どの会社でも、業績を最適化し、組織の目標を達成するためには、チームメンバー間の効果的なコミュニケーションが重要です。 従業員の仕事や会社のはしごでの地位にかかわらず、ほぼ全員がチームの努力と部門間のコミュニケーションを必要とする障害に遭遇します。
Covid-19 年の発生までは2020、同僚のデスクまで歩いていくことで会話が簡単に行えますが、リモートワークはこの可能性を完全に消し去りました。 今では、ほとんどの議論をスケジュールする必要があり、多くの場合、減速を引き起こし、期限を逃し、高い離職率のドミノ効果を引き起こす可能性があります。
2年経っても、すぐには従来の対面セットアップに戻らないことは明らかです。 多くの企業がハイブリッドワークモデルと柔軟なアレンジメントをテストしているため、雇用主と企業のリーダーが知恵を研ぎ澄まし、距離によって課される制限にもかかわらずチームメンバーをまとめる効果的な方法を見つけることが非常に重要です。
リモートワーク時代のコミュニケーションを促進するためのクリエイティブな戦略をいくつかご紹介します。
1. バーチャル会議に描画タブレットを使用する
従来のオフィスでは、ミーティングはよく起こります。 理論的には、従業員が日々のタスクや保留中のプロジェクトに関する洞察を集めて共有するためのスペースです。 企業がリモートファーストに移行したとき、多くのマネージャーはこれらの会議をグループビデオ通話に置き換えました。 残念ながら、ビデオ会議ツールは、すべて解決できるソリューションではありません。 マネージャーは、これらの交換が定期的に行われ、チームのコアメンバーが常に関与していることを確認する必要があります。 チームの規模が大きい場合、または従業員が異なる時間帯に散らばっている場合は、関与するプロジェクトに基づいてグループを分けるのが現実的な解決策です。
各従業員の声を聞くことが最も重要です。 チームメンバーが来週の能力開発と期待される進捗について最新情報を伝えるための議題に余裕を持たせてください。 多くの企業は、描画タブレットなどの新しいツールをこれらの会議に組み込んでおり、リモートワーカーが視覚的で協力的な方法でアイデアを即座に説明できるようにします。
理想的には、ミーティングの最後に数分を質疑応答セッションに割り当てる必要があります。これは 、さまざまなプロジェクトについて話し合い、すべての疑問を明確にできるオープンなディスカッションです。
2. 明確な目標を定義する
各従業員の機能と役割を明確に把握することは、マネージャーがチームを効果的に調整できるようにするために不可欠です。 定義された目標をマッピングすることで、従業員は権限が与えられ、尊重されていると感じ、リモートワークで失われがちな感情を集団の一員であることを思い出させることができます。
グローバルチームにとってもう1つの重要なリソースは、プロジェクト管理ツールです。これらのツールには、さまざまなプロジェクトリーダーが参加し、主な目標、期限、主要業績評価指標（KPI）の概要が示されます。これにより、マネージャーはプロジェクトのライフサイクルを追跡できます。 チームメンバーがこの情報にアクセスできると、特定のコミュニケーションの問題を解決し、すべての不確実性をタイムリーに排除し、遅延を回避できます。
この方法は、在宅勤務制度でさらに効果的になります。 新しいテクノロジーにより、私たちはこれまで不可能だと思っていた目標に協力し、達成することができます。 たとえば、リモートワーカーのクラスタがマーケティングキャンペーンの評価を希望する場合、asana、monday、trelloなどのプロジェクト管理ツールに頼ることが不可欠です。 最新のツールは、明確に定義された目標を追跡、維持、実行するのに役立ちます。これは、リモートチームにとってこれまで以上に重要です。
3. 文書管理のために共有ファイルを操作する
すべてのプロジェクトにはリーダーがおり、ほとんどの場合、複数の貢献者がいます。プロジェクトの成功を確実にするために、すべての面で作業がどのように進められているかを明確に把握する必要があります。 分散したチームによるリモート環境では、文書管理がかつてないほど重要になっています。
ファイルをEメールで送受信し、全員が成果物に関する自分の役割を果たすのを待つと、ワークフローが停止する可能性があります。 また、従業員がリアルタイムで業務を変更したり、フィードバックを取り入れたりすることも妨げられます。 会社が機密情報を取り扱う場合、機密文書は保護されたクラウドに安全に保管できます。
