給与支払い管理における不正行為は、まるでゆっくりと漏水する水道管のようなものです。 最初はその損傷を見つけるのは難しいか、大したことではないと思えるかもしれません。 しかし、時間の経過とともに、国際的な給与体系を通じて企業から盗むことができるお金の量はかなり大きい可能性があります。 一例を挙げると、ある女性が雇用中に雇用主からほぼドルを盗300,000むことができました。 紙の証跡はドルの損失を明らかにしたが300,000、検察官は、女性が最初に雇用され、年に解雇されるまで続いた時から、彼女の雇用主から4分の3以上を奪った可能性がある2010と推定した2013。
給与詐欺はあらゆる規模の企業に発生する可能性がありますが、特に中小企業にとってはリスクです。 国際連合公認不正検査士協会（ACFE）2018の報告書によると、100従業員数以下の企業は、大企業に比べて給与詐欺を経験する可能性が2倍以上高いことがわかりました。 給与詐欺も国際的です。 世界中の企業で発生しているという報告があります。 ペイロール詐欺のリスクとそれがどのように発生するかを理解することは、グローバルビジネスがそれを防止するための措置を講じるのに役立ちます。
ペイロール詐欺はどの程度深刻ですか？
給与詐欺スキームを通じて雇用主から盗むことができる金額は、通常かなりです。 特に注目すべきケースの1つでは、他の企業の給与と支払いを処理した給与処理会社の社長が、百万ドル26を盗んだ。 給与詐欺の別の例は、ニューヨーク市に160000万ドルの費用がかかりました。
ACFEによると、すべての不正事例の約7%が給与支払い詐欺であり、平均的な企業は 約$を失う63,000。 典型的な給与詐欺のスキームは長い期間で、スキームの長さの中央値は約30ヶ月です。
給与詐欺は検知されるまでしばらく続く傾向があるため、影響を受ける企業は、損失した資金の払い戻しを受けるのに苦労する可能性があります。 女性が約$を盗んだ罪で有罪となった場合300,000、元雇用主に返済しなければならない金額は、彼女が計画中に実際に取ったと疑われる金額のほぼ3分の1です。
給与詐欺は無実の傍観者にも影響します。 給与処理会社の社長が顧客から数百万ドルを盗んだとき、すぐに影響を受けたのは処理会社の顧客の従業員でした。 何千人もの従業員が、ある朝、給与が口座から引き出されていることを知るために目覚めました。 場合によっては、引出により貸越および貸越に関連する手数料がもたらされた。 給与を失った人々に加えて、この詐欺は給与計算会社の従業員を失い、収入源を失わせました。
給与詐欺が会社や同僚に与える影響を過小評価しないでください。 1つの悪いリンゴは、会社の評判と支払い能力に深刻な影響を与える可能性があります。
給与詐欺の仕組み
国際的な給与詐欺には複数の原因があります。 不正行為は、会社の従業員または会社自体が取った行動の結果である可能性があります。 ACFEの調査によると、給与支払い詐欺が従業員によって行われた場合、通常は会計または管理サポートに従事する人によって行われます。 給与支払詐欺は、2人以上の人が一緒に働くことによって行われる可能性がありますが、通常、1人の個人が責任を負います。
国際的な給与体系には、次のようなものがあります。
- ゴースト従業員： ゴースト従業員は会社から給与を受け取りますが、実際にはそこでは働いていません。 多くの場合、従業員は存在せず、ビジネスのために働いたことはありません。 場合によっては、ゴースト従業員を簡単に特定できます。 一部の詐欺師は、架空のスタッフメンバーに名前を付けることに関してはあまり創造的ではありません。 彼らは自分の名前、“John Doe”のようなプレースホルダー、あるいは“X”のようなものにバリエーションを使うかもしれません。
- タイムシート詐欺：タイムシート詐欺は、給与詐欺の非常に一般的な形態です。 従業員は、雇用主からより多くのお金を得るために、上向きに働くことを報告している時間を調整することができます。 多くの場合、通知をすぐに検出できないほどの時間しかありません。 例えば、従業員が毎日、報告時間にさらに15分を追加することができます。 その結果、実際にはそんなに長時間働かなかったとしても、週に40時間以上かかって雇用主から残業手当を受け取る可能性があります。
