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G-Pは、業界をリードするGlobal Employment Platform™（グローバル雇用プラットフォーム）を使用して、数か月ではなく数日で高度なスキルを持つグローバルチームを創り上げることで、企業がその潜在能力を最大限に発揮できるよう支援します。しかし、至る所に存在する労働力をうまく連携させるにはどうすればよいのでしょうか？ここでは、私たちが皆で分かち合えるグローバルな成長と成功に向けたチャンスと課題について説明します。
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国際的従業員を雇用するにあたり、お客様はおそらく多数の疑問を抱くでしょう。やはり、国際的チームの雇用には多数の新たな法律と検討事項が絡んでくる可能性があります。お客様が抱きそうなひとつの質問は、国際採用における身元調査の実施方法です。その答えは多くの要因によって決まりますが、当社は国際雇用における身元調査の段階的ガイドでいつでもお客様のスタートを支援します。
国際的雇用前身元調査を実施する理由
身元調査は多くの国において雇用前プロセスの標準的なステップであり、それには正当な理由があります。国際的身元調査に伴うあらゆる複雑性により、お客様はこのステップを省略したくなるかもしれません。しかし、国際的な従業員を含む全従業員の身元調査の実施によって、いくつかの貴重なメリットを得られます。お客様が以下のことを行うために役立ちます。
- 法的な要件を満たす：国によって、いくつかのタイプの雇用前のスクリーニングが法的に義務付けられている可能性があります。最低でも、雇用を進めている国においてその人物が法的な労働権を有していることを確認しなければなりません。また、その人物の信用証明物や経歴を確認し、雇用に伴う法的問題が存在しないことを確認する必要もあります。例えば、政府は一部の労働者に対し、特定の学位や証明書の所持を義務付けることがあります。
- 資格を確認する：また、その人物の資格を確認することは、目の前にある仕事に真に適した資質のある人員を雇用する上で重要な部分になります。お客様はその人物の履歴書の記載内容や実際の様子から学位や職務経験を想定するかもしれませんが、情報を確認しなければ確実に知ることはできません。
- 犯罪を防ぎ、他者を守る：犯罪経歴調査の場合は特に、他の従業員や顧客を危険にさらしかねない人物の雇用を回避しなければなりません。犯罪行為に関連する既知の犯罪履歴がある人物を雇用し、彼らが結局は従業員として罪を犯した場合、お客様は過失があると見なされ、法的に責任を負うことになる可能性があります。また、会社に損害を与える窃盗やその他の罪を犯しかねない不誠実な人物を雇用しないようにしなければなりません。
- 最良の内定者を発掘する：結局のところ、身元調査の実施は、お客様のチームに加わる最高の候補者を発掘することが目的です。お客様は、良好なパフォーマンスを達成し、お客様の会社で長く働いてくれる労働者を雇用しなければなりません。潜在的雇用者のスクリーニングは、お客様が個々のポストに適した候補者を選択していることを確認できる1つの方法です。
国際的な身元調査を実施するステップ
国際採用時の身元調査を実施するにあたり、お客様が取り組まなければならないステップを見ていきましょう。厳密なプロセスは、お客様が雇用を進める場所と入手する必要のある情報によって決まるため、このガイドでは一般的な概要のみを取り上げます。
1. 実施する必要のある確認のタイプを見極める
「身元調査」と「雇用前のスクリーニング」には、いくつかの異なるタイプの確認が伴う可能性があります。国によっては、こうした身元調査の一部のタイプは特殊なポスト向けとして不適切であるか、法的に禁止されている可能性があるのでご注意ください。誰かを雇用する前に、お客様が雇用主として確認した方がいいかもしれないこととして、その人物の以下のようなものがあります。
- 市民権またはビザ：ほとんどの場合に必要なステップは、お客様が雇用を進めている国において採用候補者に法的な労働権があることを確認することです。つまり、市民権を確認するか、有効な就労ビザが発給されていることを確認することである場合があります。お客様が同国で労働権のない人物を雇用すると、罰金の支払いと訴追に直面する可能性があります。
- 職歴：調査しなければならない1つのものは、応募者の職歴です。原則的に、お客様はその人物が履歴書に記載した職務経験が正しいことを確認し、従業員としてのその応募者の履歴に潜在的な問題がないかを明らかにしなければなりません。これには、応募者が履歴書に含めた参考資料のチェックも含まれる可能性があります。