マネージャーは、チーム間のコミュニケーションを合理化するために共有ファイルを使用して、テクノロジーと自動化の新たな進歩を受け入れることを検討する必要があります。
4. インスタントコミュニケーションツールに頼る
電子メールを送信すると、受信者が実際に開くことを保証する方法はありません。 時間的制約や緊急の問題に関しては、電子メールは効果的な媒体ではありません。 多くの場合、必要なのはいといいえの答えだけなので、侵入不可能な受信トレイの壁を迂回する理想的な解決策は、会社のメッセージングアプリなどのインスタントコミュニケーションツールを使用することです。
Slack、Clubhouse、Discordなどの現在のツールでは、Eメールの機能をはるかに上回るコミュニケーション特典が提供されます。 たとえば、Slackアプリを利用する従業員は、インスタントメッセージ、文書の共有、CRMとプロジェクト管理ソリューションの統合を行うことができます。
このトピックの詳細については、以下を参照してください：同期対非同期：リモートワークプレイスでのコミュニケーションのマスター
5. ウォータークーラーの会話の重要性を尊重する
“コミュニケーション”はいくつかの意味を持つことができ、建設的で生産性を高めるために必ずしも仕事に関連している必要はありません。 パンデミックの間、従業員の行動にはいくつかの変化と進展がありました。 最近の調査では、オフィスからリモートに移行した従業員は、在宅勤務から1年後に高レベルの睡眠の質の低下、不安、うつ病に苦しんでいることがわかりました。
これらの影響は、主に仕事と家庭が同じ場所にあるときに引き起こされる社会的疎外感から生じます。 メンタルヘルスの影響に加えて、このダイナミクスは従業員の帰属意識の低下を引き起こし、チームの士気全体にダメージを与える可能性があります。
同僚であることは必ずしも友人であるという意味ではありませんが、職場での非公式のチャットが、同僚がポジティブな態度で1日を絆し、直面するのに役立つことは否定できません。 したがって、短いバーチャルコーヒーブレイクをスケジュールすることで、従業員に個人的および社会的なレベルで自分自身を表現する余裕を与えることをお勧めします。
今回は、保留中のプロジェクトやビデオマーケティングを改善する最新の方法ではなく、日常生活に関する非公式のチャットに焦点を当てるべきです。 仕事関連のトピックを避け、従業員が通常社会的交流から生じるエネルギーを高めるのを助けることを目指します。
6. さまざまな個性に合わせたソリューション
グループビデオ通話の人気により、1-1遭遇は減少しており、リモートワーク環境ではまれです。 グループセッションへの参加に関しては、性格が異なります。チームメンバーの中には、話したい、直面している問題を共有したい、サポートを求めるなど、より熱心な人もいます。
このような場合、共感は、誰もが自分自身を表現する機会を与えられるようにするための重要な要素となります。 これは、短い、定期的な1対1のミーティングをスケジュールすることで、より控えめにしている人びとが、判断を恐れることなく安心してオープンできるようにすることで行うことができます。
7. リモートコントロールのリスクを避ける
スタンフォード大学が実施した調査では、従業員が少なくとも週に1日は在宅勤務できるという理由で、生産性が13%向上していることがわかりました。 これは、在宅勤務をする人々が“怠惰”または“生産性の低い”という一般的な誤解を煽るに過ぎません。
従来のオフィス環境では、従業員は常時監視されていないため、リモートワークモデルでは変更すべきではありません。 マネージャーは、従業員が責任ある専門家であり、マイクロマネジメントが不満を引き起こし、それがやる気を失い、従業員の士気が低下し、生産性が損なわれる可能性があることを覚えておく必要があります。
マネジャーは、実際の勤務時間を強迫的にコントロールするのではなく、目標が達成されたかどうかに焦点を当てる必要があります。 長期的には、信頼はより高い生産性レベルで報われるでしょう。
詳細については、以下をご覧ください：あなたの会社は在宅勤務とリモートワークを混同していますか？
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