- バディパンチイン：タイムクロックとパンチカードを使用する雇用主は、バディパンチインの形で給与支払い詐欺を経験する可能性があります。 この種の詐欺は無実のように見えるかもしれません。 例えば、遅刻している従業員は、時間通りに仕事をするように、フレンドリーな同僚にタイムカードを打つように頼むかもしれません。 しかし、従業員は実際には職場にいないときに出勤していると主張しているため、これは依然として詐欺の一形態です。
- 労働者の誤分類：給与支払い詐欺の一部の種類は、従業員ではなく雇用主によって行われます。 1つの例は、給与税や福利厚生の支払いを避けるために従業員や労働者を誤って分類することです。 雇用主は、たとえ定義の要件を満たさない場合でも、従業員を独立請負業者として扱うことがあります。 労働者の誤分類の別の例は、雇用主がテーブルの下で支払い、税金書類をまったく発行しない場合に発生します。
- 給与の払い戻しを受けない前払金：従業員は、前払金を払い戻すことを前提に、時々、自分の給与の前払いを求めることがあります。 前払金が返済されない場合、それは詐欺です。 場合によっては、給与計算スタッフが前払金を適切に記録しないことがあります。 資産ではなく、経費として記載するかもしれません。 あるいは、給与チームが、前払金が確実に返済されるように、従業員をフォローアップしない場合があります。
- 不正な支払レート： 支払レートが誤って報告された場合に、給与詐欺の別の例が発生します。 給与部門の人は、従業員の時間給を上方修正するかもしれません。例えば、稼ぐためのドル21ではなく、1時間あたりドル20を誰かに与えるなどです。 検出を避けるため、一部の従業員は、わずか数回の給与など、限られた期間だけ給与率を調整します。
- 無許可のボーナス：給与詐欺は、適切な個人または部門の承認を得ずに、誰かが従業員または自分自身にボーナス小切手を発行した場合に発生する可能性があります。
- 偽造休暇または有給休暇：従業員が資格がないときに有給休暇を申請した場合、または予定されていないときに有給休暇を取得する場合、給与詐欺の一種です。
- 源泉徴収の改ざん：給与詐欺は、税金、退職金、保険給付金など、個人の給与から控除されるべき金額がない場合に発生します。 しかし、会社は依然として経費を支払い、時間が経つにつれて多額のお金を失う可能性があります。
- 偽造された経費：経費勘定を持つ従業員は、業務に関係のない経費を請求することで、給与詐欺を犯す可能性があります。 例えば、ある従業員が家族を夕食に連れて行き、その費用を負担します。 また、一度もなかった購入の領収書を偽造することもあります。
給与不正の特定と修正方法
給与支払い詐欺には、他のものよりも見分けやすいものもあります。 例えば、世界中に支店がある場合、ゴースト従業員を特定する方法を知るのは難しいかもしれません。 例えば、あなたが米国に拠点を置く場合、東京のあなたのオフィスで誰が働いているかを正確に知る方法はありません。 幽霊従業員を検出する1つの方法は、あなたのために国内に人がいる第三者と働くことです。 あなたの第三者はゴーストハンターになる可能性があり、あなたのビジネスから給与を受け取るすべての人が実際に会社のために働いていることを確認します。 第三者はまた、専門の雇用主組織として行動し、海外の従業員の給与のすべての側面を管理し、会社のTo-Doリストからもう1つを削除することができます。
プロの雇用主組織と協力するだけでなく、会社から報酬を受け取るすべての人が実際にそこで働いて、実際に存在することを確認するための対策を講じることができます。 新規採用候補者の身元調査や身元調査を行うことは、彼らが本物であることを確認する1つの方法です。 幽霊を払うリスクを減らすには、全従業員に口座振込を義務付けるのも別の方法です。
支払を行う前に給与の監査と確認を行うことで、賃金、タイムシート、経費の改ざんなど、その他の種類の給与詐欺を特定できます。 給与を審査し承認する人は、それを処理する人と同じであってはなりません。 給与を確認する担当者は、以下を確認する責任があります。
