica, dovrai gestire tutti questi processi rispettando gli standard locali di protezione dei dati. Un Employer of Record protegge la produttività nelle attività di core business razionalizzando i compiti amministrativi per operazioni globali efficienti.

3.  Problemi di gestione finanziaria con la gestione delle entità

Le persone giuridiche devono affrontare i tassi di cambio fluttuanti, le normative fiscali variabili e i diversi requisiti di segnalazione. Un Employer of Record può guidarti attraverso queste complessità e fornire l'infrastruttura necessaria per semplificare la gestione finanziaria nei mercati globali. 

Quando il gigante dell'energia Repsol ha deciso di chiudere un'entità, aveva bisogno di un modo per mantenere i dipendenti chiave senza problemi. La collaborazione con G-P ha permesso loro di passare a un modello EOR, evitando interruzioni e risparmiando circa 3.7 milioni di dollari in spese di onboarding e amministrative. Nick Cheesman, Head of HR North America, haG-P sottolineato l’impatto: “Ci ha permesso di trattenere i talenti chiave, supervisionare la chiusura della nostra entità canadese e garantire il rispetto di tutti gli obblighi legali e finanziari, consentendoci di concentrarci sulle operazioni aziendali”.

Quando utilizzare un Employer of Record rispetto a un’entità

Considera questi tre fattori per decidere se un Employer of Record o un’entità globale è la migliore per la tua azienda:

1. Obiettivi aziendali: hai un impegno a lungo termine per questo mercato o regione?

2. Budget e risorse: disponete delle risorse per coprire le varie spese di gestione di un'infrastruttura di entità nel paese? Oppure stai cercando un punto di ingresso più conveniente con commissioni prevedibili?

3. Tolleranza al rischio: puoi gestire i rischi di conformità e le sfide amministrative da solo? O preferiresti un team di esperti locali per gestire queste responsabilità per te?

Quando scegliere un EOR

Un Employer of Record è la soluzione migliore se:

• Necessità di ridurre al minimo i rischi e limitare l’esposizione alla responsabilità in ambienti legali sconosciuti

• Volete testare nuovi mercati mantenendo l’agilità

• Pianifica di assumere dipendenti in più regioni o di operare in più paesi contemporaneamente

• Desideri trasferire i dipendenti in un altro Paese

• Preferisci spese prevedibili

Quando stabilire un'entità

Stabilire un’entità globale è la cosa migliore se:

• Avere un impegno a lungo termine per un mercato specifico

• Disporre delle risorse per assorbire le spese iniziali più elevate e le spese mensili variabili

• È in grado di gestire internamente le attività delle risorse umane e i compiti amministrativi

• Operare all’interno di determinati settori regolamentati che richiedono a un’entità legale di operare nel Paese

Se la tua azienda prevede di stabilire un’entità locale, puoi utilizzare un EOR come soluzione temporanea durante il completamento del processo di configurazione. Oppure puoi liquidare un’entità globale e passare facilmente a un Employer of Record per semplificare le funzioni delle risorse umane e semplificare la conformità.

6 fattori da considerare quando si passa da un’entità globale a un Employer of Record?

La pianificazione e l’esecuzione dettagliate sono necessarie quando si passa da un’entità globale a un EOR. Per garantire una transizione di successo, è essenziale cercare l’esperienza di un fornitore di EOR leader del settore. I fattori chiave da considerare prima di effettuare il passaggio includono:

1. Scegliere con cura il partner giusto

“Avere un Employer of Record che si preoccupa della tua forza lavoro fa la differenza”, ha G-P detto Kathryn Barnes, Senior Legal Counsel di , “in quanto ciò si traduce nel fatto che i tuoi dipendenti continuano a credere in te, il che in ultima analisi significa continuare il loro impiego con te, assicurandoti di avere ancora una forza lavoro domani”. La prima decisione cruciale per le aziende è la selezione di un EOR che tratterà i membri del team con cura ed empatia. Le aziende devono assicurarsi che l’EOR possa gestire il numero di professionisti incaricati e facilitare una transizione agevole.

2. Porre le domande giuste

Prima di concludere un accordo con un Employer of Record, è importante condurre la due diligence, principalmente ponendo domande mirate sul livello di orientamento e supporto fornito ai membri del team, come:

• L’EOR dispone di team HR e legali con esperienza locale per guidare i professionisti e garantire operazioni conformi?

• In che modo l’EOR può garantire che i membri del team siano classificati in modo conforme?