- 教育に関する信用証明物：応募者がお客様の会社のポストに応募する資格として教育を用いている場合、その履歴書に記載された資格認定を真に受けていることを確認しなければなりません。お客様は応募者に正式な成績証明書の提出を依頼するか、身元調査の一環として学歴を調査することができます。
- 犯罪歴：犯罪経歴調査は、応募者が有する可能性のある犯罪歴を明らかにすることに焦点を当てます。犯罪歴は、お客様が早い段階で把握しなければならない危険を知らせてくれる可能性があります。例えば、お客様が子どもと接する人物を雇用する場合、性的不品行に関する経歴がないことを確認しなければなりません。
- 信用履歴：信用調査はお客様がローンやテナントの申請を行う場合に一般的なものですが、雇用主も同様にこの信用調査を活用することができます。これは、金融部門においてよく行われています。財務で働く人員の採用を進めている場合、候補者の個人的な信用履歴の確認は正当化できます。
- ソーシャルメディアプレゼンス：候補者のソーシャルメディアアカウントを非公式に確認することも一般的になりつつあります。米国の調査によると、雇用主の70％が採用プロセス中にソーシャルネットワーキングサイトで候補者をリサーチしており、また、こうした雇用主のうち半数以上がオンラインで発覚した内容に基づいて候補者を採用しなかったということです。しかし、お客様は、採用プロセスにおいて不当な差別をするために、政党などのような発見した情報を使用しないように注意する必要があります。
- 医療記録：多くの場合、個人の医療記録は無関係ですが、身体的活動が多い一部の業務の場合、応募者がそのタスクに身体的に耐えられるか否かを把握しなければならない可能性があります。一般的に、応募者の医療記録を入手するには求人応募者の許可を得る必要があります。多くの中南米諸国を含む一部の国では、健康診断は標準的なスクリーニングまたは入社プロセスの一部です。この場合、健康診断で十分で、記録を入手する必要はない可能性があります。
- 運転記録：自動車運転記録は、職務内容の一部として運転する人員を雇用する場合に関連があります。例えば、お客様が配送ドライバーの雇用を進めている場合、その人物に交通違反歴がないことを確認しなければなりません。たとえ運転がその職務明細書のほんの一部分であったとしても、その人物の運転記録をやはり確認しなければなりません。
2. 法律のリサーチ
国際的な従業員の身元調査を行う方法は簡単には説明できません。なぜなら、お客様はその従業員の国の法律に従う必要があるからです。さらに、こうした法律は国によって異なります。お客様は本国において従業員スクリーニングプロセスを整備しているかもしれませんが、お客様がよく行っている方法は国が変われば違法になる可能性があります。
これは主に、個々の国はプライバシーに対して独自のアプローチを取っているからです。公記録と自由なアクセスに尽力している国もあれば、機密性の確保に熱心な国もあります。お客様は、雇用を進めている国について、身元調査と雇用慣行を統制する法律をもっと広範にリサーチして学習する必要があります。その国の法律家に、コンプライアンスを確保するための助言を求めることもできます。
ある種の確認に対する法的な禁止事項に特に注意してください。一部の国では、雇用主に対し、ある種の身元調査の実施を禁じていたり、特定の状況において犯罪歴といったものにのみアクセスを許可したりしています。
例えば、お客様がフランスで雇用を進めている場合、その仕事のポストに直接関係する身元調査のみ実施できます。つまり、犯罪経歴調査は、例えば金銭を扱う仕事をする人を採用する場合にのみ正当化されます。同様に、健康診断は、応募者の健康状態がその職務に直接関係する場合にのみ許容されます。
国外の従業員の場合、身元調査の実施方法は他の多くの法律の影響を受ける可能性があります。例えば、雇用主が身元調査の結果次第で条件付きの採用オファーを行うことを禁じる法律を定めている国もあるかもしれません。このような場合、お客様は採用オファーの前に従業員のスクリーニングを行う必要があります。
さらに複雑な問題として、お客様は国内法令だけではなく現地法も検討しなければなりません。お客様が雇用を進めている法域において何らかの独立した法的要件が存在しないか確認してください。さらに、お客様は、候補者が異常な情報要求であると捉えるようなことで候補者を困惑させたり怒らせたりしないよう、慣習法についてもリサーチしておくべきです。
最後に、過去に他の国に居住および勤務したことのある従業員についてグローバルな身元調査を実施する場合、その国々についても調査範囲を拡げる必要があるかもしれません。つまりお客様は、候補者が現在居住する国に加え、こうした国々についても法律や手順をリサーチする必要があります。
