La tecnologia giusta può aiutarti a scalare la tua attività e aiutare il tuo team a funzionare in modo più efficiente da qualsiasi parte del mondo. Con l'abbondanza di pacchetti software disponibili sul mercato, può essere difficile setacciare il rumore e trovare ciò di cui hai davvero bisogno. Quindi da dove inizi?!
Anche se ogni azienda e ogni situazione è diversa, ecco sei cose da considerare mentre si guarda alle soluzioni tecnologiche per il proprio team globale.
Rimanere all’avanguardia
Il momento migliore per pensare a una soluzione tecnologica è prima di raggiungere un punto critico con i sistemi attuali. Cercate i “punti di pressione” nella vostra organizzazione: man mano che la vostra azienda cresce, dove aumenterà il lavoro? Forse hai un sistema esistente che non sarà in grado di tenere il passo con la tua crescita, o forse ci sono processi manuali in corso in cui un sistema deve essere introdotto per poter scalare la tua attività.
Quando si valuta il software, tenere presente quanto segue:
- Crescita futura: acquista un sistema in grado di tenere il passo con la tua crescita per gli anni a venire; la transizione dei sistemi è dura e difficile per il tuo team, quindi investi in anticipo nel tuo futuro per evitare di cambiare le cose in un secondo momento.
- Integrazione tra i team: avere sistemi individuali per ogni reparto può essere inefficiente e costoso, cercare un software multifunzione che possa essere utile in più luoghi all’interno dell’organizzazione e/o sistemi che possano facilmente integrarsi tra loro per migliorare l’efficienza in tutta l’azienda.
Conoscere il team di distribuzione
La vostra decisione non è solo quale pacchetto software scegliete: il vostro successo dipenderà molto dal team di implementazione del fornitore. Quando si guardano i pacchetti software, è probabile che ci siano diverse opzioni che ti daranno le funzionalità di base di cui hai bisogno. Mentre parli con i potenziali fornitori, tratta quelle conversazioni come se stessi intervistando un potenziale dipendente: queste persone saranno un’estensione del tuo team. Devono comprendere la tua cultura ed essere in grado di accompagnarti nel progetto.
In diverse occasioni, la nostra decisione finale sulla scelta di un fornitore è sicuramente giunta al team di distribuzione. Chi vuoi avere con te nelle trincee perché stai lavorando febbrilmente per rispettare una scadenza? O quando le cose vanno storte? A volte il grande fornitore di nomi di casa non è la risposta giusta. Scegliere il team più competente che si adatta allo stile di lavoro della tua azienda sarà sempre la scelta giusta.
Raggiungi il cloud
Soprattutto con un team globale, avere la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo è fondamentale. La scelta di sistemi che consentono di accedere tramite il cloud da qualsiasi dispositivo è quasi considerata il minimo indispensabile al giorno d’oggi, ma questo diventa sempre più importante quando si cresce a livello globale. Nell’ambito di una valutazione e dell’implementazione di nuovi sistemi, il team IT deve anche assicurarsi che tutti i vostri uffici dispongano dell’infrastruttura e della larghezza di banda appropriate per supportare la vostra scelta.
Attenzione alla sicurezza
Con i team che accedono alle tue informazioni da tutto il mondo, la sicurezza è fondamentale. Come parte del processo di valutazione, assicurati che il tuo team IT comprenda in quali Paesi stai attualmente lavorando e dove potresti espanderti nel prossimo futuro per evitare sorprese. Devono comprendere le leggi sulla sicurezza dei dati in quei Paesi, in modo che tutti i sistemi che acquisti o costruisci siano conformi. Queste normative variano IDEalmente da Paese a Paese, quindi prenditi del tempo per svolgere i tuoi compiti ed evitare eventuali problemi in un secondo momento.
Dovresti anche esaminare le funzionalità all’interno del sistema per aiutare il tuo team a passare da un fuso orario all’altro, come la possibilità per un utente di reimpostare la propria password. Non vuoi che qualcuno in Asia perda un giorno di lavoro perché il tuo amministratore di sistema con sede negli Stati Uniti è addormentato e non è disponibile per reimpostare la password.
Riduci al minimo la personalizzazione
Non esiste una formula magica su quale sia il livello perfetto di personalizzazione in un determinato pacchetto software. Dipende dal software e dalla tua attività. Dovreste impegnarvi per una personalizzazione sufficiente, sufficiente per avere un senso per la vostra azienda e il vostro flusso di lavoro, ma la quantità minima di personalizzazione possibile per raggiungere tale obiettivo.
Maggiore è la personalizzazione, maggiori sono i problemi che si possono avere in fase di sviluppo quando è il momento di una nuova release da parte del fornitore del software. Tu e il tuo team, e forse il tuo fornitore, dovrete testare ciascuna delle vostre personalizzazioni prima che possano rilasciare un aggiornamento. Questo può tradursi in molto tempo e denaro. Personalizza per ottenere la massima efficienza per il tuo team, ma riduci al minimo il più possibile e trova invece modi creativi per utilizzare le funzionalità esistenti del sistema nel software per soddisfare le tue esigenze.
Ascolta il tuo team
Le persone che sono nella posizione migliore per aiutarvi a scegliere e progettare il vostro nuovo sistema NON sono i fornitori di software, il vostro project manager o il vostro team di gestione, sono le persone che stanno facendo il lavoro. Potresti trovare un’idea fantastica, ma in base al modo in cui il lavoro fluisce effettivamente per il tuo team, potrebbe finire per rendere il suo lavoro HARDER e potrebbe potenzialmente interferire con la tua strategia di scalabilità aziendale. Lascia che le persone che utilizzeranno il software siano la tua guida su requisiti e personalizzazioni.
Dovreste essere in contatto con le persone che saranno gli utenti finali del sistema durante tutto il processo di sviluppo e implementazione:
- Organizzate un tipo di discussione “focus group” con ciascuno dei team interessati mentre costruite i vostri requisiti aziendali iniziali: sognate in grande e ottenete la lista dei desideri di tutti, stabilendo al contempo l’aspettativa che non tutte le voci della lista dei desideri faranno il taglio
- Se si tratta di una situazione in cui si dispone di wireframe, riunire i team per fornire input prima di entrare troppo in profondità nello sviluppo
- Suddividi la funzionalità in pezzi o moduli e fai in modo che i team si concentrino sull’esecuzione di test controllati dell’interfaccia utente
- Se dovete inserire gradualmente la funzionalità nel tempo, chiedete al team cosa sarà più utile e di impatto per loro e date priorità a tali elementi
- Organizza sessioni di formazione interattive con loro prima della distribuzione: sono la tua migliore fonte per capire la logistica dettagliata che farà funzionare tutto ogni giorno.
Per ulteriori informazioni su come scalare la tua attività a livello globale, scarica il nostro eBook Come scalare a livello globale senza affondare qui:
