ここ数か月、雇用の世界に重要な変化が起きています。 パンデミックによって、従業員と雇用主の双方がリモートワークモデルの割合を変化させているのです。
在宅勤務は、企業とそのチームに多くの明確なメリットをもたらしますが、リモートワークへの移行には、対面でのやり取りや管理の機会の減少など、課題もあります。
これにより、ビジネスリーダーは重要な質問を投げかけました。マネージャーはどのようにしてリモートチームを効率的かつコンプライアンスに従って監視できるのでしょうか？
リモートワークの監視： バランスを見つける
雇用主 は、リモートチームを監視するための戦略を検討する際に、さまざまな課題に直面しています。 これには、組織のサイロ化の 蔓延、会社のデータ漏洩リスク の増加、残業時間 の増加、 その後の必要な報酬が含まれます。
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マネジャーは、リモートチームの監視と指導、および部下が各自のスキルセットを個々に学習し磨くためのスペースを確保することのバランスを見つけることが重要です。 従業員のプライバシーと、従業員の監視に関する法規制の枠組みを尊重する必要がある。
企業はどのような規制に注意を払うべきですか？
世界中で、多くの国が、雇用主がリモートワーク監視に法令を遵守してアプローチする方法を規定する法律を可決しています。
ポーランドはその一例です 。 ポーランドの法律 では、雇用主が新しいリモートビジネス世界でチームを監視する際に遵守しなければならない一連の規制が施行されています。労働法 ：
- “業務の適切な組織化、または勤務時間のフル活用、または業務関連ツールの適切な使用を確保するために必要な場合、雇用主は従業員の業務関連電子メールの監視（電子メールの監視）を導入することができます”（労働法第1223条）。
- 電子メールの監視は、従業員の通信のプライバシーおよびその他の個人的権利のセキュリティに影響を与えることはできません（2労働法第 § 223 条）。
- 上記の規定（4労働法第 § 223 条）は、業務関連のソフトウェアまたは IT プラットフォームの使用を含む、電子メール通信以外のリモートワーク活動に適用される場合があります。
労働法はリモートワークの監視に関するガイダンスを提供していますが、まだ多くのグレーゾーンがあります。 リモートワーク監視の目標は、厳密にビジネス資産と勤務時間の適切な使用を確保することです。
雇用主は、リモート監視の実施前に、何を期待し、何を監視すべきかについての詳細情報を従業員に知らせる必要があります。 これらの規定は、当社のリモートワークに関する一般規制を詳述した公式文書に含めることができます。 雇用主は、特に遠隔監視に関する別の文書も検討する必要があります。 また、労働法によると、
リモート 監視 の適用の目的、範囲 、および方法は、 雇用主が労働協 約の対象となっていない場合、または 労働協約を設定する義務がない場合、労働協 約、文書化された 労働 規則、 または 雇用主 の声明 に示 さなければなりません。
雇用主は、正式なリモートワークポリシーまたは労働協約にリモートモニタリングの詳細と規制を文書化することができますが、監視などの特定の活動を対象とする別の文書も法的に許可されています。
雇用主はリモートワーク監視ソフトウェアを使用するべきですか？
雇用主は、法的要件へのコンプライアンスを確保するために、リモートワークの監視に使用するソフトウェアを慎重に選択する必要があります。 前述したように、IT部門は従業員のプライバシーを侵害したり、機密情報を危険にさらしたりしてはなりません。
[bctt tweet=\"雇用主は、法的要件へのコンプライアンスを確保するために、リモートワークの監視に使用するソフトウェアを慎重に選択する必要があります。\" username=\"globalpeo\"]
ただし、従業員が（一時的または恒久的に）自分のコンピュータを使用して作業を行う場合、雇用主はソフトウェア監視を実装する問題に遭遇することがあります。 雇用主から従業員に委託された監視機器は、業務関連の目的にのみ使用すべきであるため、それほど複雑ではありません。 従業員が自分の機器を使用している場合、リモートワークの監視は、仕事関連の活動に限定する必要があります。
市場には、リモートワークを監視するためのソフトウェアを提供する多くの企業があります。 ただし、雇用主は、実装されたITソリューションに関連するリスクに対して全責任を負うことを覚えておく必要があります。
リモートワーク監視を実施する際、雇用主はどのようなベストプラクティスに従うべきですか？
リモートワークを監視するためのヒントには、次のようなものがあります。
- 特定のアプリケーションの使用を含む 、従業員の生産性 の監視： 雇用主は、従業員が仕事関連の目的でどのアプリケーションを使用するかを慎重に決定し、それらのアプリケーションのみを監視する必要があります。
- 従業員の活動の監視： これには、従業員がどのウェブサイトにアクセスできるかの制限や、特定の活動に対するセキュリティアラートの設定が含まれる場合があります。 企業は、ソーシャルメディアサイトなどの生産性を阻害するウェブサイトや、コンピュータウイルスのリスクを高めるウェブサイトを制限することがよくあります。
- リモート勤務時間の明確化：従業員の生産性を効果的に監視し、残業請求に関連するリスクを軽減するために不可欠です。
- 休憩時間の監視： 雇用主は、毎日の休憩の頻度と期間の詳細を提供する必要があります。
- データバックアップの確保：自動データストレージを保証する安全なオンラインクラウドなどのソフトウェアを実装します。
- プライバシーとセキュリティの管理：個々のアプリケーションや文書に明確に定義され確立されたアクセスを通じて、個人データとビジネスデータを保護します。
- USBポートとデバイスの使用 を監視する：USBポートとデバイスを使用できるユーザーを制限するために、追加のID検証を使用します。
したがって、リモートワークの監視は、生産性レベルを評価するだけでなく、委託されたツールの適切な使用を確保したり、最終的には個人データを保護し、会社のセキュリティを強化したりするのにも役立ちます。
個人のプライバシー権とGDPRについてはどうですか？
ポーランドでは、労働法第1223条に詳述されているように、私的な（仕事に関係のない）機器や活動の監視は許可されていません。監視は、雇用者が従業員に委託した仕事関連のツールを対象とする場合があります。 ただし、プライベートIT機器の使用に関連する従業員の活動の追跡が限定的であることの正当性を示すように、“労働時間を最大限に活用できる作業の組織化”を保証するために監視を実施する場合があります。
雇用主が従業員の個人用機器で実行されるリモートワークを監視することにした場合、適切な技術的措置を実施することが不可欠です。 そうでなければ、雇用主はプライバシーやその他の従業員個人の権利の侵害に関する申し立てにさらされます。 シンプルな解決策は、勤務時間中に従業員のソフトウェアを監視することだけです。 これは、従業員が業務関連の活動のみに使用するVPN（仮想プライベートネットワーク）を提供することで行うことができます。
雇用主は、一般データ保護規則（GDPR）の規制を遵守し、リモートワーク中に個人データを監視するプロセスについて従業員に通知する必要があります。
貴社に合ったリモートワーク監視計画の構築
リモートワーク監視の背後にあるプロセスとガイドラインを明確に定義することは、関係する規制の複雑さのために難しいかもしれませんが、根底にある目標は、会社、雇用条件、さらには特定の職位に合わせてガイドラインを調整することです。 データ処理に関するGDPRの一般規則も引き続き適用されます。これは、データストレージの制限と、業務の監視理由、および説明責任に関するものです。
また、リモートワークに関するさらなる法律をフォローアップすることも不可欠です。 ポーランドでは、現在の法的根拠は、2020年3月当初は一時的な規制として年に実施されたCovid-19、の防止に関連する特定の解決策に関する特別目的法3の記事です。 ポーランドの法律は最近、リモートワークに関する現在の規則が新しい労働法として作用することを意図していると発表した。 雇用主は、テレワークに関する既存の規定よりも、これらの規則に従うことをより重視する必要があります。
雇用主は、純粋に法的配慮に加えて、会社の監視に関するすべての状況と状況を考慮する必要があります。 公式な規制に従うことは重要ですが、効果的で合理的な解決策の実施中に“常識”を置き換えるべきではありません。
チームとの十分なコミュニケーションと相互ニーズの理解なしにモニタリングを実施しても、最も優れた技術ソリューションでさえ、効果的ではありません。 これを怠ると、逆効果が生じ、雇用主と従業員の間の必要な信頼が損なわれる可能性があります。 過剰な措置を導入すると、従業員のプライバシーやその他の個人的権利（請求を提起することで雇用主を晒す可能性がある）を侵害し、チームの動員が停止するリスクが生じる可能性があります。