• In che modo l’EOR può garantire pagamenti retributivi tempestivi e accurati e quali altri aspetti della retribuzione riceveranno i professionisti?

Poiché la società di software Canidium si è espansa in più regioni, la società aveva bisogno di fiducia che i membri del team sarebbero stati classificati correttamente e inseriti in modo conforme. G-P ha fornito alle risorse umane locali e indicazioni legali, ha gestito la classificazione e ha semplificato il libro paga, offrendo a Canidium la tranquillità di scalare a livello globale. Annie Diiorio, HR Manager, spiega: “Ora siamo certi che sia i professionisti EOR che gli appaltatori siano classificati correttamente, riducendo i rischi legali e le sanzioni. L’inserimento di nuovi assunti è facile sia per il nostro team amministrativo che per i membri del nostro team globale”.

3. Ottenere il consenso del membro del team

In diversi Paesi, le leggi richiedono il consenso dei membri del team prima che possa avvenire un trasferimento a un Employer of Record. Le aziende rischiano di perdere talenti preziosi se il partner EOR non è in grado di gestire aspetti chiave della gestione del team, come contratti di lavoro, benefit e transazioni fluide del libro paga.

Una volta effettuata con successo la transizione a un Employer of Record, le aziende otterranno la flessibilità di entrare e uscire dai mercati con facilità, il che può essere molto vantaggioso in periodi di incertezza o crisi. A differenza dell’onere iniziale di un’entità, gli EOR garantiscono che il futuro ridimensionamento e il cambio dei mercati di assunzione possano essere eseguiti in modo rapido e semplice.

4. Consolidare strategicamente le vostre entità globali

Un Employer of Record è il modo migliore per semplificare la transizione da un modello sussidiario diretto. L’eliminazione delle entità e il passaggio a un Employer of Record ti liberano dall’onere amministrativo di gestire più configurazioni locali.

Gli EOR hanno esperienza nelle normative fiscali locali, che riducono al minimo il rischio di problemi di conformità e multe che si troverebbero a dover gestire da soli entità globali. Sostituisce strutture giuridiche complesse e multiple con un semplice modo di operare.

5. Massimizzare l'efficienza operativa durante la transizione

Il vantaggio principale del passaggio a un Employer of Record è la riduzione del lavoro amministrativo. Un’entità globale richiede sistemi contabili separati e team HR localizzati per ogni Paese. Un EOR unisce queste funzioni in un’unica piattaforma. In questo modo si elimina la necessità di disporre di dati manuali su diversi sistemi di gestione.

La centralizzazione dei dati offre una visione più chiara di tutti i costi della manodopera. Questa intuizione consente cambiamenti strategici più rapidi e libera il personale interno che in precedenza era occupato a gestire entità separate.

6. Garantire l’accuratezza delle segnalazioni e la conformità transfrontaliera

L’utilizzo di un Employer of Record riduce il rischio di infrangere le diverse leggi internazionali sul lavoro. Gli EOR forniscono una rete di sicurezza integrata di esperti per gestire buste paga, benefit e documenti legali, garantendo la conformità a tutte le leggi locali.

I tuoi report finanziari sono sempre pronti per un audit e conformi alle regole locali e globali. Dal momento che gestiamo queste attività complesse, i vostri team contabili interni non sono più snelliti da sfumature specifiche per paese. Invece, possono concentrarsi su un’importante strategia finanziaria, confidando che la conformità all’occupazione sottostante sia gestita accuratamente da esperti.

Perché fidarsi di G-P

In qualità di leader riconosciuto nel settore dell’occupazione globale, G-P aiuta le aziende di tutte le dimensioni a creare e gestire team globali in oltre 180 paesi senza la necessità di creare nuove entità. I nostri prodotti per l’impiego e le nostre soluzioni EOR globali leader del settore sono supportati dal più grande team di esperti in materia di risorse umane, legale e conformità per semplificare l’intero ciclo di vita dell’occupazione globale.

Abbiamo aiutato centinaia di clienti a raggiungere facilmente i loro obiettivi occupazionali globali. Ad esempio, abbiamo supportato Karger Publishers nel ridimensionamento in 1515 paesi, garantendo al contempo la piena conformità alle leggi sul lavoro in ogni sede.

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Per le aziende che cercano un facile accesso a nuovi mercati con conformità integrata e zero congetture legali, un Employer of Record è la scelta migliore. 

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Domande frequenti