3. 候補者から承諾を得る
一部の国においては、お客様は応募者による明示的な許可を得た場合にのみ身元調査を行うことができます。例えば、米国の場合、お客様は従業員の医療記録、軍歴、教育記録へアクセスするために、従業員に権利放棄書へ署名してもらう必要があります。
応募者について採用プロセスの最後になって驚くことのないよう、お客様は応募者に対し、初期採用プロセスの一環として身元調査に同意するよう要請しなければなりません。とはいえ、身元調査を正式に要請するには、オンライン求人応募アンケート上のボックスを単純にクリックする以上のことを応募者にしてもらう必要があります。一部の国では、応募者に実際に署名をしてもらうことが義務付けられています。
お客様に許容されている調査のタイプを把握し、必要な許可を応募者から得た段階で、お客様は、採用を検討しているどの応募者についても採用プロセスを開始できます。従業員が提供した全情報が正確であることを確認することが採用オファーの条件である旨を従業員が理解している限り、お客様は一旦待機して、こうした確認を入社プロセス中に実施することができます。
4. 参考資料の確認と報告書の発注
身元調査を実施する手順は、確認のタイプと雇用を進めている国によって異なります。これは、記録へのアクセスについてどの国にも独自の機関と手段が存在するからです。アクセス可能な国際的データベースは存在しません。実施したい個々の確認タイプについて、その確認を始めるには誰に、あるいはどの機関に連絡する必要があるのかを見極めます。
雇用主または民間職業紹介所は、このプロセスの一部の側面に独自的に対応できるかもしれません。例えば、代理店を雇ったり、正式な要請をしたりしなくても、応募者のソーシャルメディアアカウントを確認できます。また、昔の雇用主や身元保証人に直接連絡することもできます。お客様が雇用を進めている場所によっては言語の違いに直面する可能性がある点に留意してください。必要に応じて通翻訳者を調達し、個人の身元保証人や過去の雇用主、機関との対話をスムーズに進めてください。
こうしたタイプの確認を超えてお客様が必要とする追加的な確認を発注する場合、お客様は適切な機関に連絡する必要があります。国によってはこうした場合の明確な手順が存在しますが、すべての国がそうであるとは限りません。例えば、メキシコの場合、私立探偵を雇って包括的な身元調査をしてもらわなければなりません。自分で身元調査を実施する場合、政府機関の記録を注文するか、民間企業に依頼して必要な情報を入手する必要があります。
国によっては、お客様が利用できる同等の機関や記録リポジトリが存在しない点に注意してください。例えば、フランスには大規模な信用報告機関が存在しません。
一部の雇用主は、身元調査の実施に特化した第三者企業に身元調査プロセスを外注します。お客様が第三者企業への外注を選択する場合、雇用を進めている国の会社と自社が契約していることを確認してください。また、その会社がお客様の雇用上の目的に関連する情報を提供することを確認するべきです。
5. 調査結果のレビュー
最後に、お客様は独自の聞き込み調査またはお客様が雇った第三者プロバイダーから得た報告書をレビューする必要があります。すべての情報について、採用を進めているポストに直接関係するか否かを検討してください。
身元調査の結果によっては、お客様には個人を雇用してはならない法的義務が生じる場合があります。これは、候補者がその国における労働権を持たない場合や、その仕事に法的に要求される教育資格を持たない場合などが当てはまるかもしれません。
別のケースでは、候補者がその仕事に適しているとお客様が信じる場合に、お客様の裁量で見逃すことを選択できる否定的な情報もあるかもしれません。最良のシナリオは、お客様の身元調査によって、その人物の求人応募が正確であり、彼らが自社のチームの資産になる信頼できる人物であるとお客様が確信できることです。
雇用代行業者を活用して入社プロセスを簡素化する
身元調査は、国際的な従業員の雇用における複雑な部分の1つに過ぎません。給与支払い管理における源泉徴収の算定から雇用に関する法律の順守の確保に至るすべてが、本国の法律や慣行に慣れている雇用主にとって抗し難いものになる可能性があります。かなり簡単な方法で従業員の入社プロセスを行い、会社の法的コンプライアンスに対する責任をなくしたければ、雇用代行業者（EOR）の活用を検討してください。また、雇用代行業者によってお客様は、拡大したい国に事業法人を設立しなくて済むことになります。
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