- 勤務時間は、従業員が勤務する予定時間数と一致します。従業員が40勤務時間数を超えて勤務する場合、または雇用された時間数を超えて勤務する場合、給与を確認する人物は、その個人のスーパーバイザーにフォローアップを行い、すべてが取締役会の上にあることを確認してください。 別のオプションは、従業員が1週間に40時間以上勤務したタイムシートを提出する前に承認を必要とすることです。
- 時給は正確です：給与を確認する人は、従業員の予想時給を実際に受け取る賃金と比較する必要があります。 不一致がある場合は、さらなる調査を行う必要があります。
- 適切な金額が源泉徴収される：税金およびその他の源泉徴収は、従業員の給与から控除される必要があります。 そうでない場合は、給与を確認する人がその理由を確認する必要があります。
- 経費は適切である：給与の監査または審査の責任者は、従業員が請求する経費も確認し、適切または正当であることを確認する必要があります。 レビューには、請求された経費が領収書と一致していることを確認するために領収書を調べることが含まれます。 経費も仕事関連であるべきです。
給与詐欺を防ぐ方法
グローバルな給与詐欺は、ビジネスに数十万ドルのコストをかける必要はありません。 ペイロール詐欺を防ぐ方法を知ることで、その軌道上または始まる前にそれを止めることができます。 給与詐欺があなたのビジネスに影響を与えるのを防ぐためのステップを以下に示します。
- 採用する前に全員を徹底的にスクリーニングする： 理想的には、採用する人は正直で信頼できる人になります。 犯罪歴の確認、身元確認、学歴や以前の雇用の確認によって新規採用者のスクリーニングを行うことで、不誠実な人材の採用を避けることができます。 海外で従業員を雇用する場合は、審査プロセスを外注できます。
- 電子タイムシートを使用し、承認を必要とする：従業員が紙のタイムシートを調整するのは簡単ですが、電子タイムシートを調整するのはより困難です。 電子タイムシートを使用し、提出された時間について上司の承認を求めることは、勤務時間の虚偽の報告を防ぐのに役立ちます。
- バディのパンチインを排除するために生体認証を使用する：物理的なタイムクロックを使用する場合、同僚に自分自身をクロックインさせると、バディのパンチインを防ぐことができます。 その方法の1つは、指紋やその他の生体認証データを使用して、出勤前に従業員の身元を確認することです。
- 給与データにアクセスできる人を制限する： 会社の給与にアクセスできる人が少なく、調整や変更を行うことができる人が少ないほど良い。 給与へのアクセスを制限すると、勤務時間や給与率を調整するリスクが軽減されます。
- 給与報告書に2つ目の目を配る：すべての給与報告書は、支払いが行われる前に審査および承認される必要があります。 また、支払いを一時停止し、不正確な点が指摘された場合に修正を行うプロセスも整備されている必要があります。
- 給与を見直す際に何を探すべきかを知る：あなたの会社が、非常に似た名前と同じ住所の人々に支払っていないことを確認してください。 また、同じ住所に住んでいる人への支払いや、異なる従業員のために同じ銀行口座に支払う支払いにも注意してください。
- 解雇された従業員を特定して削除するシステムを導入する：ゴースト従業員、特にあなたの会社でもはや働いていない人々への支払いを防ぐ1つの方法は、従業員が会社を退職した後に記録やファイルにフラグを付けることです。 フラグが付けられたファイルは、引き続き支払いを受け取るべきではありません。
- 小切手支払の排除：紙面小切手が関与する場合、給与詐欺は実行しやすくなります。 口座振込では、各支払いが銀行口座に送信されます。 アカウント情報が正しく、適切な従業員に属することを確認することができます。 必要に応じて、詐欺行為が疑われる場合は、送信された支払いを元に戻すことができます。
- ゼロトレランスポリシーの確立：ゼロトレランスポリシーを確立することで、不正を防止できます。 従業員に給与支払い詐欺の規則と起こりうる結果を伝えることで、従業員が不正を働かなくなる可能性があります。
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